【ビジネス】会議を長引かせないための進め方

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はじめに

「始まりの時間にはみんな厳しいのに、なぜ終わりの時間は守らないの?上司に強く言うわけにもいかず…でも内心怒ってます!時間通りにおわらせたーい!」 話の枝葉が伸び、ダラダラと時間超過…結局結論が出なくて会議が終わらない! こんな悩みを持っている方は多いのでは? 時間管理が出きれば他の業務に時間を割けますし、実はしっかり結論が出て効率的です。

STEP1●アジェンダ(目次・課題)を作り共有する

なんで集まったの?
今日何を話すの?
どこまで決めるの?
誰が何をするの?

これがわからないというのが会議が長引く一番の要因です。
事前に
①どこで
②何時に
③誰と誰と誰が集まるのか

④この会議の題目
⑤趣旨・目的
⑥話し合いたいことをいくつかのセクションに分けて記載
⑦会議までに準備しておくこと・もの(ブレストであれば事前にある程度の趣旨を伝えてアイデアを持ち寄ってもらうなど)

を明文化し、出席者に共有しましょう。

STEP2●アジェンダから話す

「本日は~~について、○○と○○をお話するためにお集まり頂きました。○時までに~~までを話し合いたいと思いますのでよろしくお願いします」

と冒頭にテーマ、アジェンダの要点、時間を伝えておくと無意識に時間意識が生まれます。また、議論がそれた際に「本日は○○を決めたいので、その件については後日別途お時間をいただき、相談させてください。」と話を遮り易くなります。

STEP3●ファシリテーターを立てる

全員が議論に入ってしまうから様々な主張が入り混じり、余計内容やそのミーティングの趣旨がわからなくなってしまうというのが大きな問題です。
ファシリテーターを立て、議論の本筋から外れたら引き戻す、話が入り交じってきたら一度整理するなど、議論の内容でなく議論の進め方を管理する人がいると全員の意図が見え、話がまとまりやすくなります。

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ファシリテーター(英語: facilitator)とは、会議やミーティング、住民参加型のまちづくり会議やシンポジウム、ワークショップなどにおいて、議論に対して中立な立場を保ちながら話し合いに介入し、議論をスムーズに調 整しながら合意形成や相互理解に向けて深い議論がなされるよう調整する役割を負った人。参加者やデザインによっては、意見交換だけでなく、視覚に訴える手法や、身体の動きや移動をつかった技法、感情を扱う介入をする場合もある。ファシリテーターが参加者の立場も兼ねる場合もある。
以前はオルガナイザーに含まれていた役割が、つまり進行の過程の専門家として、分離独立して認められるようになってきたもの。したがってファシリテーターはミーティングで扱われる内容そのものの専門家である必要はない。(Wiki)

STEP4●タイマーを使う

ライフワークバランスを中心にコンサル業をしているWLB社では、会議の際に大きく数字が出るタイマーを使用しているそうです。
アジェンダごとに時間を決め、「この案件は○分以内に結論を出す」というのを卓上で全員が共有することで、自然と結論に向かって話をすることができるようになります。

置き型のタイマーではなく、アイパッドなどのタイマー機能を使ってもいいでしょう(数字が大きく表示されればOK)

STEP5●ギリギリの時間に魔法の言葉を

会議時間が残り5分、、、なのにまたあの人が話しだした...!
そんなこともよくあります。そんなときは、話のスキマにすかさず

「会議の残り時間が5分となりましたので、お話中ではありますがまとめに入りたいと思います」

これをいうと、その会議中に解決しなければならないよっぽど大きな問題が発生していない限り全員がまとめに入るため頭の中を整理し始めます。タイミングが難しくはありますが、非常に効果的な一言です。

STEP6●それでもダメなら時間ブロック

それでも伸びてしまうのは、出席者の次のスケジュールが埋まっていない余裕から。
会議室の利用が15:00までだとしたら、15:00から別のミーティングをその会議室にアサインしてしまいましょう。

もしくは、会議を延ばす要因になりがちな人の、会議以降のスケジュールを埋めてしまうことも手です。

STEP7●会議後にはレポートをシェア

会議で結論が出ていないと、次の会議でまた同じことでダラダラと話すハメになります。
最初に作ったアジェンダと同じ流れで

①どこで
②何時に
③誰と誰と誰が集まったか

④この会議の題目
⑤趣旨・目的
⑥話し合ったことをいくつかのセクションに分けて記載
 →要点のみをピックアップして記載。発言者の名前を記載する。
⑦会議中で生まれた結論と、それぞれのタスクと期日(担当者の名前を記載する)

これらをまとめます。
そうすると、次の会議の際にタスクの進捗状況と、それに合わせた新しいアジェンダを組むことができます。

まとめ

これらのちょっとした工夫や事前準備で会議は時間通りに終わらせ易くなります。 しかし、相手が上司だからとビクビクしていては結局時間管理の意識を持ってもらった所で時間通りに終わらせることは難しいでしょう。 いかに話の腰を折ったり、不必要な叱咤・風呂敷広げ、代案のない否定を繰り返すメンバーを抑え、会議をスムーズに終わらせるかは、「イザという時に面と向かって言えるかどうか」にかかっていると思います。 やんわりとその旨を伝えるスキルも一緒に磨かないといけないかもしれないですね。。。

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