• 締切済み

紙媒体の文書管理について（ＰＤＦ化で文書管理等）

現在、ファイル関係の文書はＮＡＳサーバーで管理しいます。 今回、紙ベースの文書を管理するシステムを考えていますが スキャナーで読み込みＰＤＦにして管理するしか方法が無いのかなと 思ってます。 文書管理システムは、多くのメーカーで発売されていますが 似たようなものです。 紙ベースの文書をＰＤＦ化して管理してもメリットがないような気が しますが、上司から検討するように言われてます。 実際に紙媒体の文書等をＰＤＦ化して運用されている会社の方 メリット　デメリットを教えてください。 あと　良いソールションも併せて教えてください。

みんなの回答

  • shintaro-2
  • ベストアンサー率36% (2266/6244)
回答No.2

>実際に紙媒体の文書等をＰＤＦ化して運用されている会社の方 >メリット　デメリットを教えてください。 PDF化しておけば、保管スペースが削減できるというメリットはあります。 テキスト化しておけば、後から検索可能とは言いますが、 大体、段ボールに入れて収納しておいたような文書は２度と見ないのが普通です。 何十箱も電子化した私の職場では、契約更改の都合で５年前の資料とか１０年前の資料を端から見直すといったことが茶飯事だったので、保管場所の削減と閲覧容易性の確保に役立ちました。 保存名を通番にして、リストに文書内容を記載しておくのが簡単でしょう。 デメリットはもちろん、HDDに保存しておいたデータが飛んでしまう可能性や 文書リストが無いときにあたりをつけて手捲り調査ができないこと。

  • yasuto07
  • ベストアンサー率12% (1344/10625)
回答No.1

メリットは大きな文書保管庫がいらない、、、その都度スキャンを確認したらシュレッダーにかければいい。 ただ、書式がＡ４など、統一していればね。 最近は両面スキャナーはやりですから、文書量により、台数も必要なんです。 また、本形式なら、耳を切る裁断機、BOOK40みたいなものが必要です。 スキャンのdpiを300にするか400にするかで、あとあとPDFで、若干違いが出ます。 スキャン時、検索できるPDFにするかで、ソフトで聞かれます、それだと400になるのかな。 名前の付け方を決めておくこと。2014-0001で行くのか、、、文書名で行くのか、それが決まれば、スキャンしまくる、 あとはHDDの準備、、二台体制、バックアップはどうするのか、そこまで考えないとね。

  1. カテゴリ
  2. パソコン・スマートフォン
  3. ソフトウェア
  4. その他Adobe製品

関連するQ&A

  • スキャナーした文書を全文検索するシステムについて

    紙ベースの書類をＰＤＦ等でスキャナーをかけて電子化する事を検討しています。 スキャナーした文書を全文検索するシステムは、ありますか教えてください。 それと実際スキャナーをして文書管理するメリットとデメリットを教えてください。 上司から検討をするように言われていますが手間がかかってしまいあまりメリットが 内容に思います。

  • お聞きしたいことがありまして、今、わたしは、紙媒体の膨大な資料をeps

    お聞きしたいことがありまして、今、わたしは、紙媒体の膨大な資料をepsonのプリンター付属のスキャナーで読み取って、 それを画像加工して使ったりしています。 一枚、一枚、スキャナーで読み取るのも手作業で、 しかも若干斜めになったり紙自体がもとから斜めに印刷されている場合、手間が非常にかかります。 紙媒体の膨大な資料をストレスなく、スキャナーで どんどん読み取れたりすることはできるのでしょうか？ また、スキャナーでＰＤＦやjpgなどにも選んで変換できたりすると助かります。 プリンター付属のスキャナーよりもこういうのがあるなど教えていただけると本当に嬉しいです。 どうぞお願いいたします。

  • 紙媒体とインターネット媒体のアンケートのメリットデメリット

    企業が消費者の意識を調査するためのアンケートを実施するとして、 紙媒体とインターネット媒体の違いによってメリットデメリットはあるでしょうか。 また、あるならどのような利点・欠点でしょうか。 ご存知の方がございましたら、ご回答願います！

