上司との接点はまず「聞く」から!忙しい上司に報告・連絡・相談(ホウレンソウ)を上手く行う方法

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はじめに

Photo by 美女のモト編集部
皆さんは普段から会社の上司に、報告・連絡・相談(ホウレンソウ)ができてますか? 仕事の基本と言われている「ホウレンソウ」。適切に行なった方がいいのは分かっているけど、会議で忙しい上司を捕まえるのが大変で、いつでも全てが後手後手。何とかしたいけど話しかけるきっかけがつかめない…。そんなことってありませんか? では、いつも会議で忙しく捕まえるのが大変な上司に「ホウレンソウ」をスムーズに伝えるためにはどうしたらいいのでしょうか? 働く女子応援アプリ「美女のモト」がQ&Aサイト『OKWave』に寄せられた「報連相(ほうれんそう)を上手く行う方法!」というお悩みをピックアップ。ワーク・ライフバランスコンサルタント小室淑恵さんからのアドバイスと合わせてお届けします。 イラスト(C) シンフィールド/よぷのん

【お悩み】報連相(ホウレンソウ)が上手くできなくて悩んでいます。いい方法を教えて下さい

報連相(ほうれんそう)を上手く行う方法!

技術系の仕事(設計)をしています。
報連相(ホウレンソウ)が上手くできなくて悩んでいます。

何かあったらすぐ報告したり、業務に詰れば相談するのが
基本だと思います。
ただ、なかなかすぐに報告に行けないのです。
理由としては・・・
・上司が会議中で席にいないことが多い
・忙しそうでタイミングが掴めない
・自分の考えがうかばない
・怒られるのがイヤ(これは仕方ないですけどね)

特に自分の考えや、内容を理解せずに相談に行くと
かなり怒られます。
(自分も経験が少なくなかなか考えが浮かばない)

相談にいかないとどんどん仕事が遅れて怒られる。
そのまま相談にいけば怒られる。
最近、このジレンマにかなり悩んでいます。
何かよい処置方法とかありますか?
心の持ち方とかそうものでもよいです。
教えてください。

【専門家からのアドバイス】ワーク・ライフバランスコンサルタント小室淑恵さんはこう考える!

Photo by 美女のモト編集部
コミュニケーションは、まず「聞く」から!

上司への相談は、普段のコミュニケーションが少ないと、タイミングが掴みにくいものですよね。私も前職で上司に話しかけるタイミングを掴めず悩んだことがありましたが、ある時「聞く」から入るとコミュニケーションが上手くいくことに気がつきました。

上司が大きな会議を終えた後がチャンス

例えば、上司が大きな会議を終えた後がチャンスです。「お疲れ様でした」という言葉と一緒に、上司が苦労している点・疲れている点について声を掛けてみましょう。

「社長も出席された会議だったそうで、大変でしたね」
「今月の会議の議題は何だったのですか?」

上司は大きな会議では大きな孤独感を抱え戦っているので、「よくぞ聞いてくれた!」と喜んで話してくれます。うんうんとひとしきり聞いた後、「そういえば、○○の件で相談したいのですが」と切り出せば、相手も「自分の話を聞いてもらった」と感じているので、快く相談に乗ってくれるものです。

「聞く」コミュニケーションで相談のきっかけをつかむ

また上司が語る武勇伝。つい「またか」と思いがちですが、単に聞き流すのはもったいないです。相槌を打ち相手への関心を示しながら、こう聞いてみましょう。

「私も今、その頃の課長と同じような仕事をしていて、○○で困っているのですが、課長はどう解決されたのですか?」

上司にも自慢したいという気持ちがありますから、快く解決策を話してくれます。このように「聞く」コミュニケーションで、「あなたを尊敬しています」ということが伝わっていれば、上司も自然と心を開き相談にも乗ってくれるはずですよ。是非試してみてくださいね。

小室淑恵さん
(株)ワーク・ライフバランス代表取締役社長。多種多様な価値観が受け入れられる社会を目指し、「働き方の見直しコンサルティング」を900社以上に提供。二児の母。近著に「子育てがプラスを生む『逆転』仕事術」。
http://komurowlb.okwave.jp/info.html

人は話を聞いてもらうことで安心感を覚える

いかがでしたか?
今日のアドバイスは、会社の上司だけではなく同僚にも当てはまりそうですね。

普段、何もコミュニケーションを取っていない人に、いきなり自分の話を聞いてもらうのは至難の業。円滑なコミュニケーションは、まず"相手の話を聞く"ことにありそうですね。

早く伝えたい気持ちもありますが、まず一呼吸置いて相手の話を聞くことからはじめてみませんか?

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まとめ

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