言いたいことが伝わりません

質問

仕事(納期管理)で、疑問点を取引先に確認する必要が毎日沢山あります。

電話で聞くことが多いわけですが、
私は言葉の選び方が下手くそで
相手をイライラさせてしまったり、ムカッとさせてしまっているように感じます。

毎日電話が苦痛です。
私は日常会話も辛いような人間です…

相手をヤな気分にさせず、私の知りたいことを教えてもらうにはどうしたらいいのだろうと悩んでいます。

回答No.2

kana22_20 · ベストアンサー

納期管理でいうと「品番（品名）」「個数」「納期」「補足」の確認でしょうか？
やはり、確認マニュアルというか順序を作ってみるといいと思います。

「○○社の納期管理担当○○と申します。納期管理の確認をお願い致します。「品番（品名）」「個数」「納期」「補足」でよろしかったでしょうか？ご確認いただきありがとうございます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。」

毎回、同じ事を言うならマニュアルを作ると楽だと思いますよ。
同じことを聞いてくるならクライアントもすぐ応答もわかるし。
あとクライアントの担当者名を指名すること。
毎回のことなら同じことを確認し、
すぐ「はい。大丈夫です」と対応してもらえる
と思いますよ。

電話対応で困ると電話したくなくなる気持ちわかります。
ツライですよね。。。
でも電話しないといけないし。。
対策作って頑張りましょう！！

お礼

kana22_20さん、アドバイスありがとうございます!

考えてみると、聞きたいことは結構パターン化してる気がします。
台本を考えておくと落ち着いて喋れそうですね。

早速やってみます!

回答No.5

noname#144293

Ｎｏ．３です。お返事読ませて頂き、も少しアドバイスさせてください。

私は若い頃はシステムエンジニア（ＳＥ）で、３０台半ばで主に飛び込みの営業をしてきました。ＳＥはユーザーが望むシステムの打ち合わせを客先や電話で行います。本当に相手の望むことを理解して受け応えしなければ、間違ったシステムが出来上がり会社とユーザー双方に迷惑を掛けることになります。
営業は、望んでいないかも知れないシステムを売りに回るのですから、上手く相手に商品説明をし、上手く人間関係を作り上げていかなければいくら良い物でも売れません。当然、質問者様が悩んでおられる言葉選びや日常会話が出来なければ仕事になりません。

このような仕事をしたきたら誰とでも会話が出来て、質問者様とは違うと思われるかも知れませんが、私は実は大の人見知りなのです。質問者様と同じで、日常会話でも言葉が出てこなく困ることは良くあります。また、大勢の人の前で堂々とプレゼンする私の上司や営業成績が良い人は、不思議とプライベートでは人付き合いをしなかったり、無口であったり、照れ屋さんだったりします。私もそうであるように、仕事だから仕方なく人間関係を上手く作るように努力しているに過ぎないのです。

そこで、私が若い頃にある人から助言を受けたことをお教えします。これは、今でも忘れずに心の中にあります。
仕事上の会話は大きく三つに分けることが出来ます。一つ目は、何の問題もなく言っても良いこと。二つ目は、絶対に言ってはいけないこと。営業では、度を越した下ネタや宗教の話などです。三つ目は、言ってよいのか悪いのか分からないこと。一つ目と二つ目は常識のようなもので判断が出来ることです。肝心なのは三つ目で、判断出来ないことです。これを思い切って言ってみるのです。この判断できないことを言って気分を害されることは殆どないということです。まれに気分を害されてしまうと、この話はしてはいけないのだと学習できます。これを言うことによって、会話の幅が今までよりも大きく広がると思いますよ。

人との会話は人と話すことや思い切って言葉に出すことによってコツが分かって来るものです。内容をメモするのも一つの方法だとは思いますが、それに頼っていては、メモにないことは話せない習慣を付けるようなものです。なので、今まで判断が出来ないものを言わなかったので、相手をイライラさせていた部分もあると思います。その言わなかった言葉を思い切って言うようにしてみてください。

これが質問者様にとってアドバイスになれば幸いです。大丈夫！

お礼

redhat3202さん、フォローありがとうございます!

