美人、敏腕、影のドン? 秘書の実態にせまります

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はじめに

Photo by OたすK隊
華やかだったり、右腕だったり、実は影で操っていたり・・・?と色々とイメージが膨らむ「秘書」という仕事。今回はそんな疑問を解決できるような「プロフェッショナル」として活躍している秘書のQAを集めました。

秘書とは?

今している事は

1.社長のスケジュール管理
2・毎日、社長へスケジュールの確認
3・飛行機や電車等の交通の予約
4・宿泊先の予約
5・他社など伺う前と伺った後は事前に電話や手紙などであいさつをする
6・接待先の予約をして、そのお店にも事前に電話をしておく。
このくらいです。
私はたまに出張先に付いて行ったり、接待もたまに行きますが、特に社長に付いて回ったりしている訳ではないので、接客もしています。

ということで、どこまでもビジネスなんです。

秘書とは?

・上司の指示通りに動けばいいだけ→これはどの仕事に就いても最低限守らなければいけない事です。
・おとなしくしていなければいけない・あくまで黒子的存在→「秘書」なのですから「上司のサポート」が目的の仕事です。絶対に社長よりしゃしゃり出たり目立ってしまってはいけませんし、ずっとおとなしくしていても他社の方などから「おかしな子」「こんな子を連れているこの人(上司)はどうなんだ?」と思われて、上司の印象も悪い方向へ行きかねません。出るところは出ていかないと自分も成長しません。

・どんな事がつらく、どんな時にやりがいを感じるか
つらい事はありません。やりがいを感じる時は、上記の5・6や接待に出た時など相手と上手くいって相手との繋がりが深くなった時などです。
・現在(秘書以外への)転職は考えているか
私の場合、接客も兼ねているので正直今の仕事はトータルで考えても楽しいですし、やりがいもあります。なので今の所、転職は考えていません。

秘書とは?

やりがいを感じるとき。
→やっぱり何かをして、ありがとうとか助かった、との言葉を頂いたとき、
に尽きるでしょう!
退職する際には、担当していた社長等に送別会をして頂いたり、ご高齢の役員さんが
涙ぐまれていたり。また、秘書していたことによって、役員さんから他の支社の総務や
秘書担当の方と親しくさせて頂いたこと、ですかね。

やりがいと誇りを感じる仕事なんですね。

秘書に求められるスキル

秘書についてですが、私の会社のことをお話ししますね。

社員4000人ほどの会社なのですが、本社では「専務以上」の役員に一人ずつ秘書がついています。
全て正社員で、短大卒であれば秘書科を卒業して秘書検定をクリアした人達です。
社長秘書は秘書科出身ではないのですが、学歴が非常に高く、超一流私大卒業、TOEIC800点以上の才媛です。
また非常にキレイな言葉遣いを自然に身につけています。
本社の役員秘書に派遣の方がなることはまずありませんし、社長秘書の例を除いては秘書科出身者以外(…というより、秘書検定を持っていない人)もいません。
条件はちょっと厳しいです。

本社以外の支店等ではどうかといいますと…正式な「秘書」はやはり専務以上にしかつきませんが、支店長、所長といった人達には、総務等の女性の中から中堅の女子社員が秘書代わりについています。
業務は秘書業務と殆ど同じですね。
ただ、正式に秘書という肩書きにはなりませんので、名刺等に「秘書」の文字が入ることはありません。居室も総務等のままです。
彼女達も全員正社員ですが、こちらは特に秘書科を卒業していなければいけないということはなく、むしろ、入社してから10年以上の方が「痒いところに手が届く」サポートを行っています。(^.^)
新人がこの任につくことはあまりないですね。
社内の事情に詳しいエキスパートを採用しています。

「秘書」という仕事はその名前の通り、その会社の機密事項を取り扱うことになります。ですから、派遣の方をその任に当てることは恐らくないと思います。あるとしても、非常に稀ではないでしょうか…。
もし秘書を目指されるのであれば、秘書検定を取り、実務経験を添えた上で正社員として採用を申し込むのが最も良いと思いますよ!
それから、最低でも国際電話の応答がスムーズに行えるだけの英語力を身につけてください。
以前、私の会社が「秘書」の中途採用を行ったのですが、「最低でも国際電話の受け答えができる英語力」が条件に入っていました。

夢を壊すようなことを言ってしまって申し訳ないと思うのですが、現実としてなかなか難しい職業であるのは事実です。
私の友人は秘書科を卒業して秘書検定もクリアしましたが、配属された秘書課の「事務業務」に終わってしまい、入社後5年経っても「秘書」にはなれませんでした。
結局、その会社を辞めてイギリスに留学しちゃいましたね…。(^_^;)

ただ、私の後輩の様に「中途採用」で秘書になった人もいます。
ですので、自分を売り込むことができる業務経験と資格をしっかり取り、英語だけではなくフランス語や中国語(これは重宝されます)等も身につけておくとチャンスが来た時に勝負をかけられると思いますよ!

大きな企業の秘書だと求められるスキルはレベルが高いですね…!

秘書に年齢制限はある?

秘書の年齢制限

勤務先の秘書たちを見て疑問に思ったのですが、日系の大企業の場合秘書に応募できる年齢制限はあるのでしょうか?

