文章の要約とは？

質問

私はコールセンター（代行センター）で働いています。
ご本人以外の注文は受け付けられないという健康食品通販会社の注文を承っています。
「2回目の注文です。前回の注文で自分か娘かどちらの名前で登録したか覚えてないのだけど、注文できるわよね。多分、私の名前で注文したと思うのだけど、大丈夫よね。」とお客さんが言われたので、「ご本人様であれば注文して頂けます。」とお伝えし、注文を受け付けました。私の勤め先は、注文専用の番号とお問い合わせ専用番号が別の場所にあり、私は注文専用窓口におります。
何か特記事項があった場合はお問い合わせ専用番号の人が分かりやすいように、何でも備考に書き残さなければならないのですが、会話を全部書いていると日が暮れても終わりません。
そこで、文章を要約して100文字から150文字位にしなければいけないのです。
上記のお客さんとのやりとりを要約するとどのような文章になりますか。私の文章では賢さにかけますか。

回答No.2

hakobulu · ベストアンサー

＞私の文章では賢さにかけますか。
：そんなことはありません。
非常に丁寧で相手（問い合わせ専用窓口の人）のことを考えた正確な内容だと思います。
それとは別に限られた時間を有効に使うために「要約」するのは良いことです。
辞書で引くと「要」とは、「物事の大事なところ」と書いています。
「約」は「短く縮めること」となっています。
つまり「要約」とは「短く縮めて、大事なところだけ残したもの」です。
この場合、優しさや思いやりは全く必要ありません。
「わかればいい」のです。
ですから、要約する時のコツは「わかっていることは書かない」ということです。
その替わり『大事なことだけ』はきっちり書きます。

原文はわかりやすくて要約するのが勿体無いぐらいですが、やってみましょう。
親の名前（○○さん）ではなく娘さんの名前（△△さん）で受注したものと判断して述べます。
『△△様ご本人が初回ご注文者に該当していない場合は、母親の○○様名でご注文したいと申し出あり。』
社内の業務内容を知っている人同士であれば、これだけで意味は通じるはずです。

ただ、その場で何回目の注文かデータの確認が取れるようになっていると、もっと良いのにとは思いますけどね。

お礼

ご回答ありがとうございます。お蔭様で無事、報告できました。何日後かに担当者からクレームになることがあるので、まだ、安心はできませんが、以後は同じ失敗は繰り返さないように気をつけます。

回答No.1

zap35

この場合記録として備考欄に残すのでしょうから、会話を忠実に書くことを求められているのではないと思います。

「お客様からは２回目の注文と申告があった。前回注文時はご本人と娘さんのどちらの名義で注文したか不明とのことであったが、注文を受理した」

くらいが書いてあれば通じるのではないでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。お蔭様で注文は無事、報告できました。何日後かに担当者からクレームがくることがあるので、まだ、安心はできませんが、以後は同じ失敗は繰り返さないように気をつけます。