組織の上層部に限ってメールを使わず 意思決定が遅くなる

質問

ある近代的な組織に属しています　およそ　1/3　がメールでことを決めていますが　そのほかの　人特に年配の幹部がメールを使わず電話やFAX　です。中にはパソコンが嫌いという人もいますが　いずれも　メールくらい使いこなす能力がもともとある人ばかりです。大部分は食わず嫌いと思います。
　メールを使わない人のほうが多いため　相変わらず　FAX　や電話で　会合の人数決定や　その他重要事項も意思決定が　遅いです。　メールを　呼びかけても　幹部のえらいさんに使わない人が多いので　答えてくれません。現状は　メールと　FAXの二度手間です　この点もコスト高です。何とか　全員メールをするように　2年がかりで呼びかけようと思いますが、メールで　呼びかけたところ　早速　今までの功労の在った高齢者をないがしろしするとは！　と反発を食らいました。今までは功労者でも　これでは　今後はブレーキ役です。年配のひとに　メールを導入していただく方法はないでしょうか？

回答No.2

Lt_Cmdr_Data · ベストアンサー

「行政」のカテゴリーで質問される内容かどうかは...
そもそも、行政組織の問題ではなくて、もっと一般的な組織や人の問題だと思います（同内容の悩みは民間企業でもあるはずです）。

根本的な原因がいくつかあると思います。
例えば、
１　使い方を覚えるのが面倒
２　他の人（特に幹部）が使っていないので、自分が先に使い始めるのは気が引ける。
３　電子メールでのやり取りは、下っ端の仕事（コピーや、ワープロでの清書と同程度）と考えている。
４　基本的に、記録が残るので、失敗したときに不安。
５　その他
などが挙げられます。
こうした部分を解決することが、先に進むことだと思います。
１や２については、何人かの先進的な幹部などがいれば、その人に追随していく傾向が出てきます。
そうすれば、３の問題も、自然に解決します。
４については、なるべく、失敗しない方法を、根気よく教えたり、あらかじめ設定をしてあげる方法があります。
１とも関連しますが、あて先間違いなどの操作ミスは、アドレス帳などを工夫することで、ある程度回避できます。

使える人が協力するという姿勢なしには、先に進みません。
これは、メールなどのＩＴに限ったことではありません。
ビジネスや、社会でも、強者からの一方的な押し付けと捉えられる限り、新しいことは受け入れられません。
こうしたことが、「今までの功労の在った高齢者をないがしろしするとは！」に現れていると思います。
逆に、質問者がマージャンを知らないとして、幹部から「マージャンできないのか？それくらい覚えとけ」といわれた場合を考えてください。
全く逆の立場で、同じ関係になると思いますよ。

メールなど、ＩＴ分野に関しては、自分が強者であることを念頭に置きながら、接するようにした方がいいと思います。

お礼

すばらしいご意見ありがとうございました。押し付けにならないように　やってまいりたく存じます。押し付けと　とられるほうにも　問題が　ありますが　全く逆の立場でも　ものを考えていくようにしてまいりたく存じます。

回答No.3

noname#11353

こんばんは！

FAXとメールだとどれくらいの費用の違いになってくるのでしょうか？
私はメールの遅延が心配なので社内連絡にはFAXを使っています。
もしくはメッセンジャーのようなものですね。
もし年間で結構な費用の削減に繋がるのならば、数値を出して説得すべきですし
私のように管理や遅延を考えてFAXがいいという人間もいますので
その辺の折り合いでしょうかね？
ちなみに私は24歳です。FAXだとファイルにまとめておいて
手軽に取り出せるので便利です。メールはパソコンがないとアウトなので^^;

お礼

費用として数字に　ならない　便利な点があると思います　そういう点を説明するのが　なかなか　難しいのです　一回10円のFax　代や　紙代　しか　実際に費用の削減につながらないので　直接的な金額的なことでは　変わらない。メールは　PC　が無いとダメというなら　FAX　は　紙やトナーが　無いとアウトと思います　手軽に取り出せるのは　せいぜい　書かれたものが数十枚までで　それ以上　1000枚くらいになると
取り出しは　不可能に近く　メールの検索機能が上回ります。

回答No.1

rio_d

こんにちは。

「今までの功労者をないがしろに」と言った人は、その功労者さんがメールを使えないと小バカにしてるんでしょうねぇw

具体的に費用削減の期待値を提示し、上司に相談した方が良いと思いますよ。
一番説得力を持つのが数字です。具体的なデータも無く「手間が省ける」「費用を削れる」では、特に偉い方々は首を縦に振りません。
通信費、ＦＡＸ作成と送信にかかる人件費を出し、その頻度から年額どのくらいムダなのかを算出すれば、理解ある方はわかってくれます。

それで動かないのであれば、もうどうすることも出来ないと思います。退職されるのを待つしかないでしょう。

お礼

ｒｉｏ＿ｄ様　　ありがとうございました
そうですね　おっしゃるとおりです　高齢といってもワープロや　ＦＡＸが使えるなら　メールはできるはず　それを　できないと　馬鹿にしているのでしょう。
数字ですね　そのとおりだと思います。　何事も　具体的な数字が　説得力を　持つのですね　rio_d様も　同じようなことを経験されているようですね。