仕事のことでめげています

質問

あるところから物を買って、請求書をもらって支払うのですが、その請求書の様式が、こちらの支払い担当者を通るような様式にしてもらえなくて困っています。こうして欲しいと何度かやりとりしたのですが、こっちの支払い担当者が受け付けるような、請求書を出してもらえない。こっちの支払い担当者は「日付入れるな」っていうの。相手方は「それはおかしい」と。相手がいうことは正しいと思うけど、でも買った代金払わないといけないし、でも支払いの担当が良いといわなければ支払えないし、年度末だし、
困っています。相手方は怒っています。私の手には余ってしまっています。私が自腹切ってもいいから、この板挟みもう抜けたい。放り投げて休んじゃいたいけど、休めば信頼を失い（元々ないかも）、うしろに仕事も詰まってしまうし。ああ、死んじゃいたい。ちなみに私は公務員。

回答No.5

Islay · ベストアンサー

これまでの質疑を拝見して、また過去の質問等も拝見させて頂いた上での感想は、
「自信のない人と無知な人が、本来簡単である問題をわざわざ複雑にしている」
というのが正直なところです。

>コンピュータで請求書を作成しているところ（コンピュータに変えたばかりのところ）は特に、どうしても日付が入ってしまうらしいのです。

>さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダメなハズです。

もしかして、その業者は「電子決済」を採用しているのではないでしょうか？そうであれば、その印はコピーではなくプリンターから出力された物です。両者は判別が困難であるのは確かですが、意味合いは全く別物です。
コピーした印は文書としては不適当ですが、電子印（プリンターから出力された物）は立派に通用します。

これに対する対策としては、業者から「電子決済を採用しており、朱肉による文書ではなくても有効なものである」旨の証明書をもらうことでしょう。それを添付すれば職場の出納担当者、出納事務所の担当者の両者とも納得させることが可能であるはずです。

>起案して決済をもらい・・・・などとやっていると、１５日なんてあっというまに過ぎてしまうし

確かに日付を入れない方が手続に余裕が出来ますが、通常は１５日あれば容易に手続可能です。
あまり日付にこだわるのはその出納担当者が無能であることを自ら言いふらしているようなものであると感じます。

>代表者名、代表者印がない請求書はけっこう多いです。
代表者名は手書きしてしまえば良いではないですか。地方自治法にもその他法令でも「請求書は手書きしてはいけない」という規定は存在しないのですから。
その業者には次回から注意するようには指導しても、既に持ってきた書類に関しては代表者名でも、会社の所在地でも手書きして加えてしまえば有効に支払いが可能となります。

また、印鑑に関してはhikobaeさんのところでは支出やその他事務のために「債権者登録」等はされていないのでしょうか？
登録しているのであれば、印のあり方は「登録と同じ」が正当です。闇雲に数多くの印鑑が押してあれば良いというものではありません。

また、債権者登録をされていないのであれば、話は簡単です。
その一連の書類内で矛盾がなければ良いのです。見積書、請求書、納品書等が必要であるかと思いますが、それらがすべて同じであれば特に問題は生じないはずです。

>「試作品が完成した後に、材料を買った」みたいな書類が残ってしまうと、監査で厳しいチェックが入るのです。

当然のここと考えます。
ですが、なんら難しいものではなく、書類を時系列で並べて矛盾がなければ良いのです。あまり複雑に考える必要はありません。

また、思ったのはhikobaeさんは研修職ですよね、そして出納担当者は事務職ですよね。
職場において事務分掌というものが定められているものと思いますが、それからすれば出納担当者が責任を持って手続をする必要があると考えます。
日付入りの請求書で不満なのであれば、その出納担当者が自分で業者にその旨依頼すれば良いのであって、伝言ゲームのようにhikobaeさんを間に挟む必要はないのです。

