応接中の人に緊急の要件を伝える方法

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はじめに

会議や接客にはいっている相手に
緊急の用件の電話が入った場合、
どう取り次げばよいのでしょうか。

STEP1

 電話がかかった際、取り次ぎが難しい会議に入っている場合、「会議中
です」とは言わず「外出中」「席を外しております」とした方が良いです。
それでも緊急でどうしても取り次がなければならないこともあります。
そのときのポイントをご紹介しましょう。

STEP2

① メモを書きます。見やすくわかりやすいように書きます。できれば、
 相手が「イエスorノー」で答えられる書き方が良いでしょう。

STEP3

② 応接室のドアをノックします。返事が合ったら静かに入室し、ドアを
 閉めて会釈します。お客様に向かって「失礼致します」とお辞儀をし、
 それから社内の人の傍に行きメモを見せましょう。

STEP4

③ 返事をもらい、再びお客様に「失礼致しました」と言ってお辞儀をし
 ます。そしてドアの前に立ち、会釈をしてから静かにドアを開けて退出
 しましょう。

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