心づかいが感じられるビジネスメール術

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はじめに

Photo by hana-haha
仕事での連絡をメールでする機会も多くなりました。ちょっとしたマナーで、心づかいが伝わるメールになります。メールの大切なポイントは・・・。

STEP1アドレス

仕事関係の方のアドレスは、アドレス帳登録の氏名に「様」をつけましょう。相手に届いたとき、表示されると敬称の無いのは呼び捨てのようなもの。宛名、CC、BCCも正しく使い分けていますか?

STEP2件名

件名はビジネスメールの命。件名を入れ忘れはNG!「こんにちは」などの挨拶は避け、本分内容を簡潔に表した題名に。一目で内容のわかる件名をつける。

STEP3本文構成

①宛名
メールの書き出しに、「部署名+役職名+○○様」を入れる。
②あいさつ・お礼
手紙ではないので時候の挨拶は不要。「お世話になっております」「メールありがとうございます」などに。
③改行
25~30文字で改行。3~5行の段落ごとに行間を空け見やすく。文は短く簡潔に仕上げる。

STEP4署名

ビジネスメールでは連絡先をのせた署名は利用。文頭を空けずに左詰めで作る。

STEP5返信

ビジネスメールの返信は、24時間以内を心がけて。また、相手のメールにそのまま全文を引用したままにせず、残したい場合は必要な部分のみを引用する。

STEP6送信先

送信ボタンを押す前に、必ずアドレスを再確認。誤送信は個人情報の漏えいや企業情報の露呈のもと。

まとめ

心づかいが伝われば、仕事も人間関係も円滑に進みます。

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