内容を比較する方法をアドバイスください

質問

現在のグループウェアに不満が多く、乗り換えることになりました。・・・と言っても、一年後に乗り換えようと言う話なのですが・・・それまで十分準備をすることになりました

現在は、東京、名古屋、本社、大阪、福岡の５拠点で、利用するのは、２５０名ほどの、営業・技術・事務社員のみ。
ネットは、本社から、各拠点に、ＶＰＮで接続しています。ただし、営業も利用するため、現在は、どこでも使える、ＡＳＰタイプのグループウェアを使っています
メール機能も必要ですし、社内情報漏洩対策で、メール監視機能も必要です。

そこで、相談なのですが、取締り役が、サイボーズや、デスクネッツ、インスイートを比較しろと言うのです。
どう違うのか、イントラ版とＡＳＰサービス番でも、違うでしょうし、どうなのでしょう？

どのように比較したらいいものやら、判りません
アドバイスや情報いただけないでしょうか？

もちろん、自社として活用できるものと言うことになりますが、どうも当社では、うまくシステムを活用できない基盤のようなものがあって、使う人と使わない人が明確になってしまいます。

・・・と愚痴のようになってきましたが、なんでも結構ですので、コメントくださいませんか？
一年後に実施の話なので、気楽に、言いたいことを言ってみてください

よろしくお願いします

回答No.2

taro_in_o · ベストアンサー

では、グループウェアの機能検討の仕方を、気楽に。（笑）
とてもおおざっぱにいきます。

1.誰に使ってもらうかを決めます。（ルート営業とか総務とか、そういう一定の仕事をしている単位で）
2.その人たちの仕事のパターンを調べます。
3.その中で、ITの介入なしでやらないといけないことを除きます。

残ったものがグループウェア（と広い意味での情報インフラ）に必要な機能です。
その中で、ITを使ってやりやすくて、抵抗が少なくて、効果が出やすいところから順番にやるわけです。ただ、あることをグループウェアでやるためには別のものが前提になっていたりしますので、きちんと検討しないといけません。これだとかなり範囲が広くなってしまうので、「コミュニケーション」「調べる」「保管する」「管理する」てなあたりをキーワードとして範囲を狭めるとやりやすいでしょう。

で、そこで生き残ったものを１つ1行でまとめると、機能要件になります。

これは、グループウェアの移行ではなくて、いちから導入する場合のやり方ですけどね。

あと、その中で管理する情報を誰が必要とするかということを、どれだけ広く＆適切に考えられるか、が情報の価値の拡大の鍵となります。いわば、ここがグループウェア導入の本当の鍵といえます。

あと、「できます」とマルをつけても、それが、会社の中でのやり方にあっているのかどうかを確認してみることはとても大事です。あっていなければ、会社のやり方をかえるか、グループウェアを変えるか、グループウェアをカスタマイズする必要があるからです。

うーん、書いていくとどんどん長くなります（笑）

メールを使っているとおっしゃっていますが、メールひとつとってみても、けっこう機能に違いがあるんですよ。

お礼

またまた、ありがとうございます

誰に使ってもらうかを、考えると、おそらく、社員全員・・・
と言っても、現在のグループウェアは、社員の中でも作業員の人たちは、ほとんど使っていません

なんて、小さな部分から考えていると、まったくわからなくなるので、おそらく、グループウェアに何が必要かと言う観点から、考えるのが正しいのでしょうね。
自然とその機能を満たしている、あるいは、満たすことが可能であるといったことがわかってくるんだとおもいますので

とりあえず、今度あるグループウェアのセミナーに行くことにしました。これがきっかけになって、考え方が整理できるといいなと思っています。

ご意見ありがとうございました

回答No.1

taro_in_o

では、気楽にいきます（笑）

１．現在のグループウェアで評価の高い点が、検討するものでどのようになっているのか

２．現在のグループウェアでの不満はどういうところなのか、その原因は何だったのかと調べて、検討するものでどのようになっているのか

といったあたりからいくと、ユーザー受けもいいし、役員受けもいいでしょう。

問題は、その取締役がどういった不満を持っているのかということです。あと、どういった意向を持っているか、です。
groovyrealityさんが、自分でこれがいいと思っているものがあるなら別ですが、そうでなければ上の2点をしっかり検討して、取締役にぶつけてみて反応をみて、その上で３つぐらいの製品にしぼって、ヘビーユーザーの意見をきいて１つに決めるというのが、後々も楽でいいかもしれません。
私がグループウェアの担当営業だったら、そういうやり方は許しませんけど（笑）

お礼

ありがとうございます

現在のグループウェアは、サポートがダメだということはわかっています
評価が高い点を上げたいですが、正直使えていないので、判りません
そういう意味では、使えているのは、メールだけです。

で、機能を比較しようと思うのですが、機能って、どうやって調べたら、いいんでしょうね
必要かどうかもさることながら、使えるかどうかもあって、大変ですね

いろいろ考えているのですが、
まだ、何もまとまっていません

参りました（苦笑）
とりあえず判ってることから、あたってみます