管理、保存のしやすいファイルの仕方

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はじめに

書類や資料、コピーしたものなどをファイリングしても、思ってたよりもきれいにまとまらなかったり、どの資料がどのファイルに入っているかわからなくなったり、出し入れが面倒なことになったりしていませんか?でもコツさえ掴めば、自分好みのファイリングができますよ。

STEP1①保存文書は、サイズを統一しよう

紙のサイズ規格というものはご存知ですよね。国際規格のサイズがA判・アジア特有の規格サイズがB判です。
それから、A1を半分にしたのがA2、そのまた半分がA3です。(B判も同じ)

一般的によく使われるのがA3、A4、B5あたりですよね。
ただ、A4では大きすぎるし、A5では小さすぎる・・・という時、B5は手頃ですが、だからといってB判も使ってしまうと、保存の際、ファイル用品は倍の種類が必要になるので、収納スペースに無駄も生じやすくなります。

一次的に何かを知らせる内容、用事が済んだら破棄しても大丈夫な文書のコピーに使用する時にはB5は手頃だと言えます。

STEP2②ファイル選びは、「出し入れシーン」をイメージしよう

ファイルは大きく分けると「穴あり」「穴なし」の2つに分けられます。用途に合わせて、うまく使い分けていくことがポイントです。いずれにしても、重要なのは「いかに簡単に取り出せるか」と出し入れの際のイメージをすることです。すると、どの位置にラベルを貼れば探しやすいかなどもわかってきます。

STEP3③書類作成時に、最終保管方法も決めておく

活用した後、ある期間保管する必要がある書類は、作成した時点で最終保管の状態を考えておきます。すると、サイズはおのずと決まってきますし、必要なら、穴を先にあけておくことも思いつきます。
さきに考えてやっておくと、忙しくてもすぐファイリングできるようになり、書類が溜まらなくなります。「今は時間がないから後で・・・」となって、山のように溜まらないようにしましょう。

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