秘書の業務のひとつ、スケジュール管理とはそんなに大変な事なのですか？

質問

秘書の業務のひとつ、スケジュール管理とはそんなに大変な事なのですか？

初めて部長つきの秘書職につくことになったのですが、面接試験の時に過去に秘書経験がない事をかなり気にされているようで、とくにスケジュール管理というお仕事について心配なさっていました。僕のスケジュール管理をしてもらいますけど、これがものすごく大変なんだよ、本当に大丈夫ですか？たとえば僕が会議を入れたい時間帯に先方はスケジュールが埋まっちゃってる事が頻繁にあるよね、そういう時無理に先方のエライ人にお願いして時間をずらしてもらったり、とかあるんだよ？できるの？と何度も念を押されました。
私も不安ではありましたが受かりたい一心で「大丈夫です！」と明るく答えてしまい、受かってしまいました。
上司のスケジュール管理というのはどれだけ大変なのか、実際秘書をされている方でエピソードがあれば教えていただけないでしょうか？

秘書がはじめてなので不安でいっぱいです。

回答No.1

canda790825 · ベストアンサー

スケジュール管理・・・大変です。
例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。
そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。
部長様お一人ならば何とかなるかもしれませんが、その優先順位のつけ方も部長様と相談して決める。いや、もしかしたら部長様とお話しできる時間がなくて秘書任せになって、後からああでもないこうでもない、、、と言われる可能性はあります。
また、社内でも、ミーティング一つ開くのに、人それぞれ、会議だったり外出だったり、分刻みでいろんなスケジュールを入れているわけですから、全員が一致して同じ時間帯が空いていることがなかなか難しいんです。
会議室を予約するにしても、緊急で会議したい、なんて言われた時には、空いている会議室がなかったりして、いかに譲ってもらえるか、譲ってもらえそうな方にお願いする・・・。それでも空いてなかったら・・・といろいろ時間管理だけでなく付随事項もあります。
また、部長様のプライベートやコンフィデンシャルな予定を、いかに表に出さないかも秘書次第です。

始めは慣れないことばかりでしょうが、そのうちにできるようになる仕事ではありますが、大変であることに変わりはないと思います。

お礼

そうでしたか・・・・・！
ますます不安になってきました・・。

部長様ほか関係者の方の時間調整をお願いするにあたり、日ごろから無理をお願いしやすいような人間関係を築く等の努力もされたのでしょうか？

回答者様ははじめは大変でもそのうちできるようにはなられたのですね。
すごいです・・。
すごく不安です・

回答No.2

himeichigo17

結論から言うと大変です。
一番大変なのは優先度の把握だと思います。

個人的にはそれほど重要と思わない会議が実は大切だったりするので、
部長さんの人間関係や優先したい方向性を理解してないとできないです。

でも、一番大変なのは予定通りにいかない場合の対処です。
会議は多少遅れることもあるので、大丈夫だと思って予定を
入れていたら大事な商談に遅れたとかなったり、
ある程度余裕は必要、でも限られた時間を有効に使わなきゃ
いけないのであまり余裕を持たせたりもできない。
時間配分の失敗は秘書の責任ですから・・・。

そういう場合に、どうすれば最短距離で現地につけるかとか、
遅れそうな場合に先方へのフォローを入れるとか、
そういう心配りは大事です。

アドバイスとしては、少しでも早く部長さんの人間関係、
社内の権力図(誰に決定権があるかなど）、定型的に発生する
会議の所要時間の目安などを把握し、
書類の用意など事前に秘書ができる
ことをやっておき、部長さんの作業時間を少しでも短縮する努力をする、といったことをされると比較的お仕事が楽になっていくと思います。

お礼

うわーー・・・・・・。
大変そうですね。

優先事項の把握や予定がくるった際の対処・・パニクりそうです！大事な商談に遅れたりしたら、本当にどうフォローしたらよいのやら。
他にもトラブル処理が大の苦手、コミュニケーション能力ゼロ、根暗、新しい人と上手に関係を築くのが下手なのですごく心配です。
面接試験の際もこうした私の性格を見抜かれて部長さんも気にして念を押されたのだと思います。

最後のアドバイスを読ませていただき、少しでも真似できるように頑張ります。
1週間でクビになるかもですが・・とりあえず初出勤してきます。
ありがとうございました。