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個人情報保護について
某テニス協会（市内クラブ団体の集合）でボランティアのテニス大会が毎年開催されています。 今年も平成18年度の大会が予定されました。 大会参加者は、小、中、高校生の男女が対象で、参加者は受付書類に 学校名、氏名、連絡先、昨年度の順位等を、記入することになっていますが 最近「個人情報保護」の件で記入しなくて良いではないか！との父兄の方からご意見があります。 ドロー組に必要ですのでどうしても記入してもらいたいのですが、「実施要項」の案内にどのように記入したらトラブルを避けることができるか、教えていただきたいと思います。 この先も大会を続けて行きたいものです。
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用途を明確にしてそれ以外には用いないことを明文化し、それを口頭で説明すれば問題ないです。 明文化した記載で納得されない父兄に対しては個別にどのようにすれば納得するか問い合わせると良いでしょう。 最近は病院の窓口でもそのような対応を取っているところがあります。
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お礼
早速の回答を有難うございました。 早々に「実施要項(案)」に追記し、来週の理事会に提出いたします。 スッキリいたしました。