同じメールを複数人に送る方法

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はじめに

名刺交換した相手への、セミナー案内や商品情報メールなど、「同じ内容を大量に送りたい、けどBCCはちょっと嫌」という場合はよくあります。うまく「ひとりひとり宛」に送る方法をご紹介します。

STEP1

メール一括送信サービスを利用したり、専用ソフトを使う方法もありますが、ExcelとWordを駆使して何とかすることもできます。

<下準備>
Excelファイルで、データを1枚目のワークシートに入力し、なおかつ見出しを1行目に入れておくこと。項目(列)の並び順はとくに規則はありません。
Wordは、Excelを参照させて差込印刷する場合、タブが最も左にあるシートしか認識しないうえ、シートの第1行目を自動的に見出しと判断するためです。

STEP2以下が手順です。

1.Wordを起動し、「ツール」→「差込印刷ヘルパー」でウイザードを表示。
2.一番上の「メイン文書」と書かれた下の「作成」ボタンを押し、「定型文書」を選択。
3.作業文書をたずねる質問には「作業中の文書」を選択。
4.データファイル欄は「データファイルを指定」→「データファイルを開く」で、あて先を入れたExcelファイルを指定する。続いて開く画面で「ワークシート全体」を選び「OK」をクリック。

STEP3

5.ここまでの作業でいったんWordの画面に戻ります。ツールバーの下部に「差込フィールドの挿入」というメニューが現れています。
6.ここをクリックすると、Excelの「あて先.xls」ファイルの見出し項目が表示されます。この中から「氏名」を選ぶと、Word文書の中に「《氏名》」と入る。これが「差込印刷フィールド」で、この部分にExcelシートの「氏名」列の内容が一つずつ流し込まれます。

STEP47.メール本文を入力します。

8.本文が完成したら、ツールバーの下部の中から、「差込印刷ヘルパー」ボタンを押して、差込印刷ヘルパー画面を再び開きます。
9.「データの差し込み」の「差し込み」ボタンをクリック。「差し込み先」を「電子メール」と指定します。続いて、「設定」ボタンを押し、「メール/ファックスのあて先データフィールド」として差し込みフィールド一覧から「メルアド」(参照するExcelファイルによって呼称は異なる)を選びます。
10.件名を入力して「OK」ボタンをクリック。最後に「差し込み」を押せば数秒後にメールソフトが起動し(・・・しない場合もあるけど、次にメールソフトを起動したときには必ず)メールが自動送信されます。

STEP5

あまりに大量に送りすぎるとサーバがエラーを起こします。何通までOKか、サーバ管理者に確認してから実行してください。

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