エクセルでつくった住所録を・・・

質問

封筒に宛名印刷をしたいのですがマニュアル本を見ても方法が記載されていませんでした。出来そうで出来ないのでしょうか？それとも何か別にソフトがいるのでしょうか？ダメならWindowsなら出来るのでしょうか？ついでにその方法もご教示下さいませ。

iMac G4 700/256/40G/COMBO
office v.X

回答No.3

EG4 · ベストアンサー

Excelのデータを流用して住所を印刷したい場合は、Wordの差し込み印刷機能を使ってExcelデータを利用する形になります。ですので、マニュアルはWordのヘルプを参照しないとわかりません。

※Wordのヘルプの「差し込み印刷を使って定型書簡、宛名ラベル、他の文書を作成する」＞「データファイルを利用する」に書いてあります。

まずはExcelの住所録データでしっかりフィールド（郵便番号、名前といった印刷項目）を作っておきます。Excelの一番上の行に、左から「郵便番号」「住所」「名前」「敬称」といった感じで並べてください。実際のデータはその下に入力していきます。敬称は、名前が会社だったり個人だったりする場合に役に立ちます。名前なら「様」、会社なら「御中」を入れておきましょう。

データができたら、Wordの「ツール」メニューから「封筒の作成」を選択します。表われた「封筒の作成」ウィンドウには「宛先」と「差出人住所」というのがあります。宛先が同一の場合は、Excelのデータを使わずとも、ここで入力すればOKです。今回はExcelの住所録を使うので、ウィンドウ左下の「差し込み」ボタンを押してください。差出人住所は自分の住所です。必要なければ「差出人住所を印刷しない」をチェックします。

差し込みを押す前に、印刷したい封筒のサイズを決めておきます。「プリントオプション」の「ページ設定」を押すと、おもちのプリンターで印刷できる封筒のサイズが表示されるので、印刷したいサイズを選んでおきます。

「差し込み」を押すと、「差し込みマネージャ」ツールバーと新規書類としてレイアウトのイメージが作成されます。このツールを上から順番に設定していけばOKです。このイメージは封筒のサイズによって変わります。

まず、「データファイル」欄の「取り出し」＞「データ文書を開く」を選んで、Excelの住所録データを選びます。「MicrosoftExcelのワークシートを開く」というウィンドウが表われるので、データが入っているシート（通常はそのままでいいでしょう）と、選択範囲を「ワークシート全体」にします。

すると、「差し込みフィールド」欄にExcelの一行目で設定した名前や住所といった項目が表われるので、それをレイアウトイメージの「フィールドをこのボックスへドラッグするか、またはテキストを入力してください」というボックスに直接ドラッグ＆ドロップして、改行やスペースを使って印刷するときのような配置に整えます。
なお、ここに入力しなくても、書類ないならどこにでもフィールドを配置できますので、例えば封筒の中央に住所を印刷したいような場合はこのボックスを消してしまっても構いません。

レイアウトができたら、「差し込み」＞「新規文書へ差し込み」ボタンを押すと、実際に住所などが流し込まれます。ここで確認して大丈夫そうだったら印刷してください。

多分最初は微妙にずれたりすると思いますので、まずは1件しかない住所データを使って慣れた方がいいと思います。手順は面倒ですが、使い慣れれば宛名ソフトなんていらないですよ。せっかくのOfficeですし。また、フィールドを統一しておけば、あとで住所録データを入れ替えるだけで使い回せるのでとっても便利です。私はこの辺が宛名印刷ソフトよりも柔軟なので、WordとExcelで作ってます。

ちなみに、画面構成は異なりますが、もともとウィンドウズのWordにもしっかり備わっている機能です。

わかりにくいと思いますが、ヘルプなども参照して頑張ってみてください。

参考になれば幸いです。

回答No.2

noname#40524

宛名印刷をする場合まず必要なのは住所録です。
これはエクセルでも可能です。
次にレイアウトも可能ですね。
しかし、複数の宛名印刷をする場合は『差し込み印刷』をする必要が
有ります。（此れはワープロの機能です。）
これは不可能です。
＊ワープロ側からエクセルのデータを利用すれば可能？
良くウインドウズの方が書類を作るのに平気でエクセルで作って
居られる様ですが…
と言う訳で、素直に年賀状ソフトを買って作りましょう。
（これはファイルメーカで可能です。）
プリンターに添付されている時が有ります。

回答No.1

Fjord

できますよ。付録に住所録印刷のテンプレートありませんか?
簡単なのは、市販の年賀状ソフト(^_^;)