社内・社外メールが業務上多く、同時に送信ミスが多く困っています。

質問

社内・社外メールが業務上多いのですが、それに伴い送信ミスが多く困っています。
何か良い対策はありませんでしょうか？

【主なミス】
件名・文章の間違え
添付ファイルの添付し忘れ・別ファイルの添付
宛先の間違え
BCCに入れるアドレスをCCに入れる
送信すること自体を忘れる
2重送信
作成中のメールを誤送信

※社内メールミスは訂正メールで済むが、社外メールミスは事故

【現時点での対策】
・メールの件名・文章をフォーム化
・ルーチンのメール送信は、前回のメールを再送して使いまわし
→中身をチェックせず、間違えて再送することがある
・送信確認チェックシート
・重要メールはダブルチェック
・チェック項目をリスト化

※OutLook2003・2002を使用

上記の対策をしても、時間がたつとチェックしなかったりで、なあなあになって送信ミスを繰り返しています。
何か良い対策はありませんでしょうか？

またはOutLook自体の機能として、これらのトラブルを回避できる機能はありませんか

回答No.2

dakedakepuru

既に実行されていたら申し訳ないのですが、

以前「日経ビジネス」系の雑誌に「効率の良いメール管理法」の
記事が載っていました。ポイントは、

「１日の業務の中に「メール返信」だけの時間枠を作る。」
これは業務の途中途中で思い出したように返信すると集中力が切れ
ミスも多発することから、だそうです。
質問分を拝見すると、「焦りから来るミス」が多いように
見受けられますので、業務との仕切りをつけた方が良いと思います。

もちろん至急返信しなければいけないものもありますので、
それは優先的に返信をし、後でも構わないものはその時間枠に振る。
（未処理のものは既読→未既にプロパティを変えておくと便利）

多くの方に一斉同報することが多い場合は「グループ登録」しておくと,
宛先・BCC（CC）指定ミスも減ります。

「現時点での対策」で挙げられているチェックシート／リスト化に
ついてはメール件数が多いと面倒になりチェック機能が働きませんから
あまりお薦めできません。

来るメールが全て「至急要返信」のモノばかりなんです！という場合
には残念ですが注意して下さいねとしか言いようがありませんが・・・。

回答No.1

cieux

Outlookの機能はわかりませんので、手動の方のみで。

まず、使いまわしはやめたほうがいいでしょう、ご自身で書かれているミスが多くなります。
＞件名・文章の間違え
これは、フォーム化されているそうですが、変更すべき部分を＊＊＊＊とか、記号にしたテンプレートを、メール以外の媒体（テキストファイルなど）に保存されてはどうでしょうか。
その上で、
＞作成中のメールを誤送信
これを防ぐために、メールを書くときはテキスト（メモ帳など）で書いて、書き終えてからメーラーにコピー＆ペーストで文章を写すという方法を使えば、全体を見渡しやすくなってミスも減るかもしれません。
また、この方法を使えば、書き終わったときに即送信できますので、
＞送信すること自体を忘れる
＞2重送信
このあたりの防止にもなるのではないかと思います。

＞別ファイルの添付
これについては、メールに添付するファイルを置く場所を決めて、そこに今回添付するファイルをコピーし、送信を終えたら削除するという方法でいかがでしょうか。
そうすれば、多少は添付忘れの可能性も低くなるかもしれません。

あて先は、送信前に目検をするしかないかなと思います。人数が多いと大変なんですけどね…。

私がやっているようなチェックでしかないので、あまり使い勝手はよくないかもしれませんが、参考程度に。