できる仕事を手伝いたい、という気持ちも分からなくは無いですが中途半端な状態で手伝うのではなく、やるなら全部やる、やらないなら全くやらない、といった割り切りが必要ではないでしょうか。

出納担当者は研究職の人間が職務に没頭できるように環境を整えるのが仕事です。
hikobaeさんに話を持って来るというのが本末転倒でしょう。

その出納担当者もだらしがないですね。今回は手を付けた関係上最後まで面倒見るべきでしょうが、これ以降は手出ししない方がいいと考えます。
恐らく４月に人事異動があってもうかなりのときが経過していますが未だにこのようなことでおたおたしている出納担当者がいることに驚きを覚えました。

お礼

再登場ありがとうございます。
＞「自信のない人と無知な人が、本来簡単である問題をわ　ざわざ複雑にしている」
　というのが正直なところです

　これは私も自分自身に常々感じていることです。で、それをこころがけて簡単に考えようと思うと、肝心なポイント抜けていたりして・・・・・、はあ～。

　＞その業者は「電子決済」を採用しているのではないでしょうか

　きっとそれです。なんぼなんでもコピーなはずないですよね。それに気づかなかったなんて、恥ずかしい私。

　＞これに対する対策としては、業者から「電子決済を採　用しており、朱肉による文書ではなくても有効なもので　ある」旨の証明書をもらうことでしょう。それを添付す　れば職場の出納担当者、出納事務所の担当者の両者とも　納得させることが可能であるはずです。

　うちの職場の担当者は「電子決済」なるものの存在を知らないかも・・・・・。可能性十分あります。出納事務所の人は知っていると思いますが、何しろ出納事務所に書類を持っていくのは、うちの職場の担当者なもんで、まずこっちをクリアーしないことには始まらない。「電子決済」お陰様で一つもの覚えました。

＞また、思ったのはhikobaeさんは研修職ですよね、そして　出納担当者は事務職ですよね。
　職場において事務分掌というものが定められているもの　と思いますが、それからすれば出納担当者が責任を持っ　て手続をする必要があると考えます。

　そう思います。なんでだ！って思うけど、慣習的にかどうだか、そういうことになっています。それに以前、私の態度がよっぽど悪かったのか（多分私のせいではないと思うのだけど）、事務の人に「君たち研究職は、総務の人間は雑用係だと思っているんだろう」と言われたのが、今でもけっこうトラウマになっています。「雑用係」ということばが適切ではないにしろ、そういう側面は否定できないと思うのだけれど・・・・・。

＞これ以降は手出ししない方がいいと考えます

　したくはないけれど、なんかそもそも事務分掌で、うちのセクションのそういったことは私がやって、総務の担当者に書類を渡すことになっています。やっぱり組織の人間なんで、組織の決まりごとは、従うか、辞表提出するか、究極的にはそういうことですからね。問題提起はしていこうと思うけど、突然「私は以後、手出しをしません」といったところで、所詮わがままにしか見てもらえないでしょう。

とても、参考になりました。
また何かあったら、是非よろしくお願いします。

＞

回答No.4

hana-furu

こんばんは。
書類のチェック等、大変な毎日をお過ごしのことかと思います。

私も物品の書類や契約書をつくったり、決済をもらうのに四苦八苦していた
頃があります。でも、大分前のことなので、記憶も定かではないので
あまり良いアドバイスはできませんが・・。
（15日以内とか、そーいえばそういうのありましたねーー）

さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダメなハズです。
それは業者の方に伝えなければいけないことだと思います。

あと、業者の方に対しては窓口を一本化することも大切であると思います。

とにかく、物品を注文する時はhikobaeさんがするように。
そして、面倒かもしれませんが、注文時に請求書に関して、日付け等、
根気良く、毎回注意を促すように。。
たいてい、役所に出入りする業者さんはその辺心得ていらっしゃる人
多いんですけどねえ。

