名簿の重複データを簡単に抽出する方法

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はじめに

Photo by ぽたる
サークルで書記になって会員名簿を作る係になったり、事務職で取引先の名簿を作ったりと名簿を作る機会は多いと思いますが、そういう時に役に立つ「重複データ検索」の方法をご紹介します。

STEP1

まずはExcelで名簿を作ります。

STEP2

まずはExcelで名簿を作ります。

STEP3

作った名簿に重複するデータがないか(同じ人のデータを2回以上打ち込んでいないか)関数を使ってチェックします。

STEP4

作った名簿に重複するデータがないか(同じ人のデータを2回以上打ち込んでいないか)関数を使ってチェックします。

STEP5(1)名簿の「氏名」の列を選択する

(2)メニューバーの書式をクリックする

(3)条件付き書式をクリックする

(4)条件付き書式の設定で、プルダウンをクリックして「数式が」にする

(5)その右横の空欄に関数を入れる

   =COUNTIF(氏名の列,氏名の最初のセル番地名)>1

(例)氏名の列・・A 
      氏名の列で一番最初に氏名が書かれているセル・・A列の2行目
      =COUNTIF(A:A,A2)>1 となります。

(6)その下の「書式ボタン」を押して、重複するデータが検出された場合、そのセルをどういう風に表示するかを選択します。通常、好きな色等を選択して、重複データのセルを色づけしたりしてわかりやすくします。



STEP6(1)名簿の「氏名」の列を選択する

(2)メニューバーの書式をクリックする

(3)条件付き書式をクリックする

(4)条件付き書式の設定で、プルダウンをクリックして「数式が」にする

(5)その右横の空欄に関数を入れる

   =COUNTIF(氏名の列,氏名の最初のセル番地名)>1

(例)氏名の列・・A 
      氏名の列で一番最初に氏名が書かれているセル・・A列の2行目
      =COUNTIF(A:A,A2)>1 となります。

(6)その下の「書式ボタン」を押して、重複するデータが検出された場合、そのセルをどういう風に表示するかを選択します。通常、好きな色等を選択して、重複データのセルを色づけしたりしてわかりやすくします。



STEP7

ステップ3の作業でどこかのセルに色がついたら、全く同じ氏名があるという意味なので、後は住所や電話番号などを見て、全く同じである場合は重複データであることがわかります。

STEP8

ステップ3の作業でどこかのセルに色がついたら、全く同じ氏名があるという意味なので、後は住所や電話番号などを見て、全く同じである場合は重複データであることがわかります。

STEP9注意点

最初に入力の仕方を統一しておかないと同一データとして抽出されないので注意しましょう。

(例)
岡本 太郎 と 岡本太郎
株式会社  と (株)   

など、同じ内容でも入力方法が違うと違うデータとして認識するので抽出されません。

STEP10注意点

最初に入力の仕方を統一しておかないと同一データとして抽出されないので注意しましょう。

(例)
岡本 太郎 と 岡本太郎
株式会社  と (株)   

など、同じ内容でも入力方法が違うと違うデータとして認識するので抽出されません。

まとめ

部活の名簿、サークルの名簿、幼稚園の名簿、会社の名簿、、、名簿なら何でもOK
ただし、最初に入力の仕方を統一しておかないと同一データとして抽出されないので注意しましょう。

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