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領収書の用紙は感熱紙でもいいの？
領収書の保存に付きまして、確か５年くらい保存しておかなくてはならなかったような（会社を経営してるものとして）記憶があります。で、私がお世話になっていた会計事務所のある所員は、「感熱紙やレシートだと５年の保存は難しいので、出来ればちゃんとした領収書を貰って置いてください。」といい、私もそれを信じて、必ず領収書を貰うようにしていたのですが、あるとき、レシートが領収書だからと頑として受け付けないお店がありました。それも感熱紙。これは困ったなと思いながら、貰うのは諦めたのですが、本当は感熱紙でもいいんでしょうか？でも、私がレシートをもう１０年くらい保存した経験でいうと、感熱紙のレシートは１～２年で色あせてしまい、文字が読めなくなってきます。そんなレシートで後で税務署が検査に入ってきたときに大丈夫なんでしょうか？ 詳しい方のアドバイスを待っています。どうか宜しくお願いします。
- marikahime
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まず、証票類や帳簿の保存義務は税法で原則として７年、商法では10年の期間が決められています。感熱紙の7年間、10年間の保存はおっしゃるとおり大変難しいと思います。 http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=455408 でも書きましたように、一般の税務署の調査の場合、領収書がなければ自動的に必要経費（損金）を否認されるということでもないようです。 感熱紙しか出してくれないところへの精一杯の対応としては帳簿類への正確な記録と同時に感熱領収書のどこかにメモ書きしておくなどの方法しかないと思います。また重要な取引の場合は必ず感熱紙以外の証憑をつくり保存することが重要です。ただし直射日光があたる場所ですとボールペンでも短時間で簡単に消えますし、紙自体が持たないと思いますので気をつけてください。
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- kensaku
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感熱紙でも保存方法によって、色あせの仕方はかなり違います。経理処理が済んで、バインダーなどに閉じられ、キャビネットにしまっておけば、相当期間色あせはしないと思います。レジペーパーの開発会社でも、そのあたりは研究の末に商品化しているはずです。ズボンのポケットに入れたままで、ズボンプレッサーにかけてしまった、というようなことでもなければ、大丈夫だと思いますよ。
お礼
こんにちは。 感熱紙の種類にもよるかもしれませんが、経験上、保存に気を使ってもインクの色あせは結構早く来ます。余り持ちませんよ。私はファイルに閉じて、かつ扉つきの家具の中に入れて保管しておいたのですが、もちませんでした。 折角教えていただいたのに、すみません。
- hnd-oka
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当然ながら弊社にも税務調査が入ります。 税務署の調査員は要所を無駄なくチェックするとともに、日頃の経理業務がキチンと遂行されているかを瞬時に見て取ります。 領収書一枚の処理もしっかり為されていれば、印象が全然違うのはいうまでもありません。 marikahimeさんが気にされ、さほどの手間と思われないのでしたら♯1の方の通りコピーを取ってレシートとともに保存された方が精神衛生上も良いと思います。 ちなみに弊社の所轄税務署の調査員は「ちゃんとした領収書よりも使途明細がより詳細に判るレシートの方が助かるんですが…」とのことでした。 (各税務署の地域性、或るいは同じ税務署内でも調査員によって見解も微妙に異なるのが厄介なのですが…)
お礼
こんにちは。回答ありがとうございます。 他の方の回答にも同じようなことを書いたのですが、レシートのコピーでもいいのでしょうか？そこの所がひっかかっているのですが。 これだけ沢山の方がそう仰ってるので、いいのかもしれませんね(*´▽｀)ノノ
感熱紙だから駄目ということではなく、時間が経過してその内容が読めなくなると、領収書としての効力が無くなり、税務調査や訴訟などの際に、他の方法で支払の事実を立証する必要があり手間がかかります。 ご質問のような場合、その感熱紙の領収書を一度コピーを取っておくと、コピーは変色しません。 又、感熱紙でも、黒発色のものはそれほど変色しません。
お礼
こんにちは。仰る事尤もだと思います。ですが、コピーでも有効なんでしょうか？そこのところがイマイチ本当ですかと聞きたくなってしまうんですが。生意気ですみません。ペコm(_ _;m)三(m;_ _)mペコ
- ma_
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>>感熱紙のレシートは１～２年で色あせてしまい、文字が読めなくなってきます。そんなレシートで後で税務署が検査に入ってきたときに大丈夫なんでしょうか？ すべての感熱紙が全部そうなるとは思えません。また、感熱紙ですから、保存状況がよければ、薄くなることはあっても、法定保存年限の５年は余裕で持つと思います。 万が一不鮮明になっても、その支払伺い書とか支払稟議書が保管されていて、元帳に、支払先・支払内容・目的・単価・日付をきっちり書くまたは、入力する習慣があれば、税務署も杜撰な経理とは思わないはずです。
お礼
こんにちは。実際にレシートをファイルして保存していました。で、たまに会計事務所にそれを見せたり、自分でも書き込みをしてるうちに、色あせはしてくるんですよ、本当に。決して日光にずっとさらしてるわけじゃなくて、そうなってしまいます。 ですので、会計事務所でも、感熱紙はお断りと言われていたのだと思います。
感熱紙でも問題はありませんが、 書いてある内容が読めないのでは意味がありません。 コピーを取って添えておくことをお勧めします。
お礼
こんにちは。お答えありがとうございます。(*^-^)ニコ でも、ちょっと疑問なのですが、コピーをとって添えたとしても、元の原稿が全く見えなくなったりしたら、そのコピーも無効になってしまうのでは？
お礼
こんにちは。そう、仰るとおり、保存期間が長いはずなので、感熱紙では持たないんですよね。税務署が会社に入ったのはずっと前の事で、その当時は他の人が経理をしていたので、よく分からなかったのですが、罰金として５０万くらい税務署に取られていました。それで、そんなことになってはと、引きついだ私は毎日領収書を貰ったらその日か遅くとも次の日までに帳簿に全て書き込み、明細を領収書やレシート、そして帳簿の項目に書き込んで、どれを質問されてもすぐ答えられるようにしました。 感熱紙しか出さないところがわずかですがあったので、困っていましたが、仰るようにメモがきをしていつもファイルにはさんで、且つ出納帳には細かい書き込みをしておきました。それでいいんですね！わかりました。ありがとうございます。