従業員の交通費申請について

質問

現在、ベンチャー企業の経営管理部を管轄することになり、経理関係も担当することとなったのですが、従業員より交通費（立替）支払い申請書について、強い要望がありました
何かというと、営業で外出した際の交通費発生区間や訪問目的などを記載するだけでも面倒だが、支払先（購入先）を記入するのは意味がないのでやめてほしい（省略化してほしい）ということです
経理サイドの考えとしては、どんな支出であっても支払先を記載しておくのは当然のことと考えているため、省略はできないと突っぱねているのですが、営業サイドは交通費においてまで購入先（支払先）を記載しないと、税務署や会計監査で問題になるという根拠を出せといわれて困っています
以前の会社では当たり前だったのですが、営業サイドの方は過去３社において区間しか記載していなかったとの主張で、真っ向から対立して困っています
このあたりの根拠について、参考となるHPや情報を教えていただけると助かります。
よろしくお願いいたします

回答No.1

mojitto · ベストアンサー

旅費の精算ですね？
確かにできる限り領収書を取って、支払先や目的を明確化しておくことは大事なことです。
ですが、小額で、明らかに支出したことが分かり、あとで簡単に調べられる場合は、ある程度の省略を可能としています。(明らかに徒労とわかっているから)

例えば、空港から目的地の市街までかなり距離があり、市街で活動した証拠さえあれば、バスや電車を使ったことは容易に想像ができます。
(まさか歩いて、バス代を請求するなんてことはないでしょう)
ですので区間の横に『バス』とだけ書けば、あとで問題が起きてもいくらでも調べようがあるのでOKとしています。『この距離、あなたなら歩きます？』と反論もできます。
(金額に関しては路線検索を使ったり、ネットで調べるか、(この場合は)空港に電話１本で確認できる)
電車であれば、JRや私鉄名を記号化『近鉄：近　名鉄：名　など』して書き込むようにすればいいのではないのでしょうか？
当然、特急券や指定席、グリーン席は使ったかどうかを調べることは不可能ですので、領収書添付を要求します。

そうすれば、営業の方は区間の横に記号を書くだけ、経理も少し調べればわかることですし、税務署の説明としても十分なので、折り合いが付くのではないのでしょうか。

万単位だったり、悪質な不正経理があったり、出張自体が怪しいと思わなければ、税務署も突っ込んでは来ないと思います。

ただ持ってきたものにOKやNGを出すだけでなく、サポートしてあげることも大事だと思います。

(うちでは額としては１～２千円程度を目安としてある程度省略を可としています。)

一番確実な方法は税務署に相談することです。
これってここまでやらないとダメ？だいたい、いくらまでOK？と聞けば、答えてもらえることが多いです。