Outlookのインポートについて（個人用フォルダ）

質問

デスクトップのコンピュータで使っているOutook2000のデータをノートパソコンの同一ソフトにインポートする時のことです。
ＬＡＮにつないでノートパソコンの共有ファイルにpstファイル形式でデスクトップからエクスポートします。
そして開くをすれば確かにデータをインポートすることができるのですが、個人フォルダがいくつも出てしまいそれを削除することができません。

さらにＬＡＮから切り離した時に共有ファイルに置いたpstファイルを開こうとすると開けない場合があります。

またOutook　Todayは以前にデータ更新したものしか表示できず、新たにデータをインポートしても変わりません。

個人用フォルダの使い方が基本的によくわかっていないようですので恐れ入りますが教えてください。

なおメーラーは全く別のものを使っていてOutlook　Expは使っていません。
今機能として使っているのは、予定表、仕事、メモです。

よろしくお願いします。

回答No.2

Baxter

まず、的違いな回答をしてしまったことをお詫びします。
結構ご理解されているようですので、話が通じると思います。
まず、Outlookの初期状態では、個人用フォルダは、OutlookToday[個人用フォルダ]しか存在しません。これがデフォルトの個人用フォルダになっていますので、立ち上げた時にはここを見に行くようになります。
その他に個人用フォルダが２つあってそこにデータが入っていると言うことは、インポートするときに、インポート先を、個人用フォルダー毎インポートしたために、別の個人用フォルダが出来てしまったものと考えられます。
OutlookTodayの方では、OutlookTodayの下に存在する、予定表のデータを表示するだけで、別の個人用フォルダにある予定表データは表示しません。
メールは使用していないとの事ですが、受信トレイも同様になります。
この機能自体はOutlook標準でサポートされている機能ですので、正常といえますが、お望みのことではないですね。一つのOutlookに2人以上の予定等々の管理をする場合に使用できる機能です。
対策ですが、私の考えでは３通りあります。

未だ元の共有に入れたと言うPSTが残っている場合は、インポートのときに、面倒でしょうけれど「個人用フォルダ」全体を一度でインポートせずに、例えば予定表のみをインポート先にOutlookTodayの予定表を選択してインポートして下さい。
うまく行えたら、その後余分に出来た個人用フォルダを削除で問題ないと思います。

尚、最初に開く「起動時のフォルダ」を指定することも出来ます。ツール、オプションとたどり、その他タブの詳細オプションをクリック、起動時のフォルダのプルダウンリストで指定可能です。
ひょっとしたら、ここで別の個人用フォルダを指定出来るかもしれません。

最後の方法は、
表示メニューから、フォルダー一覧を表示させ（個人用フォルダの数をお解かりなので表示済みとは思いますが）インポートした個人用フォルダの例えば予定を開き、データを全て選択し、ドラッグ・アンド・ドロップでOutlookの予定表フォルダに移動出来ると思います。
この場合、重複の可能性は有りますが、後から削除してください。
とは言っても、カレンダー表示の場合簡単に全てを選択は出来ませんので、カレンダーが表示された状態で、
表示メニューから、現在のビュー、分類項目別を選択。
項目別の表示になるので、左の＋記号をクリックすると－になって各データが表示されます。
エクスプローラーと同じで一番上を選択、一番下をShiftを押しながら選択、で全て選択可能です。
或いは、編集、全て選択も可能、Ctrlを押しながら一つずつ選択も可能です。

データを移動後は、要らないフォルダは、目障りでしたら消して問題ないと思います。

以上は、完全に動作確認しての回答では有りませんので、違っているところがもしありましたら、ご容赦願います。

お礼

本当にご丁寧にお答えいただきましてありがとうございます。早速１番目の方法でやってみます。実は２番目の方法はこの質問を入力した後に気が付きましてやってみたのですが、何度自分が開いて欲しい方の個人フォルダを指定しても元のTodayのフォルダにチェックが付いてそこしか開かなかったのでうーんと思っておりました。
重ねて御礼申し上げます。

回答No.1

Baxter

どのように操作しているのか良く解らないところがありますので、想像でお答えします。
＞ＬＡＮにつないでノートパソコンの共有ファイルにpstファイル形式でデスクトップから エクスポートします。
と有りますが、これはOutlookのメニューのファイル、インポートとエクスポートを使用して、エクスポートしたものでしょうか？
＞そして開くをすれば確かにデータをインポートすることができるのですが、個人フォ ルダがいくつも出てしまいそれを削除することができません。
との事ですが、同様にインポートとエクスポートを使用してインポートしていますか？
＞さらにＬＡＮから切り離した時に共有ファイルに置いたpstファイルを開こうとすると開 けない場合があります。
と有りますし、「そしてそれを開く・・・」との記述が気になります。インポートではなくクリックして、或いはダブルクリックして開いていませんか？
単に開いた場合、Outlookで単に表示しているだけなので、そのOutlookのデータとして取り込まれていない状態だと思われます。インポートをすると、データとして取り込まれ、各種データが反映される筈です。
又、OutlookはWordやExcelと違って、色々操作しても最後に保存しないで終了し、再度起動すると、ちゃんと反映されていすよね。これはデータを書き換えるたびにデータを書き換えているからです。
逆にこの様な処理をするために、Outlookが参照しているデータファイルはそのOutlookが保持しています。従ってOutlookを終了する前にLANを切断すると、Outlookが参照していたLAN上のデータは保持された状態のまま接続が切れることになり、他のOutlookから参照することが出来なくなります。
尚、デスクトップとノートのデータを同期するのが目的なのでしたら、一度作成したデータファイル（*.pst）はエキスポートする時も、インポートするときもそのまま使用してください。新たに作成してしまうと、同じデータが2重3重に登録されてしまいます。

尚、OutlookとOutlookExplorerとは全く別のものです。

個人用フォルダーは単なるフォルダーです。通常のフォルダーと同じようなことが出来ます。但しOutlook起動中は（起動中で無いと触れないけれど）Outlookが管理下に置いていますので、その点が異なるだけです。他との同期をしないで使用するだけでしたら、特に注意は無いと思います。
Outlookのヘルプも結構詳しく解説されていますのでご確認をお願いします。

「良く解っていない」と言われても何を説明したらよいか解りませんのでご容赦願います。

補足

早々のお答えいただきまして誠にありがとうございます。

書き方が悪くてすみません。

まずデータについてはエクスポートとインポートを使っています。インポートをする時に、ファイルのありかを聞いてくると思いますが、その時「参照」ボタンを押して共有ファイルの指定のファイルにして開くということをしています。さらにオプションで「重複した場合、インポートするアイテムと置き換える」ということをしています。

今やってみますと個人用フォルダが３つあって、（そのうち一つがインポートしたもののようです）さらにOutlook　Today－〔個人用フォルダ〕というのが１つあり最初に何もせずに立ち上げるとこのTodayの方を見に行きます。そこでインポートした個人用フォルダの方の仕事や予定に行くと正常に見れるという状況です。

再度ご質問ですが、このTodayの個人用フォルダと２つ共存している状態は正常なのでしょうか？

仮にそうだとすると立ち上げて開いてもToday画面には、現在の予定や仕事が反映されない状態を解消するにはどうすれば良いのでしょうか？

もういちどお願い致します。