事業所の経理担当者へ、出張旅費について質問

質問

ある団体（県内規模）で事務局の責任者をしております。
この地位に就いたのは最近で、現在、いろいろな改革を進めているところです。

どこの事業所にも、職員の出張旅費の規定があると思います。
もちろん当事務局にもありますが、これが40年以上前の規定で、きちんと改正されたことがないので、いろいろ不都合が生じています。

たとえば、県外出張の旅費は次のように規定されています（概要）

(1)基準駅から目的地最寄り駅までの『国鉄』の往復運賃を支給する。国鉄が利用できない場所の場合は、最も合理的な経路・手段による。
(2)鉄道の営業キロ程が片道100kmを超え150km以下の場合は『急行料金』を加算する。
(3)同じく150kmを超えた場合は特急料金（新幹線沿線の場合は新幹線の特急料金）を加算する。
(4)役員には、各列車種別のグリーン料金を加算する。
(5)目的地が本州以外の場合は、航空機または船舶の運賃を支給することができる。
(6)現地交通費として1日あたり1,000円を加算する。
(7)食事補助として1日あたり1,000円を加算する。
(8)異なる用務先を連続して訪問する場合は、そのつど判断する。
(9)本条各号は、実際の移動手段や要した金額にかかわらず、定額支給とする。

(1)の『国鉄』は、国鉄分割民営化時の理事会決定で『JR』と読み替えて利用しています。
(6)(7)は、消費税導入時の理事会決定で『消費税を加算』して支給することになっています。
つまり、現在はそれぞれ1,080円です。

当組織は栃木県なので、通常、基準駅は宇都宮です。
県外出張のうち、頻度でいえば東京（宇都宮から109.5km）が大半です。

東京へ日帰り出張した場合の支給旅費は、次のようになります。

運賃1,940円×2＋急行料金980円×2＋現地交通費1,080円＋食事補助1,080円＝8,000円

この旅費規定の大幅改定を予定していますが、改定のポイントは二点です。

【その1】定額支給を続けるか、実費支給にするか？
定額支給は、「前払いが可能になる」「領収書を提出させる必要がない」といったメリットもありますが、「経費の削減につながらない」という批判があります。
しかし、実費支給にすると領収書を提出させてチェックする必要があり、IC乗車券、ワンマンバスなど、領収書を求めにくい交通手段もあります。
また、いったん職員自身が立替払いをしなければならないので、慎重に議論が必要です。

【その2】急行料金支給が現実的ではないので、改定する。
ご存じと思いますが、現在、JRの急行列車はほとんどありません。
存在しない列車の料金を支給し続けるのは現実的ではなく、職員は出張時に「不便だが普通列車を使う」か「足が出るが新幹線を使う」かの選択を迫られています。
時間に追われる往路は新幹線、復路は普通列車を利用し、割引切符でほぼ支給額と同水準に収めている人もいます。
改定の方向性は次の三つのいずれかです。

A案；100km超をすべて特急料金加算とする。
B案；100km超150km以下は、片道分のみ特急料金を加算とする。
C案；150kmまで普通運賃のみとする。

Aはコストの増大を招き、財政を圧迫するおそれがあります。
Bは片道分とする合理的な根拠に欠けます。
Cは勤務条件の切り下げにあたるので、慎重にしなければなりません。
※現行支給額にも現実的な利用法にも近いのはBですが、現実の利用といっても妥協の産物でしかなく、客観的な根拠があるわけでもありません。

皆さんにお尋ねしたいのは、これら改定にかかわってのことです。

【Q1】
定額支給から実費支給（あるいはその逆）に替えた事業所があれば、その際にどんな議論があったか、また、改定後に起きた問題などをご教示ください。

【Q2】
特に似たような交通事情の地域の事業所があれば、宇都宮～東京間と同等の距離で新幹線特急料金を支給しているかどうかをご教示ください。

以上、よろしくお願いします。

回答No.3

noname#203218 · ベストアンサー

交通費を実費精算するのは当たり前の事だと思いますね。
実態の無い急行料金や、食事補助に消費税分を上乗せ支給など民間じゃありえない事ですね。
手当は日当として支給すれば良いだけです。
A～C案を思案している事自体、４０年前の規約を踏襲しようとしてるとしか思えないです。時代に則したものに変更したいのでは無いのですか？
特急料金を加算ではなく、新幹線を利用出来る距離を決定する事が必要なのではありませんか。150km以上で利用可能とするとか。

民間の旅費構成
１．交通費（実費）
２．宿泊費（実費又は定額）
３．日当　　（定額、日帰り、宿泊で支給額を変更）
４．その他の出張経費（レンタカー、顧客土産、接待費）

