議事録・情報の管理方法

質問

みなさん、会社での議事録や、お客さんと話して記録しておきたい情報などをどのように管理していますか。

色々試しましたが、方法が定まらず非常にストレス&ロスを
感じて困っております。救いの手をよろしくお願いします（__）

■今まで試した方法----------------------------
(1)ノートに手書き
　→断念
　【理由】欲しい情報を遡って探すのが困難
(2)メーラー（Becky!）の受信フォルダに「議事録用」フォルダを作成、その中に保存していく。
　→継続中（ソート（検索）が非常に楽）
　【懸念点】メーラー変えたらどうなるか不安。
（新規メールに議事録を書き、作った「議事録用」フォルダへ）
(3)目的別のフォルダをつくり、その中に1議事録1メモ帳にて記録
　→断念
　【理由】1つ１つ開くため、ソートできず。
--------------------------------------------------
などです。

・ソート（検索）が楽
・汎用性がある（PC環境などを変えても使える）
の条件を満たした方法、ご存知の方是非是非よろしくお願いいたします（__）

回答No.2

Gletscher · ベストアンサー

私は根本的に考え方が違うかも知れませんが、まず・・・

>その規則が最善のやり方とは限りません。

規則は、最善のやり方を記述した「ノウハウ集」だと思います。
今考えられる最善のやり方を後世に残す手段が「会社の規則」であり、それが会社の財産だと思っています。
ですから、規則をきちんと整備している会社は人が変わってもやり方が統一されていて、言い換えれば「業務遂行品質にムダやムラが無い」と言えます。
規則がきちんとしていない会社は、「その人任せ」ということであり、人が変わるとやり方が変わってしまい、業務の品質にムラが出ます。

>「自分自信の情報管理」の方法についての質問です。「会社の」ではありません。

個人的な情報では無いですよね？　業務の情報ですよね？
私は、業務上の情報は個人持ちしません。
すべて共有のサーバやファイル棚や引き出しに入れて、個人のパソコンや引き出しには入れません。
そうすることによって、私が休暇でも出張でも他の人が代行できます。個人持ちしていては、お客様から尋ねられても同僚は「担当者がいないのでわかりません」としか答えられないですよね？
それでは企業としてお客様に失礼ですよね？
そのお客様は当社と取引しているのであって、担当者個人ではないですから、たった一人がいないだけでお客様に迷惑をかけるなんてね・・・

と、いうことで、私が言いたいのは、個人的な保管方法ではなく、企業として統一された方法を作られた方が良いと思います。
そして、それらの情報をどのように階層化して管理するか、また、引き出しやすくするためのインデックスをどうするかを、業務に携わる全員で納得する方法を作るのが良いと思います。

ちなみに、私が今職場で構築している方法は、共有サーバにディレクトリを３階層（大分類、中分類、小分類）と作り、それぞれの入れ物の定義を決めて保管しています。
そして、大分類フォルダの直下に台帳を作って、そこに保管した書類のタイトル、作成日、作成者、保管期限などを書いておきます。

その分類に、議事録、訪問履歴、顧客台帳、打ち合わせ録、提案書、見積書、などもあるわけです。
社員全員が、どの資料でも見られます。

>本を書く方なんかは、執筆のネタとして様々な情報をストックしていると思いますが、そのような方法も知りたいと思ってます。

私は、色々なソフト開発をしていますので、機能アイデアややりたいことややらねばならぬことなど色々、常に10～20件くらいの案件を抱えていて、さらに毎週数件の意見要望なども上がってきます。
すべてを覚えきれないのですが、結局は手帳に、１ページ１案件でメモして、経過が進めばそこに書き足して、解決すればページの上部に赤ペンで「完」と書いています。
結局は原始的ですが、これが一番確実で持ち運びができて良いですね。
パソコンの中に覚えさせておいても持ち運びできないですからね。

また、個人的なやりかたでは、インターネット上の自分のサーバにメモ機能を設けて、携帯電話からアクセスしています。
そこには好きなライブスケジュール、全国各地のライブハウス情報、ちょっとした買い物メモ、家中の電球の型名、自分の服やズボンのサイズなど色々書き込んで、どこからでもアクセスできるようにしていますよ。インターネット上のサーバなので携帯電話を機種変更しても問題ありません。
検索機能もつけてあるので、簡単に検索できますよ。

携帯電話に今ほどの機能が無い初期のころに作ったのですが、今でも便利に使っています。

私はそんなやりかたをしていますが、参考になれば幸いです。

お礼

Gletscherさん
改めてのアドバイスありがとうございます。
なるほどとても参考になりました。

会社・チーム毎のルールはあるのです。
でも、徹底されないのです。（管理者不在が理由なのですが）
Gletscherさんは「ひとつのやり方」を「忠実に行っている」からうまくできているのですね。

ハッとさせられました。
僕個人の情報整理（プライベートな情報です）は、あれやこれやとやり方を変えて、
いつも違うやり方で行っていました。「決めたひとつのやり方を徹底する」Gletscherのアドバイスで
非常に気づきをもらいました。ありがとうございます。

>フォルダの直下に台帳を作って、そこに保管した書類のタイトル、作成日、作成者、保管期限などを書いておきます。
>その分類に、議事録、訪問履歴、顧客台帳、打ち合わせ録、提案書、見積書、などもあるわけです。
目次を作るわけですね。
これは便利です。。さっそく参考にさせていただきます。
（週明け早速チームに提案してみます）

>好きなライブスケジュール、全国各地のライブハウス情報、ちょっとした買い物メモ、家中の電球の型名、自分の服やズボンのサイズな
そうそうそう、こういう情報の整理なのです。
私は今エクセルで管理しており、ようやくまとまってきたところです。
（快感です。ストレス大幅に減りました。）

Gletscherさんはご自身でソフト開発までやられてるのですね。
改めて、気づきとアドバイスありがとうございました！
（もっとたくさんお話聞きたいと思ってしまいました。。）

「情報管理・整理術」これは義務教育で教えるべきだと痛感しています。
私は何時間試行錯誤に時間使ったなーとふと考えてしまいました。

回答No.1

Gletscher

会社規則で決まってないのですか？
会議の議事は議事録にまとめて採番して出席者に配布・保管し、お客さんとの打ち合わせは、打ち合わせ録や出張報告書としてまとめて採番して上司に報告してないのですか？

私の会社では、それらや、企画書、計画書、予算書、提案書、などすべての書類はデータベース保管して共有化していますよ。

お礼

Gletscherさんありがとうございます。

>会社規則で決まってないのですか？
おっしゃることはごもっともですが、
その規則が最善のやり方とは限りません。
また、中小零細企業ではなおさらのことと思います。

質問を見ていただければわかりますが、「自分自信の情報管理」の
方法についての質問です。「会社の」ではありません。
広く言えば、日ごろ接した良い情報（気づき・思い・言葉）などの
整理も当てはまります。

本を書く方なんかは、執筆のネタとして様々な情報をストックしていると思いますが、そのような方法も知りたいと思ってます。