ワードの差込印刷のNextRecordの配置について

質問

ExcelのデータをうまくWordに差し込めずに困っています。
希望の場所に希望のデータが入らずおかしなズレが生じてしまいます。
バージョンはともに2002です。

こちらの過去ログやネットを調べ、
どうやらNextRecordフィールドの配置がポイントらしい
ということは分かったのですが、具体的にどうすれば良いか分かりません・・・。
何とかWordの表やセルの構成を変えずに対応する方法がありましたら、
どうかご教授をよろしくお願いいたします。

◆Excelのシート
A列 B列 C列 D列（見出しA1～D2セル）
A2 B2 C2 D2
A3 B3 C3 D3
A4 B4 C4 D4
A5 B5 C5 D5

◆Wordの表
表のセル1つに2つずつのデータを入れています。
基本的に5列ですが、ところどころを結合しています。

＜添付させていただきます＞

ワードのNextRecordを入れるべき場所をA1の後とB1の後と・・・のように
教えていただけると大変助かります。よろしくお願いいたします。m(_ _)m

回答No.4

koko88okok · ベストアンサー

No.1,2です。

> 4セット目以降だけがおかしくなり、
> 4セット目の下段C5とD5が3セット目と同じC4とD4になってしまうのです。

８レコードまで作成してみましたが、正しく挿入されました。
なお、関係はないと思いますが、差し込みフィールドはすべてコピペで表に挿入しました。

お礼

ようやく原因が気づきました！！！
私のセルの結合の順番か何かのせいでNext Recordの認識がワードの表のセルで
【セルの移動が下のセルではなく、まず同じ列の右のセルに移動】しているようです。
（A4 B4 → A5 B5 → C4 D4 → C5 D5と言った形で。）
これで全ての動きが論理的で当然のものだと分かりました。

結局のところ、表もデータもかなり多く、Wordの表を組みなおすのは非現実的なため、
ソースであるExcelシートの内容をずらすことで対処いたしました。
（4行目データからだけオリジナルの列を一つずつずらすために、
新列を作り、=IF(ROW()>4,C1,C2)、=IF(ROW()>4,D1,D2)といった関数を入れて
差込データのソースをそれらの列にしました。
そしてWordの方では4セット目の上下2つのセルの最初にNext Record指定をし、
無事に解決できました。

Next Record（{NEXT}フィールド）の反対に前のレコードを参照するフィールドが
あればなぁとか思いつつ・・・こうした対処療法を取りました。

koko88okokさん、根気良くお付き合いくださりありがとうございました。m(_ _)m

回答No.5

enunokokoro

希望している表の形式だと、≪Next Record≫をどの位置においてても
正しくデータが並ばないと思います。
2行目と3行目のA列などを結合していることよりも、ABとCDの配置に問題
があるためです。

Wordの表はセル番地が独特なので、理解しにくいとは思います。添付を
した画像をみて、セル番地と表を解除したときの関係で理解できるかと
思います。
差し込み印刷の場合に、ExcelのデータはWordの表の列方向に順に読み
込まれたものを並べ、行の順(結合してあっても番号順は有効)にデータ
を追加していきます。ですから、≪Next Record≫を2行目に置く場合に
3行目は次のデータになっているのです。実際にExcelシートのセル番号
をセルに対応して同じ名前(セルの行列の名前で)用意した差し込み用の
データをWordの指定した表に配置してみれば、≪Next Record≫の位置
と順番の関係を理解できると思います。

B2とB3、C2とC3、E2とE3のセルを分割しないで、一つのセル内にすべて
の差し込み用のフィールドを配置して、罫線で区切る位置は段落罫線で
区切ることで対応するしかないと思います。

わかりにくい説明かもしれませんが、現在のWordの表形式では無理だと
いうことを理解して、別手段を考えたほうがよいと思います。

お礼

enunokokoroさん、ありがとうございます。
No.4の方へのお礼と結果報告を書いている間にお返事をいただきまして
報告が前後がいたしましたが、
今回はそちらに書いた対処療法で凌ぐことにいたしました。