業者の担当の方の名前をよく覚えておいて、いつも、同じ方にお願いするようにしてみては？

また、ビーカー一つにしても、扱っている業者は一社だけではないハズです。
変えてみてはどうです？

確かに、最近の業者さんは請求書をコンピュータで作成されているところが
増えているように思います。けれど、やっぱ代表者印や会社名印がコピーで
許されるのは見積書くらいであるから、その説明はきちんとしましょう。

それができないというなら、取引は打ち切りざるをえないと思います。
消耗品程度なら、それくらい強気な態度をとらないといけませんよ。
厳しい人は印鑑の場所まで詳細にチェックする人もいますからね。

わからないことは出納係の人に聞くのが一番です。
支払い等に関しては何でも知ってますし。
そして、マニュアルとかあるハズなので、それを貰ってコピーさせてもらいま
しょう！

80円切手貼って、送りなおしてしてもらうことはhikobaeさんが悪いとは
全く思いませんよ。いろいろと言及するとアレなんで、この辺で。

まあ、ややこしいお仕事だけど、そんなに思いつめないで！

お礼

回答ありがとうございます。

＞さてさて、請求書の代表印ですが、これはコピーではダ　メなハズです。

　私もきっとそうなはずだと思うのですが、だめな根拠がわからないもので、平身低頭「なんとか朱肉で」とお願いしています。

消耗品に関しては、業者も心得てくれているし、一つがごねても「かわりなんぼでもあるぞ」ってことになります。問題が多いのは試作品にかかわる材料なのです。
　１年に１～２回しか買わないものもあって、前回「こういう形式で出してくれ」と頼んだのに、忘れていたり、担当者代わったり。試作品なので、特に日付は注意しないといけません。「試作品が完成した後に、材料を買った」みたいな書類が残ってしまうと、監査で厳しいチェックが入るのです。

＞あと、業者の方に対しては窓口を一本化することも大切　であると思います。

　このことは仕事をスムーズに進めていくために大事かな、と思っています。現在私が窓口になっているのですが、こちらの他のスタッフが、物の購入や、支払いのルールについて全くわからない状態になってしまって、印鑑や日付の問題、その他様々、ひどい時には、金額の間違いまである書類を、そのまま私に渡すので、二度手間、三度手間になるという状態です。
だから「自分で注文したものは、自分で支払い手続きをする」ってルールにした方が良いような気もしているのです。現に私以外にも「支払い関係のルールをみんなで覚えた方がいい。hikobaeさんばかりに負担をかけている」っていう意見を持つ人もいます。でも、部長が「○○さんがいうように、hikobaeさんに負担がかかっているとは思えない」と言われてしまいました。能力のなさのせいではありますが、私は十分負担なのですが・・・・。

＞わからないことは出納係の人に聞くのが一番です。
　支払い等に関しては何でも知ってますし。
　そして、マニュアルとかあるハズなので、それを貰って　コピーさせてもらいま
　しょう！

　職場の出納担当者、あてにならないです。職場の出納担当者をとおして、出納事務所の担当者に聞いてみることが多いです。それにマニュアルはあるのでしょうが、マニュアル通りに、事は全然運んでいません。多分マニュアルには「日付なしの請求書をもらうのが望ましい」なんて、書いていないと思うし。

＞80円切手貼って、送りなおしてしてもらうことはhikobae　さんが悪いとは
　全く思いませんよ。

　そう言ってくれてありがとうございます。でも何千円かの取引で、しかも値引きしてくれてたりすると、心苦しく思ってしまいます。

本当に色々なアドバイスや優しいことばありがとうございます。

回答No.3

Islay

最近は物品の購入等には携わっていませんが、私も同様（公務員）の立場で物品購入をしたことがあります。

確かに「政府契約の支払遅延防止等に関する法律」というものが存在しますが…hikobaeさんの側の会計課(かな?）の融通が利かないし、その業者も…。

まず、物品の性質によって支払期限というものが法定されていますが、一番一般的なのは当日算入の１５日以内の支払いでしょうか。
（その他、３０日とか４０日という物もありますが）

