一日のタスクを管理する方法

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はじめに

ディレクター目線で。プロジェクトを進める際、発生したタスクをほかの職種の方に依頼する、という作業があります。依頼内容が決定していればよいのですが、ある程度調査を行う必要があったり、仕様を決めなければならなかったりと、依頼前に発生するディレクターのタスクも結構あったりします。ディレクターが起点となるわけですから、タスクを抱え込んで依頼するのが遅れ、プロジェクト全体が進まなくなるのはいただけません。

STEP1朝のメールのチェック

最低でも自分宛のメール、必要あれば自分の担当案件のメールだけは目を通します。ほかのフォルダは未読でもかまいません。ただのメールのチェックといっても休日明けの営業日などは数万件のメールを受信します。すべて見るとそれだけで1日が終わってしまいます。ですので、チェックしすぎて時間を取られ過ぎないよう気をつけます。

STEP2出社したらまず今日のタスクを洗い出す

今日やるタスクを洗い出します。あくまで“今日やるタスク”です。明日やるべきタスクや今週中にやるタスクなどはとりあえず置いておきます。洗い出したタスクを、私は手帳に書き出すようにしています。

STEP3今日のタスクの中で優先度をつける

A……「何が何でも今日やらなければならないタスク」
B……「できれば今日やるタスク」

Aの中でも優先度順にA1、A2……と数字をつけて優先度をつけるようにしています。つけ終えたあとは優先度順でタスクをこなしていきます。朝に15分だけこの時間を取れば、日中何度も次に何をやるべきか、やり忘れているものはないかを考える時間は必要ありません。

STEP4午前の時間を有効に

午前のうちに少なくともAのタスクをひとつは終わらせるようにしています。午前中はダラダラと過ごしてしまいがちですが、面倒くさいタスクを意識的に午前中で終わらせます。

STEP5タスクが完了したらやる気を保つためのアクションを

自分の行動に対してどんな些細なことでもよいので、何らかのご褒美を設定することも簡単なモチベーション維持になるかと思います。たとえば、タスクがひとつ終わればチョコをひとつ食べるなどでもよいかと思います。

STEP65分以内のタスクはすぐに片付ける

急に降ってきた5分以内のタスクは、タスクとしてリストアップしません。作業を中断してでもすぐにそのタスクを終わらせます。些細なタスクほど忘れやすいと思います。もしできないようであればすぐに今日のタスクに追加します。メールの返信であればすぐに返信するか、無理ならメールの宛名くらいまで書いておきます。モバイルに特化した話をしますと、新しいケータイが発売されることがわかれば、すぐに端末情報を登録するというケースがあります。ほかにも受託案件では、タスクの内容にかかわらず最優先せざるを得ない場合もあります。

STEP7週末に全タスクを見直す

週末に全タスクを見直し、今週できなかったタスク、来週やるべきタスクをすべて洗い出します。実はこれ、チーム内の決まりであり、毎週末チームのメンバーに提出することになっています。最初は正直、面倒くさいと思っていましたが、タスクの取りこぼしがなくなり、メンバーがどのような仕事をしているか知る機会にもなり、上司には自分の1週間の行動を報告できるよい機会となっています。また、来週やるべきタスクを整理することによって休日に「来週はあれもこれもやらないと」という無駄な思考から解放されます。休日は仕事のことは忘れて思いっきり羽を伸ばします。

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