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大量の書類を効率よくファイリングする方法
myeyesonlyの回答
- myeyesonly
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こんにちは。 ファイリングの命は、インデックスと定位置の確保です。 インデックスは、パソコンを使うことで非常に有効な物を簡単に作れ、簡単に検索できます。 いろんなソフトでやってる人がいますが、ワープロでも表計算でも十分です。 以前、私はルポというワープロ専用機でやった事さえあります。現在はそのファイルをコンバーターでパソコンデータに変換してそのまま受け継ぎ、機能しています。 そのインデックスは、実際にどういう事で検索する事が多いかを調査して統計をとらないと有効なインデックスになりません。そこがファイリングの腕の店どころでしょう。このインデックスが有効な物を作ると、非常に勝れたシステムになります。もっとも単純なノートと鉛筆によるインデックスですら、ごちゃごちゃになったパソコンによる管理システムを軽くしのいでしまいます。パソコンのメリットは、検索が簡単で早い事位です。 定位置の確保は、資料を統一した入れ物に入れて、何らかの絶対に変わることのない順番でならべ、使った資料は必ずそこに戻す事です。 これを厳重に徹底してやらないと、折角作ったインデックスが全く無意味なものになります。一般的にはその資料が作られた、あるいは入手された日付でやるのが簡単です。それ以上の仕分けをしてはいけません。 すべての検索はインデックスで行い、使った資料は元の場所に返す・・・これが命でしょう。
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お礼
myeyesonlyさん、こんにちは。 早速のご回答をありがとうございます。 パソコン検索はすごく便利そうですね。ですが、そんな今ドキ？！のやり方をするような会社ではないのですが、やってみたいのですが、パソコンでインデックスを作るというのはどういう風にするのでしょうか？ なんだか、再び質問になってしまい申しわけありません。 よろしければ、またご回答頂きたいのですが。