営業は大変だな、と職場の先輩を見ていても感じます。

上手に客先と関係を作れる人もいる一方で、言いなりになって会社に大損害を与えている『重鎮』もいます。

お手本にできる先輩もいるので、コツを盗めればなぁと思います。
redhat様がご指摘くださった、『判断できないこと』…
これは直接業務に関わる内容ではないことでしょうか。

言葉を選び迷って、相手をイライラさせてしまうこともあるのかもしれません。

けれども、私の場合『ちょっとキツイかな』と迷って出した言葉で案の定相手のムカつきスイッチを入れてしまうケースも多いです。
一朝一夕で身につくセンスではないと思いますので、学習を重ねるしかなさそうですね。

回答No.4

wanekoz

電話が多いのは救いですね。
あらかじめ作文して紙に書いて、
読めばいいんですよ。
相手の返事が幾通りかある場合はそれぞれ
想定して答を書いておきます。

作文に自信がなかったら、
具体的な添削を求める質問を立てればよろしい。

お礼

wanekozさん、アドバイスありがとうございます!

はい、いくつか台本を書いてみます。

こちらで皆さんに添削をお願いしたいと思います。

回答No.3

noname#144293

電話で話すというのはお互いの顔が見えませんので、細かなニュアンスは伝わりにくいですね。特に仕事の電話であると、相手の顔はおろか、相手の顔さえ見たことがない場合が多いですので、難しいものです。

しかし、それから逃げていては、ますます苦手意識が強まって仕事自体にまで影響すれば深刻です。では、どうすればいいかですが、電話の相手の方を名前で呼んでいますか？　○○さんとか。もし会社名で呼んでいるのなら名前で呼んでみましょう。それと、相手の会社の呼び方も会社名で呼ぶのではなく、これも担当者の名前を付けるのです。○○さんとこの会社は…　というように。これだけで相手に与える印象はかなり変わります。

それと、電話応対は元気に明るくです。「○○会社の○○です！ いつもお世話になってまーす!」このように明るく対応されると、少々のことでイライラされることはないと思いますよ。

納期管理とのことですので、商品や数量などを間違ってはいけませんが、間違えさえしなければ形式にこだわることなく、もう少しフランクになっても良いと思いますよ。質問者様も電話の向こう側の人も同じ人間なのですから。頑張って！

お礼

redhat3202さん、アドバイスありがとうございます!

元気よく挨拶はできますが、その後の会話は自分が選ぶ言葉が正しいのか、おそるおそる喋るはめになります。
いつもいつも台本が欲しいと思います。

15年近い間、人との会話を避けてきたことのつけが回ってきた感じです。

回答No.1

blazin

先ず貴方自身が自分を整理する事だよね。
下手でも良いんだよ。
下手ならこれから貴方なりに上手くなっていけば良いんだからね。
大切なのは丁寧に、必要な事を相手に伝える事。伝えていこうとする貴方自身の前向きな姿勢。
日常会話もしんどいと感じてる貴方。
だからどうしても嫌だ嫌だという気持ちが出てしまう。
背中を向けてコミュニケーションをしているようなイメージ。
それって波長として相手にも伝わってしまうんだよね。人間同士。
貴方は仕事して今電話を活用してる。
そこにはやはり責任がある。先ずはその自覚。
貴方が特別な事をするんじゃなくて、貴方を介して会社として確認して管理整理する事がるんだと。
貴方はその為の連絡役という役を担えば良い。
その為に必要な対応として、普段の貴方ではない、割り切った仕事と捉えても良いから、丁寧に快活に受け答えしていく。
混乱しそうなら電話を掛ける前に確実に聞いてチェックすべき事項をメモ的にまとめて、見える位置においてから電話をしても良いんだからね。辛い辛いと思わない。
貴方は必要な事をしているんだよ。必要な事として電話の対応があるんだと。だからこそ、苦手だけど、自分なりにベストを尽くそうと。
今まで少し失敗しちゃったなという経験も、それを次に活かせば、その経験も無駄にはならない。下手でも良いから丁寧に。気持ちを込めて。
その姿勢もまた相手には伝えるんだからね☆

お礼

blazinさん、アドバイスありがとうございます!

これまで何度も助けてくださって…本当にありがとうございます。
確かに『電話やだよう』という気持ちで一杯でした。

会社の看板を背負う責任を改めて考えると重く感じます。

明日からまた気持ちを落ち着けて頑張ろうと思います。