月報の管理・流通方法について

質問

Ａ社では、社員が月報というものを提出していますが、
その管理（流通？）方法が問われています。

どなたかアイデアをいただけないでしょうか？
概要は以下の通りです。

１．Ａ社は派遣会社の為、社員が自社に戻るタイミングは不特定。

２．月報は月に１度社員がファイルで作成し提出するが、
　　以下のよう、現状、TL以降は紙でまわっている。

３．月報の流れは、以下の通り。

　　社員(ファイル)→(ここのみメール。以降は手渡し。)→
　　TL（紙に印刷し、コメント、押印。以降紙。）→GL（押印）→
　　担当営業（押印）→支店長（押印）→TLに戻る
　　ここでコピーをとり、原本を永久保存し、コピーを社員に戻す。

　　TL：複数社員（チーム）をまとめるリーダ。
　　GL：複数チーム（グループ）をまとめるリーダ。

４．現状問題になっているのは、コピーを社員にスムーズに戻せていないこと。
　　現状は、TLがコピーを保持しており、チームミーティング等の際に、
　　社員と会ったタイミングで渡している。
　　→客先業務都合で、チームミーティングになかなか参加できず、
　　　ずっと、元に戻されていない社員がたくさんいる！

５．自社にコピーを全て置いておき、社員が自社に寄った時に、
　　そこから抜きとればよいのでは？
　　→個人情報の保護とかの観点で、社員は他の社員の月報をみてはいけないので、
　　　問題！
　　参照できるのは、以下の通り
　　社員：自分の月報のみ。
　　TL：担当チームの社員のみ。
　　GL：担当グループの社員のみ。
　　担当営業：担当営業配下の社員のみ、
　　支店長：全員の月報参照可。

６．毎月給料明細在中の封筒が各個人宅宛てに届いているので、
　　管理部が給料明細と一緒に同封すればよいのでは？
　　→話し合いはあったが、結論は、管理部の仕事ではない。

よろしくお願いします。

回答No.1

DIGAMMA · ベストアンサー

こんにちは、

支店長→ＴＬという流れがおかしいです。
ＴＬがスタッフなら別ですが、自分の労働に対する客先売上を持っているのですよね。だったら、自分の売上を持っていない人間（多分、担当営業）が個々の担当者を一人一人廻って、手渡しで返すべきです。

　そもそも、ＧＬの役割は不明としても、本来、営業がやるべき仕事（最低、月に一度の客先訪問等）も形骸化していると察します。更にその矛盾をＴＬに押し付けている様に思います。

　辛口にて失礼。御参考になれば幸いです。

お礼

重要なご意見ありがとうございます。

＞ 最低、月に一度の客先訪問等

→客先が決まってから、３、４ヶ月だけで、以降ほとんどないですね。

まじめに参考にしたいと思います。