ＪＲ団体予約の仕組みを教えてください

質問

中規模の学校に勤める者です。今来年の修学旅行の計画を立てているのですが、毎年希望した日にＪＲの手配が出来ず、日程変更となってしまいます。団体予約は９ヶ月前からだと思うのですが、その入力で遅れをとっているということなのでしょうか？　それとも、業者さんに契約枠等があって、大きい団体優先のため小さい団体は希望どおりにならないのでしょうか？　今度は予定した日を確実に取れる業者さんと契約したいのですが、どこも事情は同じですか？　ＪＲ予約の仕組みや旅行会社の事情をご存じの方、どうか教えてください。

回答No.1

noname#12250 · ベストアンサー

旅行会社に勤務していた者です。修学旅行も担当したことがあります。
現在は離れて長いので忘れてしまった部分も多い上に、関修委の担当の方が
多かったために断片的なことしか申し上げられませんが。

まず旅行会社に事前枠はありません。
ご存知かもしれませんが、新幹線手配については旅行会社が予約するのではなく、
学校が予約する仕組みになっています。旅行会社は代行申請であって、あくまで
申請者は学校です。申請者欄に学校・校長名・職印が必要なのはこのためです。

手配できないとしたら申請が遅れたか、人気のある日程だったということです。
ご存知だとは思いますが、週５日制で授業時間確保から火・水出発が人気で
集中しています。さらに東京駅８時～８時３０分出発はなおさらです。

私が知る限りでは日程がずれ込むことは経験がありません。
希望の時間の列車ではないことはよくありますが、日程まで変わるのはどうかと思います。
営業マンは手配には通じていませんので、内部の担当者が手配をします。
しかしそこのコミュニケーションがうまくいかないと・・・です。
日程が変更になれば旅館の予約も変更になりますし、場合によっては旅館自体を
変更しなければならなくなります。
日程が変更になるほどというのは旅行会社にも信頼失墜のリスクを抱えます。
なので日程だけは変らないように取れるようにはしているのですが。

会社の選択ですが、大手は必ずＪＲ部門を持っていて直接ＪＲとやりとりでき、
ＪＲ社員並の知識を持った部署があります。
中小にはそこまで太いパイプはありません。そういう意味では大手で
団体取り扱いの多いＪＴＢ・近畿・日本旅行・東急あたりなら信頼はできます。
さらに言えば、その中で年間通じてよく来る営業マンを選べば確実です。
よく来る営業マンだと「ＪＲの手配はどう？いつ？」など聞けますし、
次に来るまでに絶対に調べてくるはずです。
見積もりのときだけ来るような営業マンは、そのとき対応でＪＲの手配も
そのときにようやく対応するだけなので手配漏れがあるものです。

ＪＲの予約は日程さえずらせば簡単ですが、人気のある日時だとどうしても
時間が希望通りにならなかったり、喫煙席になってしまったりします。
それはやむをえません。ご理解下さい。しかし日程まで変更になるのは
ちょっと問題ありかなと思います。

お礼

詳しい書き込み、ありがとうございます！　大変参考になりました。返事が遅くなり、申し訳ありません。おかげさまで、教えていただいた情報をもとに近隣学校と情報交換をしたり、旅行会社さんにも具体的に質問出来ました。
　まず、旅行会社さんに事前枠がないこと、ＪＲは学校が予約するものであることは、恥ずかしながら初めて知りました。「手配は旅行会社さんの力量次第？」という仮定を持っていたもので、「予定日を確保できる旅行会社さんにお願いしたい」となったわけですが、そうはいかないのですね。(^^;)ゞ
　我が校でお願いしているのは、大手でよく顔を出してくださる旅行会社さんなので、信頼度では合格点だと思います。他の大手に頼んだ学校の様子も聞きましたが、結果は似たり寄ったりでした。交通機関の手配はどこの学校でも期限前にしているはずですが、「時間が変わった」「日程が変わった」「船が取れなくて列車になった」等聞こえてきました。
　実はこちらは地方都市で、本州から北海道への旅行なんです。都会とは違って列車の本数に限りがあるし、特定時期に集中するため、混み合っているのは間違いないと思います。ちょうど旅行会社さんがいらしたのでお聞きしたところ、どうもネックはＪＲ北海道らしいです。ＪＲ東日本分は手配できてもその先の座席数が少ないため、混む時期はＪＲ北海道からの返事がなかなか来ないようです。
　会社の選択方法も勉強になりました。宿等の内容がいいところ、生徒指導上頼りになるところ、事前学習が上手なところ等いろいろありますが、いざという時の体勢も考え大手の業者さんにお願いしていました。今回お話を伺い、専門力＆関係方面へのパイプという点で、改めて大手はさすがと思いました。情報をありがとうございました。

