５年前の調印忘れによる契約書修正の必要性と文書化の重要性
- ５年前に調印すべき契約書に押印せず（顧客及び取引先共に）、本日に至っています。しかし、今般弊社社名変更に伴う手続きを実施するにあたり、契約書の修正が必要になりました。
- 契約書はあるもののお互いの調印がなかったため、その経緯を社内に文書で説明する必要があります。失念してしまったことを申し訳なく思いつつも、単純な「失念しておりました」という表現では済ませることはできません。
- したがって、適切な文書を作成して社内に残す必要があります。これまでの取引に問題はなく、サービスの提供も対価も適切に行われていたことを踏まえ、契約書の修正についての説明を行います。
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実は５年前に調印すべき契約書に押印せず（当方（顧客）及び取引先共に）、
実は５年前に調印すべき契約書に押印せず（当方（顧客）及び取引先共に）、本日に至っております。しかし、今般弊社社名変更に伴う手続きを全社的に実施するにあたり、当該契約書の修正が必要になりました。しかしながら先にもあるとおり、そもそも契約書はあるもののお互い調印に至っていないため、その経緯等につき社内に文書で説明する必要があります。そこで文書化して社内ののこすため、何か適当な文章はないかご教示いただけませんでしょうか。無論、これまで、特に問題なかったため（当初から契約内容にしたがい当方はサービスの提供をうけ、対価もこれまで支払っております）調印を見送ってしまったのは私の問題であり、言葉では関係者に深謝するつもりではありますが、文書で単純に「失念しておりました」というわけにはいかないと考えております。どうぞよろしくお願いいたします。
- xxxlush
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質問者が選んだベストアンサー
契約書に押印は必要ありません 所謂、署名、捺印と呼ばれる行為は事後の紛争を防ぐための証拠物です。 民法では口約束を認めております。しかし、ひとたび紛争が起きると 第三者はその事実を口頭ではつかめないため、書面にして、事後の証拠として、 署名、捺印したものが、客観的証拠となるのです。 本件の内容ですが、取引は現在も継続しているものであり、契約は双方が 承認している商取引であることは明白です。 しかし、体裁の点もあるでしょうから、社名変更に伴う更新契約書を 提案してはいかがでしょう。 その場合旧契約書に押印がないことが、判明するかもしれませんが、相手が 契約書を紛失しているかもしれません。 更新契約書を示して、新たな契約を結ぶことはどうでしょう。 調印に至ってないとありますが、調印は国の条約等で使う言葉で民間では使いません。 押印、署名がないことを説明することが大事ではなく、新たな関係を築くことに 主眼を置いてください。
その他の回答 (2)
- R48
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既に回答がありますが補足。 契約書の内容に沿って既に商取引をしている既成事実があるのであれば、取引（関連する注文書、請求書、支払いの事実）が契約の証拠になり押印は関係ありません。 尚、押印がなくてもサインがあれば客観的証拠として同じ効力です。海外契約だとサインですから。
お礼
Ｒ48様、ご教示頂きありがとうございます。 先に進めるような気がいたします。
- tk-kubota
- ベストアンサー率46% (2277/4892)
この問題は、以前xxxlushさんが担当していたときに作成した契約書に押印がなかったため、今回の改正契約書を作成するにあたり社内で問題となっているのですか ? 仮に、責任追及されているとしても、従前の契約は、そのまま有効で、かつ、今回は、それを改正しようとするわけですから、責任もなにもないわけです。 従って「失念しておりました」と云うことさえ必要ないと思いますし、その経緯を社内文書で説明する必要もないことだと思います。 それより、従前は、こうだったが、改正は、こうだ、と云うように、従前と改正案を提示して決済をもらえばいいことだと思います。
お礼
ご回答頂き深謝いたします。ご指摘のとおり契約書に押印・サインなしに当方が支払をしていた、及び稟議書が無いのは外部・内部監査上問題になるのではないかとの懸念があります。しかし頂いた回答にあるように契約書に押印・サインはないものの、契約自体が有効ということであえれば、稟議書を上げていなかったのは問題かもしれませんが、アドバイスをもとに調整してみます。どうもありがとうございます。
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