文書ファイルの電子化での知恵

質問

現在、数十年前から「永久保存」としている『紙』の資料があります。なんとか、電子化ができないかと検討しているのだが、難しい問題であります。ソフトウェアなどで検索が容易なものもあり、購入する予定ではあるが、今まで廃棄処分を容認したことがないため捨てられずにいることも確かであります。「捨てていいぞ！」と承認してもらえるような対策はないでしょうか？

回答No.2

Dady-J · ベストアンサー

現在、電子化を実際に進めているものとして「電子カルテ」が挙げられます
平成１１年４月２２日付　厚生省通知で「診療録等の電子媒体による保存について」
が出されました
内容は
１）保存義務のある情報の真正性が確保されていること。
　　○故意または過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を防止すること。
　　○作成の責任の所在を明確にすること。
２）保存義務のある情報の見読性が確保されていること。
　　○情報の内容を必要に応じて肉眼で見読可能な状態に容易にできること。
　　○情報の内容を必要に応じて直ちに書面にて表示できること。
３）保存義務のある情報の保存性が確保されていること。
　　○法令に定める保存期間内、復元可能な状態で保存すること。
というものです
＞「捨てていいぞ！」と承認してもらえるような対策
を考える場合の基準の参考になると思います
診療録の保存義務の期間は基本的には５年ですから、システム的には１０数年のライフサイクルを考慮したもので充分だと思いますが、「永久保存」という話になるとそれ以上のタイムスパンで考える必要もあるかもしれません
例えば、記録方式の進化でシステムの入れ替えをする場合、保存義務の期間が５年と区切られていれば、５年先に破棄するデータは現行のシステムを使用し、これからのデータ保存は新システムで実施するということもできますが、永久保存の場合、どの時点でどんな方式でどのように実施するかという問題が出てくると思います

先ほどの厚生省通知には、留意事項として「施設の管理者は運用管理規定を定め、これに従い実施すること。」という内容もあります
一番重要なのはココだと思います
世代交代をも考慮に入れた管理システムがしっかりしていないと、電子データの保管管理は難しいと思います
例えば、CD-RやMOなどは永久使用ができるものではありません
特にハードディスクは駆動部分があるので単なる消耗部品です
媒体自体の劣化や記録方式の進化などにより、転記作業も必要です
笑ってすましてしまうことになるかもしれませんが、北朝鮮が核を日本の超上空で爆発させた場合、電磁波によりすべての電子機器は使用不能になり、読み取れなく（見読性がなく）なります
こういったことを考えると、マイクロフィルムとPDFなどを用いた簡易的な電子ファイル化で保存性と利便性を持たせるのがベストなのかなとも思います

回答No.3

530529

単なるご参考情報にしかならないをお断りした上で

昔、金融機関に勤めていたことが在ります。（15年以上前）
その際に、税金関係から書類の保管期間が５年、
さらに、税務署が職権で＋２年さかのぼれる
とかいう事で計７年分の書類を保管していたかと思います。
その際に、６，7年目のものについては紙でなくてもよいとかで、
マイクロフィルムとかマイクロフィッシュで保管していたと思います。
勝手に書き換えられない、紙の書類と同一性がたもてるとか、
いろいろなことわりが付いていたかと思いますが．．．

今では、スキャナーでも、直接ＰＤＦ形式に出来るもの有るようですね。
ようは方法は、いろいろとあるかと思いますが一番の問題は
質問者の方が所属する団体（ｏｒ会社）での了解をどう取るかだと思います。
法律とかで認められているといって、ごり押し的に進める事は無理ですよね。
たとえば、はじめの一歩として、２５年とか５０年以上前の物をイメージ化した
上で、焼却とか廃棄出来るように合意を取る方向が現実的かと思います。

最近は、経費についてうるさく言われていますよね。
”倉庫の借用料もバカにならないと思いますので”
とかは結構使えるかもしれませんね。

回答No.1

tksoft

とりあえずは、スキャナ等ですべての文書を画像として保存してはどうでしょうか。文書内の検索は出来ませんが、保存時にタイトル、キーワード等をデータベースに登録すればある程度さがしやすくなります。
その後、OCRソフトなどを使用し逐次テキスト化してゆくとよいと思います。
テキスト化が終了したものについても、画像は置いておくと、万が一の転記ミスなどのとき便利です。この時は多少画質を落とし、サイズを小さくしておいてもよろしいかと思います。

お礼

ご連絡ありがとうございます。質問の中でも触れましたが、ドキュメントファイル保存ソフトを購入する予定です。いろいろとデータのバックアップなどにお金がかかると思いますが。安価で、かつ、効率がよく、紙を捨てられることのお墨付きをもらいたい・・・