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エクセルデータの保存と活用

パソコンはある程度操作できますが、エクセルに関しては 少しの知識しかありません。 エクセルは万人ウケが良く私の会社も例外でなくちょっとした文章や 社内ワークに多く利用されていますので頻繁に使用はしています。 （表計算ソフトというよりもワープロ感覚） 今回、営業が業務に手配を依頼する為にエクセルを用い 「手配書」という物を作りそれをプリントアウトして仕事をしています。 ですがパソコン1名に1台の時代、ペーパーレスになるはずが 多くの書類が机に溢れ経費もかさむばかりです。 そこでエクセルデータを業務にメールで送る事を提案しましたが 営業は手元に手配書を残したいという事で大量のエクセルアイコンが デスクトップやフォルダに満載されると苦情がでました。 そこで、 エクセルで入力しそれらテキストデータをなんらかの形で抽出し 履歴として保存する事は可能でしょうか？ エクセルは結合されたセルがあったり入力を支援するチェックボックスや リストボックスがあります。 ＣＳＶ形式で保存するとバラバラの文字列が散乱し管理できません。 また、保存したデーターはできればリスト化または ページ切り替えボタンをおせば過去の履歴がでる（アクセスのような） といった事がしたいです。 いったいどういう本や勉強をすればよいでしょうか？ 文字制限があるのできちんと書けませんでしたが 宜しくお願いします。

みんなの回答

  • hallo-2007
  • ベストアンサー率41% (888/2115)
回答No.3

>ただ、メールソフトの中にエクセルデータが大量に残るという事でしょうか？ その通りですが、現状では、デスクトップやフォルダに同じファイルがあるので、2重に容量を費やしています。 これはメールを受信する側でも同じです。 受信した添付ファイルをわざわざフォルダに保存する人です。（ここでも2重に容量費やしています） OUTLOOKの機能に受信トレイ（送信トレイ）にサブトレイを作成して、件名やメールアドレスで自動で振り分ける機能があります。 それぞれのトレイには保存期限の設定も出来ます。（古いメールは自動で削除されます） その他ですが、エクセルのツールバーのファイル＝＞送信　を実行すれば、いちいち保存したりする必要もありません。 うまく活用するだけで自動でファイルを管理してくれるだけでなく。 名前をつけて保存やファイルを添付するといった作業すらなくなります。 >いちど営業部へ提案してみます。 というより、「パソコンの使い方では、そちらのほうが本来の姿ですよ」 とアドバイスされましたと、云ってみて下さい。

  • hallo-2007
  • ベストアンサー率41% (888/2115)
回答No.2

勉強の前に >エクセルデータを業務にメールで送る事を提案しましたが >営業は手元に手配書を残したいという事で大量のエクセルアイコンが >デスクトップやフォルダに満載されると苦情がでました。 当社でも毎日作成したファイルを名前を変えて保存、添付ファイルでメール送信する人がいます。 手配書2008年12月1日とかファイル名を付けて保存している方です。 ファイルやフォルダがたっぷり残っていきます。 ですが、添付ファイルにてメール送信するので、過去に作成したファイルは OUTLOOKの送信済みトレイに残っています。メールの件名などを統一して送信すれば過去のファイルを探すのも簡単です。 各自で、OUTLOOK利用してデータを管理させれば如何でしょうか。

irukacyan
質問者

お礼

ご回答有難うございます。 なるほど、メールでの管理ですね。 いちど営業部へ提案してみます。 ただ、メールソフトの中にエクセルデータが大量に残るという事でしょうか？ 最近のパソコンはパワーがあるので心配する範囲でないかもしれませんが 少し心配してしまいます。

回答No.1

案1 Accessを導入する 案2 アドインのデータ追跡機能付きテンプレートウィザードで >エクセルは結合されたセルがあったり >入力を支援するチェックボックスやリストボックスがあります。 を作る 案3 VBAを勉強する グループウェアの活用などありそうですが、現状を見ないとわかりません。参考まで

irukacyan
質問者

お礼

ご回答有難うございます。 案１：アクセスの導入は費用の関係上無理でした。 案２：これは試した事がないので挑戦してみたいと思います。 案３：ＶＢＡで簡単な仕組みは動かせるのですが外部ソースとの連携やデーターベースとのやり取りが分からなく断念しました。あとマクロを有効にしなくてはいけなくなるのでその点も営業が嫌がります。 グループウェアの言葉がよく分かりませんでした。 おそらく私なんかには到底操作できる代物ではないのでしょうね。 色々な情報、有難うございます。

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