  • 伝票や資料の電子化（PDF化）と紙ベースでの管理はどちらが効率がいいと思いますか？

    私は紙ベースではなくＰＤＦ化して管理したいのですが 上司に反対されます。 紙ベースのメリットが思いつきません。 契約書や大事な資料などは紙ベースのままがいいと思いますが 日々の伝票（控え）や大量の参考資料はインデックスやヒットしやすい名前をつけてPDF化し、 共有フォルダに入れておけば、紛失する恐れは少ないし 何より検索が楽だと思っています。 PDF化にはPrimoPDF(無償)などで対応しようと思っています。 実際業務の効率がいい・管理が楽なのはどちらだと思いますか？ 資料は月、３００枚くらい作成しています。 それをいちいち印刷して、パンチで穴を開け、ファイルに閉じ、 探す時も一枚一枚めくっていくのは非効率だと思っています。 ご意見よろしくお願いします。

  • ipadでPDF文書はどう読める？？

    ipadでPDF文書はどう読める？？ 仕事がら、英語のマニュアル本を何冊も持ち歩いています。 時にはこのマニュアル本がとても重くてかさばるので、この機に「ipadをPDF閲覧のためだけに」購入しようかと検討しています。 そこでご存じの方、すでにお持ちの方にお訊きしたいのですが、PDFファイルを、いかにも書籍のように（ページをめくったりしおりを挟んだり）扱えるのでしょうか？ 実際の書籍と比べた場合のメリット・デメリットも教えてくださると幸いです（特にデメリット）。この「PDF文書閲覧のためだけに」ipadを買う価値・意義はあるとお思いですか？ よろしくお願いいたします。

  • 紙文書のファイリングソフト

    紙文書のファイリングソフトを探しています。 ＃高速ＡＤＦスキャナ使用（キャノンDR-3020） ＃スキャン→ＰＤＦ変換 ＃できればさらにＯＣＲでテキスト変換して検索したい このようなソフトを教えていただけませんか。

  • スキャナーで紙文書を取り込み保存したいのですが・・・

    家の中が勉強の資料であふれかえっている為それをパソコンに取り込んですっきりさせたいと考えています。 また、取り込むだけでなくＣＤ－Ｒなどの記録媒体に保存をして家以外のパソコンでもその情報を見たいと思っています。 そこで、どのパソコンにもAcrobat Readerが入っているので、Acrobat07 Elements（５０００円くらい）というパソコンソフトを買いました。 しかし、そのソフトをインストールしてみたら、ワードなどのデータはＰＤＦ化できるのですが、肝心のスキャナからのデータ取り込みや編集ができなくて、失敗してしまいました。 どうやらもっと高いソフトAcrobat07 Standartと言うやつ以上でないとスキャナの取り込みができないようでした。 でも、そのソフトは３万位してとても買えません。 どうにかしてもっと安いソフトで、スキャナーからのデータを取り込んで、何枚かの紙を１つのＰＤＦにまとめられるようなものはないでしょうか？ しかも、どこでも（ソフトがインストールされていなくても）そのデータが見れるようなものがいいのですが・・・・ Acrobat07 Elementsを買って失敗しているのでなるべく１万以下でできるものはありませんか？ どうぞよろしくお願いいたします。

  • ISOの外部文書管理について

    ISO9001の4.2.3 f）で、「品質マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書を明確にし、その配付が管理されていることを確実にする」とあります。 法令は外部文書にあたると思うのですが、印刷物としてではなくネット上で閲覧し、利用しています。 その場合には文書自体は手元にないので、管理対象外と考えていいのでしょうか？ それとも管理しなければならないのでしょうか？ また、管理するとしたらどのような管理をしたらいいのでしょうか？ わかる方がいましたら、アドバイスをお願いします。 （食品製造業です）

  • ISO14001の電子文書管理の方法を教えてください

    ISO14001の文書管理を紙の文書で行っています。 配布となれば、たくさんコピーして紙を消費し、 ISO14001のために、紙の消費量が増えてしまうという、本末転倒 なことになっています。 文書の承認までは、紙で処理し、コピー配布によって行っていた、 周知以降を電子化し、notesの掲示板に掲示することで、 末端の人までみられるように、できたらと考えています。 これで文書管理の要求はクリアできるんでしょうか？ それとも承認システムまで取り込んだソフトを使う必要がありますか？

  • PDFファイルの利点とは？

    スキャナーで文書などを取り込む際に、普通に取り込んで保存するのと、PDFファイルで取り込んで保存するのではなにが違うのでしょうか？メリットなどを教えて下さい。 PDFファイルの文書には書き込みができないなど、不都合が多いような気がするのですが・・・・ 素人ですので、やさしく教えてくださいませ。

注目のQ&A

カテゴリ

専門家に質問してみよう

職業から探して質問する

あなたにピッタリな商品が見つかる！ OKWAVEセレクト

質問する