わかりやすいメールを書く方法

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はじめに

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日頃メールを書く機会は多いと思いますが、「わかりやすい」メールを書くのはなかなか難しいものです。 カスタマーサポート業務で得た「わかりやすく書く」為のアドバイスです。

STEP1文字を詰めすぎない。

文字が詰まりすぎているメールは、それだけで読みにくい印象を与えます。
また、どこが重要な部分なのかもわかりにくくなります。
適度に改行を入れましょう。また、話題が変わる部分では1~2行の空行を入れましょう。

STEP2全体の流れを考える。

特にビジネスメールでは、以下のような流れで書くと良いでしょう。

挨拶

結論

結論に至った経緯

〆の挨拶

仕事のメールは忙しい中読んでいる人が多いものです。
ずらずらと経緯を述べるより、先に一番伝えたい事を最初に書いてしまうほうが親切です。

STEP31つの文を長く書かない。

書く事に夢中になると、ついそのまま長々と続けた文章を書いてしまいがちです。
読点ばかりで長く続けずに、適度に句点で文章を区切りましょう。

まとめ

自分が読んだ時に読みやすいか?という観点で何度も推敲する事が大事です。

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