良い電子メールを書く方法

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はじめに

Photo by 折戸さん
いつでもどんな時間でも置くることができて、バッチリ記録が残り沢山の人に一気に連絡できるなど便利な電子メール。最近では仕事のツールとしてすっかり定着してなくてはならないものになりました。ですが、まだまだコミュニケーションとしては最近のものでマナーが一般的にはなっていないようです。
今回はそんな電子メールでのコミュニケーションをより良くする方法を紹介します

STEP1最低限の挨拶はする

電子メールの書き出しをいきなり要件にしてはいけません。お世話になっておりますなど必要最低限の挨拶は入れておきましょう。さらに、上司や、取引先など相手によってより丁寧になど気を付けましょう。

STEP2件名は短く、要件をまとめる

件名、タイトルだけでも内容がわかるようにしましょう。あまり長くならないように気を付けましょう。とくに〇〇の〇〇の〇〇する件など、「の」が連発してしまいがちなので気を付けましょう。また、返信にRe:をつけても問題はないですが、できれば件名を書き換えた方がわかりやすくなります。

STEP3要件はたくさん詰め込まない

1メールで複数の要件を書くと、あとで情報が見つからなくなったりします。できるだけ1件ずつ要件を書きましょう。

まとめ

添付ファイルに注意
コンピュータウイルスに感染すると不特定多数の人に迷惑を掛けるので気を付ける。

時間を決めてチェック
メールは定期的にチェックしましょう。ただし、そのことばかり考えているとメール処理で1日終わってしまったりします。いま返せないのであれば、読むのもやめるのがコツです。また、返事に時間がかかりそうなら、とりあえず反応だけはしておきましょう。

一斉送信に注意
社内の秘密情報をお客様に送ったりしたら大変です。CCなどに追加する場合には宛先に十分注意しましょう。

夜中に書かない
気持ちが高ぶって恥ずかしい文章を書いてしまいます。

必要なもの

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