基本的に今回の私の問題の原因は、enunokokoroさんご指摘の、
【Wordのセルの構成順の認識方向】なのだと思います。

おかげさまで今回、Wordの表（セル）への差込みは
一歩間違うととても面倒なことになると分かりましたので、
次回以降はまずWordの表を作る段階でしっかりそのことを考えつつ設計するようにしたいと思います。
本当にありがとうございました！

p.s.
皆様に20ptを差し上げたく・・・非常に悩みましたが、
今回は先のお二人につけさせていただくことにいたします。
原因について詳しく解説してくださったのに
お礼ポイントがつけられない非礼を、どうかお許しください。m(_ _)m

回答No.3

imogasi

こんな複雑（セル結合）なことをするのは無茶だと思う。
差込印刷のヘルパーなしで、フィールドコードのＭｅｒｇｅＦｉｅｌｄを挿入して、やるのは慣れてないので。
質問の方向と違うのだが。正解かどうかわからないが、
別方法でやってみたことは
エクセルで
例データ
Ａ２：Ｄ５
A2 B2 C2 D2
A3 B3 C3 D3
A4 B4 C4 D4
A5 B5 C5 D5
ーー
これを下記ＶＢＡで処理する。
Sub test01()
k = 1
d = ActiveSheet.Range("A65536").End(xlUp).Row
MsgBox d
For i = 2 To d Step 2
Range(Cells(k, 6), Cells(k, 10)).MergeCells = True
Cells(k + 1, 2 + 5) = Cells(i, "A") & Chr(10) & Cells(i, "B")
Cells(k + 1, 5 + 5) = Cells(i + 1, "A") & Chr(10) & Cells(i + 1, "B")
Cells(k + 2, 2 + 5) = Cells(i, "C") & Chr(10) & Cells(i, "D")
Cells(k + 2, 5 + 5) = Cells(i + 1, "C") & Chr(10) & Cells(i + 1, "D")
Range(Cells(k + 1, 6), Cells(k + 2, 6)).MergeCells = True
Range(Cells(k + 1, 9), Cells(k + 2, 9)).MergeCells = True
k = k + 3
Next i
End Sub
ーー
結果
このコーナーでは表示が崩れると思うので略。
質問に添付画像のような表が出来る。
実際やってみてください。
ーーーーー

ワードの文書へ行く 。
６行ｘ５列の表を作る。
エクセルで出来た表の範囲をコピーする。
ワードの表全体を範囲指定して
形式を選択して貼り付け
貼り付け
リッチテキスト形式
これで表にデータはセットされると思う。
ーー
ワードの表の、セルの結合を手作業で行う。先にやっておいてもよい。（ワードＶＢＡでの表のセル結合は慣れてないので、ろりあえず略）

お礼

VBAのコードまで丁寧に書いてくださり、
ありがとうございます！今は時間がないので、
No.4の方へのお礼に書いたような対処療法を取りましたが
改めて時間を取って書いていただいたコードも試してみますね！
本当にありがとうございました～☆

回答No.2

koko88okok

No.1です。

申し訳ありません。質問文を誤って読んでいました。
先の、『セルを結合しているのが原因のように思います。』を無視してください。

> ワードのNextRecordを入れるべき場所をA1の後とB1の後と・・・のように

A2、A3、A4と書かれているフィールドの直前に《Next Record》を挿入してみて下さい。（添付図を参照下さい。）

お礼

再度お付き合いありがとうございます！m(_ _)m
実は教えていただいているNext Record配置が私の現行の配置なのです。
これですと、4セット目以降だけがおかしくなり、
4セット目の下段C5とD5が3セット目と同じC4とD4になってしまうのです。
（つまり同じレコードの内容が繰り返されるわけで・・・）
何か私はすごく根本的なことを見落としているような気がするのですが。(T-T)

回答No.1

koko88okok

セルを結合しているのが原因のように思います。
対策は、下記URLのページで差し込むExcelデータの注意事項をご確認下さい。

「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ～ン」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html

「4つの落とし穴 正解」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo2.html

お礼

ご回答ありがとうございます。
誤解されてしまいましたが、結合しているのはあくまでWordの方の表です。
差込印刷はいつもラベル印刷でやっているので、
引用していただいたExcelシートの基本部分についてはおさえています。
http://oshiete1.goo.ne.jp/qa4341472.html
の20pt良回答の方のものを読んで色々試しているのですが・・・という状況です。