わが社の秘書たちは
(1)ミドルマネジメント(部長)付き・・・若い子が多い。お飾り的な印象。派遣社員を雇うことが多い。
(2)トップマネジメント(社長・取締役)付き・・・・容姿不問でかなり年配の女性(見た目40~下手すると50代??)。失礼ながら見た目がふてぶてしいおばさま、という貫禄のあるタイプ。語学堪能でものすごく頭が切れる。

これは日系ならどの企業もこんな感じなんでしょうか?
また、(2)は40代~50代でも経験と実力があれば転職で採用されるんでしょうか?

私は30代ですが、現在秘書もしています。
はっきり言って好みじゃないかなと思います。

部長であれ、社長であれ年齢問わず、気がきく事が大前提でしょうか。
大体、大手の社長になると50・60代という年代になり、秘書が若すぎて会話もできないのも困るので
40代~50をさしているのかもしれませんが、
見栄を張りたい社長だっていますし、
外部でも恥ずかしくない子がよいのでしょうかね。

年齢はひとつのたとえみたいなものではないでしょうか。

年齢は幅広そうですね!

未経験での秘書への転職

初めての職場で秘書をやっていました。
秘書と言っても役員さんの雑務担当レベルで、充分一般事務のみの経験者でもやっていける
秘書というのも結構あると思います。
(私の場合はどちらかというと↑こっちです)
一方、本当に役員さんの片腕として活躍する、ちょっとレベルが高い秘書の方もいます。

後者の方は少し難しいかもしれませんが、前者の方は、一般事務のスキル、気配り、社交性と
後は求人のチャンスさえあればそう難しくないと思います。

規模や内容によっては、未経験からでも秘書になれる可能性はありそうですね。

秘書検定とは?

秘書技能検定は「秘書」と名前がついていますが、秘書になるための検定では
ありません。主にビジネスマナー全般、冠婚葬祭や対人接遇の機微やルール、
ビジネス文書のルール、時事問題や用語等の知識や、グラフや文書の作成の技
能等を試される検定試験です。たまたま「秘書の資質」を測る要素から構成さ
れているので、それらを総称して「秘書検定」となっている感じですね。秘書
というよりは社会人、ひいては大人としての魅力、人間力をアップするための
検定といえます。試験は筆記で「知識」と「実技」(ここでいう実技とは基礎
知識の応用力を試すケーススタディ式の問題のことです)を出題されます。ま
た、準1級、1級では二次で面接(ある課題についてロールプレイで実演をす
る試験)があります。

秘書といえば、秘書検定なイメージがありますね。

秘書検定は一般的名マナーなど社会人として身に着けておきたい

マナーが書かれているので、秘書になりたい人でなくても

勉強する価値はありそうです。

秘書について★

労基法では、秘書は「機密の事務を取り扱う者」と
して、管理・監督者と同等の扱いを受け、
労働時間、休憩及び休日出勤の規定が適用されません。

役員秘書?

役員秘書?

以前、合コンで役員秘書の女性と知り合いました。
話してみると、うちは大きい会社だのうちの役員は3000人をまとめているから大変だの、自慢話ばかりでした。
しまいには、うちみたいに大きな会社勤めてみなよとか言われて、その後は相手にするの辞めました。
役員秘書って偉いのでしょうか?
自分の感覚が世間一般とずれていると困るので、確認させていただきたいです。
サラリーマンの皆さん、いかがでしょう。

仕事の本質がわかっていない方は、結構勘違いされます。時々、忙しいと、秘書経由で、部長、課長に、業務命令を伝えてしまう事があります。そんな時、秘書の人は、自分の命令で、部課長が動くように、感じられるようです。又、部課長でさえ、秘書の前では、横柄な態度は取りません。TOPに伝わってしまうからです。そんな状況に置かれていると、自分が上位にいるような、錯覚に陥る秘書がいます。秘書としては、失格です。
その会社の秘書に対する教育が出来ていないのでしょう。

分をわきまえて、一流の秘書に!

秘書について

秘書について

秘書について

野次馬的な質問ですが、お聞きします。

私はまったく身の周りで縁のない話なんですが、秘書について気になっています。

というのは、友達の友達が現在秘書(女性)をやっているそうです。
一応面識もありますがその人となりは、留学経験があってそこそこ交流関係も広かったりするそうです。
秘書のイメージというと才色兼備な女性のイメージがありますが、スタイル的にも抜きんでた美人というわけではない気がします。
しかしあるコネがあり採用され、証券関連の会社の(雇われ)社長の秘書を務めているそうです。
公私共々気に入られているそうで、愛人として住まいやその他私生活もお世話になっているそうです。
というよりもそれが無くなれば、ごくごく一般的な給与だそうです。

あんまり誰にでも聞ける話ではないし、あまりに偏見が強すぎるかも知れませんが・・・

秘書(女性)という職業は、私生活もそういう(愛人関係)ものなんでしょうか?

そして秘書がつくような企業というのは、どれぐらいの規模の会社なんでしょうか?

その知人に個人的に特別な感情があるというより、秘書という職業の実態が知りたいと思っています。

ワンマン企業じゃないと公然と秘書を愛人扱いはできませんよ。
外部に漏れたらイメージダウンで商品が売れなくなります。株価も下がりますし
株主総会で追及されて役員解任なんてことも充分にありえますので。

ということで、あくまでビジネスなんです。

まとめ

photo by足成

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