どのソフトが適切かアドバイスください。

質問

要点を得ないタイトルですみません。

職員の昼食管理をしている友人から聞かれたのですが、今ひとつ効率の良い方法が見つからないためお教えください。

現在２００人ほどの職員がおり、毎月の給与から昼食代を一定額天引きしております。

毎月１５日までに、翌月の出張や、有休などで食べない日を報告すれば、その分の日割り分を年度末にまとめて返金しています。

この処理をエクセルで一人でしているため、誰がいつ食べたのか食べなかったのか、確認作業や入力作業だけでも結構手間がかかっているとのこと。

そこで、各セクションごと（約２０人ほど所属）に、担当者を決め、その担当者にそのセクションの職員の様子を入力してもらい、まとめたいとのことです。

単純にエクセルで組むのはできるのですが、他のセクションの欄を誤って消してしまうミスをなくすため、ファイルをセクションごとに作る必要がある気がします。
でも、１０ものセクションがあるため、ファイル管理も煩雑に成りやすい気もします。

このような環境で、どういったソフトをどういう方法で使うのが一番効率がよいのでしょうか？

ソフトは、エクセル、アクセスなどのOfficeProfessional、ファイルメーカがあります。

また、WindowsServer２００３によるＩＩＳのｗｅｂもあります。

このほかで適切なソフトがあればご紹介いただければありがたいです。

分かりにくい点など、補足要求いただければお答えしますので、よろしくお願いいたします。

回答No.2

pekezou05 · ベストアンサー

Accessのやり方を文章で説明するのはちょっと難しいのですが、活用方法だけをご紹介しますね。

２００人の社員分のデータ及びカレンダーのデータを作成します。
入力I/Fとしてセクション代表者用と管理者（集計用）を作成します。　
各セクション代表者は自分のセクションの社員について昼食を取らなかった日を入力します。（日付を全部いれてもいいし、入力画面を縦日付/横社員名にして該当日に特定の文字を入力する方法でもよいでえす）
管理者（質問者さんの友人）は管理画面で入力状況を確認（全体確認画面と個別社員確認画面を予めつくっておくと管理が便利です）して、実際の集計自体は自動集計させます。

csvに集計結果を出力するようにしておけば、後の事務処理はそれでできます。

因みに自分の職場では各社員の残業状態を似たような方法でAccessにて管理しています。　また各人に各々パスワードを設定して自分で入力させることによって管理者の稼動をへらしています。

へたくそな説明ですみません

お礼

重ねてのご回答ありがとうございました。
アクセスについて何となくイメージはつきました。

今後の勉強も兼ね、とりあえずエクセルで作成しながら、アクセスでも試してみたいと思います。

回答No.1

pekezou05

一番適当なものはAccessなのですが、初心者にはとっつきにくいので、やはりExcelが適当かと思います。

ファイルを分けなくても例えば、セクション毎にシートを分けて一つのブックで管理するというのはいかがでしょうか？　シーと毎にパスワードを書ければ他の人が謝って消去することも防げます。

更に全体管理用のシートを作成して、データをそれぞれのシートから参照するように関数を汲めば管理も楽ですよ。

お礼

早速のご回答ありがとうございました。

シート毎にパスワード設定ができるのは知りませんでした。参考にさせていただきます。

このようなほとんど素人に近い状態ですが、もしよろしければAccessでのやりかたの概要だけでもお教え願えませんでしょうか。
（一言では言えないようでしたらあきらめます。）