子会社の議事録の管理・保管

質問

当社は持株会社であり、子会社の株主総会議事録・取締役会議事録を当社で一括管理・保管しています。
しかし、会社法では、議事録は「本店備え置き」が要求されており、
また、取締役会議事録については、その子会社の株主（つまり当社）であっても、閲覧・謄写請求は、「権利を行使するため必要があるとき」に限定されています。
このような法制下において、当社のように子会社の議事録をいつでも見られる状態で一括保管し、また場合によっては子会社の議事録を当社で作成したりすることが果たして法律上許されるのでしょうか。
実情は当社のように、親会社で子会社の議事録を管理することはよく行われているものと思われますが、それが許容されるとすれば、許容される理由はどのように説明されるものなのでしょうか。
ご教示願います。

回答No.2

ok2007

該当条文は、強行規定かと思います。条文の文言がそれを示唆しているのではないでしょうか。

もっとも、完全子会社であって取締役を兼任している場合等であれば、議事録の開示について子会社を保護する必要性が低下しますから、該当条文の趣旨を考えれば親会社で子会社の議事録を管理して差し支えないといえそうです。

回答No.1

shintaro-2

＞法律上許されるのでしょうか。

許される
条文が任意規定だから
議事録は企業秘密を含むが、会社を保護するための規定だから、取締役会が権利を放棄するとか、株主全員の同意があれば問題はない。