回答No.4

noname#12250

No1です。

donde様の質問の場合は修学旅行列車ではないですね。
当然ですが修学旅行専用列車以外の利用もできますので。

修学旅行専用列車以外でも他校との混乗はありますし、
一般列車で同車両で一般客との混乗も当然あり得ます。

donde様の学校の場合は教育委員会には特に問合せは必要ないです。
関修委でも問合せの必要もありませんし、そもそも
旅行会社から見積もりを取る段階では列車の日時は決まっていますからね。

ＪＲに直接問い合わせるのは控えたほうがいいと思います。
普通の社員では理解が困難ですし、発券などの手続きでも信頼できる
旅行会社を通した方が間違いないです。

お礼

jmd11 様、いろいろ教えていただき、ありがとうございます。学校側として出来る対策があれば・・と思ったのですが、「信頼できる大手の旅行会社さんでも無理なら、どうしようもないのだな」と納得出来ました。「旅行会社を替えればどうにかなるかも」と思っている人はまだまだ多いので、ここでいただいた知識を広めたいと思います。信頼出来る旅行会社さんの選定、早めの書類提出、程良い催促、強運を祈願、で頑張りたいと思います。ご協力ありがとうございました！

回答No.3

goodpro

リンク2の内容の申込書などが必要になります。
また、人数が少ない場合は時刻表上の
定期列車・臨時列車を利用する形となります。
　相乗りの場合は、各自治体の教育委員会に問い合わせることになります。
普通車でありますと200人/2～3両に満たないことがあれば、通常の列車に乗り合わせることになります。また、運賃は最低でも50ｋｍ以上で、ある程度の人数でないと元が取れません。
　学校団体は九ヶ月前から二ヶ月前までの予約となっています。それより後になると座席の手配などが非常に厳しくなりますし、
一般のお客様と座席が重なるという自体にもなりかねません。
　一番良いのはJRに直接訪問などをし問いあわせたほうが良いかもしれません。

参考URL：

http://www.jreast.co.jp/kippu/0702.html#03,http://www.jreast.co.jp/ryokaku/02_hen/02_syo/05_setsu/index.html#43

お礼

goodpro様、情報をありがとうございました。お返事が遅くなって申し訳ありません。
１学年の人数はそう多くもないので、「人数が少ない場合は時刻表上の定期列車・臨時列車を利用する形」に当てはまると思います。
　手続きについてですが、情報収集したところ小学校の場合は特になく、９ヶ月以上前に旅行会社と契約するだけのようです。中学校・高校の場合は、ＪＲから提示される列車（期間限定・時間限定の便－普通・臨時・専用列車有）の中から選んで１年月半前に届けることにより、特急料金も割引されるシステムのようです。
　いろいろ資料を読ませていただき、参考になりました。これからは旅行会社さんの説明が以前よりは理解出来そうです。ありがとうございました。

回答No.2

travelKENKEN

新幹線にしても在来線にしても、他校と相乗りの修学旅行専用列車でしょうか？　そういう列車の走っている地区では、学校や旅行社、ＪＲなどで構成する修学旅行委員会で日程を調整してから、ＪＲに申し込むのではありませんでしたっけ？

地区の修学旅行委員会によって内情が違うのではないかと思います。

参考URL：

http://www.jstb.or.jp/15jigyou_b.html

お礼

travelKENKENさん、ご回答ありがとうございます。お返事が大変遅くなり、申し訳ございません。
　修学旅行専用列車については、以前は専用列車に乗ったこともあるようですが、最近は聞かないです。少子化やＪＲ改変の影響でしょうか。修学旅行委員会というのも、この辺では聞いたことがありませんでした。情報収集したところ小中高とも無いようで、人数調整は旅行業者とＪＲでやってくださっているのだと思います。列車が混み合うとはいっても、日にちをずらせば何とかなる位の規模なのでしょうね、この辺は。地区によって色々事情が違うものだと分かりました。ありがとうございます。