まず、言えることは相手方の言うことが正当です。行政側としては、その日付から一定期日内に支払う義務があります。
会計担当では、支払額に応じて決裁権者に決済をもらう必要があると思いますが、期日がない場合には自分でその書類を持ち回ってでも決済をもらい支出担当者に入金してもらう必要があります。

この問題に於ける一番の問題点がイマイチ見えてこないのですが、請求書の日付が問題なのであれば、請求書の発行日（業者側で記入）とは別にhikobaeさん側で収受した（請求書は発行した日付ではなく、収受してから効力を発しますので）日付でもって収受印を押印することにより請求書の日付を変更できないでしょうか？

私のかつて付き合いのあった業者さんはたとえ電算処理していても、必要があればその部分だけ手書きで別書類を作成してくれましたけどね。それをお願いすることは出来ないでしょうか？

このサイトは一般の方も見ておられますのであまりなことは書きませんが、私と同じ職場であったのであればここでは書けないような裏技もあるのですが。

　　今回の事例もですが、アドバイスとしては「大事になりそうだったら、
　その前に騒ぐ」ことが必要だと思います。自分１人で抱え込むのは結局
　何の解決にもなりませんので。
　　極論を言えば部下の不始末の面倒を見るために上司はいるのですから
　利用しない手は無いでしょう。

補足頂ければもう少しアドバイスできるかもしれませんが。

　※一般の方への言い訳
　別に普段から裏技を使っているわけではありません。
　特に今は不景気ですので、相手方の依頼により（特に金額の多い工事等は）
　法定された支払期限よりはるかに早く支払っていることがほとんどです。

お礼

回答ありがとうございます。
私は出納職員ではなく、試験研究機関の技術屋なのですが、自分の部署で買った消耗品等の書類をそろえて、支払い担当者に提出する仕事もやっています。多分一番の問題点は私自身「何が正しいやり方がなのかわかっていない」と言うことなのかも知れません。多分支払い担当者もわからない。支払い担当者が書類をそろえて、起案をし、職場の長の決済をもらい、出納事務所に持っていって、今度は出納事務所担当者のチェックを受け、起案して決済をもらい・・・・などとやっていると、１５日なんてあっというまに過ぎてしまうし、私やその間に入る人が、出張や休みやらで、数日間仕事が滞ることだってあります（今日はいないけど、明日は出勤予定だという状況であれば、他の人が代わってやったりはしないので）。だから、支払い担当者から日付を入れないで欲しいと言われています。日付のことだけでなく、多く問題になるのは、会社名、会社印、代表者名、代表者印です。印がコピーなのを出してくる会社（今私が日付のことで困っている会社印もこうなのです）もありますが、会社では「取引は全部これでやっている」って主張するし、うちの支払い担当者は「これじゃだめだ」っていいます。会社名、会社印があっても、代表者名、代表者印がない請求書はけっこう多いです。うちの支払い担当は、だめだと言いますが、多分その人も「正しいのは何か」と言うことを知っているわけではなくて、「出納事務所の担当者がうんというか否か」で指示を出しているのだと思います。私にしても、うちの職場の支払い担当を通らなければ、話しにならないので、とにかくそういう形で業者にお願いしています。
話しが複雑になってしまって、わかっていただけたでしょうか？
これは、ビーカーや試薬などの消耗品を買うときの話であって、比較的簡単なうちです。
試作品を作るときなんか、その材料を購入する時の日付なんて、もっと複雑なのですが、一応ここでは省略します。
アドバイスよろしくお願いします。

回答No.2

hana-furu

アレですか？
もしかして、決議書と支出命令書・・というヤツですか？
（違っていたらゴメンナサイ）

私も同じような仕事をしていたことがあります。
大変ですね。私も板ばさみになったことがありますけど、
そういうことで困ったら、上司に報告して、一言言ってもらう
のがよいかと思うのですけど・・。

