Gmailでよく使う文章をテンプレートとして保存しておく方法

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はじめに

Photo by ぽたる
実はGmailにもテンプレート機能があるってご存知でしたか!?その作成方法をガイドします。

STEP1

ビジネスメールって、決まり文句が多いし、そもそも宛先は違えど、同じようなメールを何度も送信する機会が多いですよね。そのたびに毎回イチから文章を起こすのは面倒。そんな時に便利なのが「テンプレート」機能なのですが・・・Gmailにはこれが無いと思いきや、実はありました。

STEP2

まずはあらかじめテキストやWordで保存しておきたい文章を用意しておきます。
もちろん、直接打ち込んでもOKです。

STEP3【設定する】

1)Gmailを開きます。

2)「設定」をクリック

3)「Labs」をクリック

4)「返信定型文」を有効にする
  (結構下の方にあります)

これで下準備はOK

STEP4【テンプレートを作る】

Photo by ぽたる
1)Gmailを開きます。

2)メールの作成をクリックます。

3)ステップ2で用意した文章をコピペするか、直接文章を打ち込みます。

4)件名の下にある「返信定型文」の横のプルダウンをクリック

5)「返信定型文」をクリック

これで作成完了です。

定型メールを送信するときには普通に「メールを作成」をクリック。「返信定型文」をクリックして、先程保存したテンプレートを「挿入」。

STEP5【作成したテンプレートの使い方】

1)「メールを作成」をクリック

2)「返信定型文」の横のプルダウンをクリック

3)「挿入」一覧から挿入したいテンプレートを選ぶ

これで作っておいたテンプレートを毎回呼び出すことができます。

まとめ

実際やってみたら驚くほど便利な機能です!

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