私の場合は業者の方に、日付なしで請求書を出して下さい・・と
言っていました。
日付けがあった場合は、急ぎの時はその請求先に、請求書を
書き直しにわざわざ出向いたこともあります。

私の場合、注文する担当者がいつも「請求書は日づけなしで・・」と
言ってくれていました。

暗黙の了解です。

納品すると、請求書がくるわけですけど、
役所としては決議書があがってない場合があるわけですよね。

業者の方に「それはおかしい」というようなことを私達は
言わせていませんでした。
日付けが入ると、書類作成上、支払いに支障をきたす・・、
とにかく、困るのだ・・という理由で。
（↑理由になってませんよね・・ハハ）

基本的に、業者のおっしゃるほうが正しいのですけど、
役所は支払い一つにもかなり手続きに時間がかかるので、
それをイチイチ説明するのは本当に大変ですよね。
検算から何から、すべてやんなきゃならないし、
間違えがあるんだーーーという気構えでチェックしていまし。。
金額が大きくなるとそれまた大変だし・・。

hikobaeさんの気持ち、お察しします。
年度末だから、そりゃ大変でしょうに・・・・。
誰か周りに良き相談相手がいればよいのですが・・・。
前の担当者に相談とかできないのでしょうか？

お礼

ありがとう・・・・ホロホロホロホロ。
お察しの状況、そのものです。
金額は大したことないです。５０００円くらい。
その５０００円で、もう何度か８０円切手を貼って、請求書を送ってもらっているんで、とても心苦しいのです。
「日付入れないで」と言われて、大抵のところはわかってくれるのですが、コンピュータで請求書を作成しているところ（コンピュータに変えたばかりのところ）は特に、どうしても日付が入ってしまうらしいのです。
相手も私だと、足下を見ているような面もあるかも知れないので、明日部長に連絡してもらうように頼もうかと思っています。部長は嫌いだけど、仕事と割り切って頼んでみようと思います。

回答No.1

mayuusa

＞死んじゃいたい
すごいですね。
誰か、ご家族とか友人とか飼っていた犬とか、死んだことないんでしょうか。。。

超、びっくりです！！本気なの？

＞私の手には余ってしまいます。
ここまでの質問文は、分かりやすいですよ。
決して、お仕事の出来ない方ではないのでは？
信頼だってあるでしょう。
もっと表面じゃなく本当の自信を持ってほしいものです。

どう考えたって、思いつめ過ぎですよ。
というか、ちょっときついことを言いますが、
誰でも、自分の手に負えることばかりやっているのが世の中だと思ったら大間違いです！！！

そんな発想は、ストーカーと一緒で、
「私さえ工夫すれば何でも成功する。私の影響力は大きい。私は努力家だ」
みたいな、
それがどうした？というような、独りよがりです！！

世の中には、手に余ることがある。

それが発見できて、おめでとうと言いたい。

問題は、一人で背負おうとしないで、
公にして、皆で解決して下さい。
（私だって請求書の日付の件の経験はありますよ、でもそれより質問者さんの考えかたが気になるのです）

それと同時に、もしかしたら、もっと向いているお仕事もあるかも知れないし、とにかく今日は、手に負えないものと出会えた、記念日として、前向きに捕らえるだけの息を吹き返してください。

お礼

回答ありがとうございます。
家族の死は何度か経験しています。
私は、すぐ「死んじゃいたい」って思うのです。何度も思ったけど、結局死なないで今まできました。

＞世の中には、手に余ることがある。

　それが発見できて、おめでとうと言いたい。

　問題は、一人で背負おうとしないで、
　公にして、皆で解決して下さい。
（私だって請求書の日付の件の経験はありますよ、でもそ　れより質問者さんの考えかたが気になるのです）

　ジワッときました。ありがとうございます。
　私も明日、部長に相談してみようという方向で、考えて　います。