交通費の領収書が必要とするのは特急券、飛行機、に乗車した時、空出張防止の為、飛行機のボーディングパスを添付させる会社もある。各交通機関の乗車区間、運賃を記載した自己申告制で処理。NO2の方が記載してあるネットの交通費検索サイトを利用したり、交通費精算ソフトを利用する事も検討したら良いでしょう。

宿泊費を実費とする場合は、上限価格を設定する。上限価格で宿泊予約出来ない場合は事前申請許可制とする。

日当は日帰り1500～2000円程度。宿泊で4000円程度が上限だと思います。
（宿泊費が定額の場合、金額に手当分が含まれてる事になるので宿泊日当を増加させる必要は無いかもしれないですね）
日当の資料はネット検索すれば上場企業の金額が分かるはずです。

旅費精算書は下記サイトのように、交通費、旅費、日当が記載出来るようなフォームとなります。その他経費を記載する項目追加が必要だとは思いますが。
http://template.k-solution.info/2006/01/01_1_94.html

出張の大半が東京への日帰り出張であれば、実費精算にした場合のシュミレーションを職員に依頼し、実際の交通費をエクセルで提出して貰い、集計すれば実態把握出来ますね。その際は自宅最寄りのバス停又は駅からの交通費計算となりますが、通勤用定期券と重複する場合は当然定期券支給分は除外するように依頼する事になります。
実際の交通費＋日当と、現状定額支給と比較すれば良いだけです。東京出張の近距離で

交通費を実費精算に移行する事を役員に了承させる事の方が苦労すると思います。簡単な事を変更したくないと人間は思うでしょうから。（高齢になればなるほど）

お礼

ご回答ありがとうございます。

最後でご指摘のとおり、この改正にあたって最大のハードルは、理事会です。
理事の大半は引退した中小零細企業経営者で、60～70代です。
現任ではありませんが、数年前に「俺は若い頃に青森から鈍行に乗ってきたんだ。特急なんて贅沢だ」と言った理事もいました。
理事会（月1回）は前月の業務報告と当面の予定確認だけで終わらせたい、と考えている理事が大部分です。
事務局提案は、よほどの重大案件でなければ、まともに審議してくれません。
40年前の規定を踏襲した形の、小幅改定にならざるを得ない現実があるのです。

実は、事務局内では100km超から特急料金支給を可とする案でほぼ固まっていますが、単純にこれを提案すると、経費の増大する数字だけ見て否決する可能性が濃厚です。
事前の根回しが不可欠です。

今回の質問も、理事への根回しのために社会動向の資料を補強したいという趣旨でした。

なお、当組織は中小零細企業や個人事業主で構成する任意団体です。
したがって、会員の中には「日当」の呼称で給料・報酬の支払いを受けている人もおり、「給料の二重払いでは？」という誤解を避けるためにも、旅費関係で「日当」の語は使用しないことになっています。

回答No.2

kingyo_tyuuihou

現実に即して考えるだけでいいのでは。
基本的には実費精算でいいわけです。
今はこういうサイトがあるわけですから、
概算を出すのはごく簡単です。

宇都宮→東京　片道４４１０円往復８８２０円
http://www.jorudan.co.jp/norikae/cgi/nori.cgi?rf=top&eok1=&eok2=&pg=0&eki1=%E5%AE%87%E9%83%BD%E5%AE%AE&Cmap1=&eki2=%E6%9D%B1%E4%BA%AC&Dym=201405&Ddd=26&Dhh=18&Dmn1=3&Dmn2=8&Cway=2&Cfp=1&Csg=1&S.x=62&S.y=13

通常は事務上の煩雑さを避けるために、
個人負担が過大とならないように仮払金の制度を
利用すればいいわけです。東京なら日帰りは１万円とか。

過去に急行料金の制度があるわけですから、
現実に即せば新幹線が合理的です。
精算時に領収書を添付させればいいわけです。
最近は逐一出ますよ。

それよりは悩ましいのはその利用に伴って発生する
ポイントなどです。毎週飛行機などを利用する人には
年に一度海外旅行に行けるくらいのマイルが
溜まったりもします。そういうのを組織として
どう考えるかも、これからは必要になってくるはずです。

現地交通費も実費でよいのでは。
その程度を煩雑だなどと言ってたら笑われますね。

Ｑ1　実際に行く人から事情を聴取し、合理的な判断を下しますから、
　どこからも異論はありません。議論はしません。
　問題が発生すれば、というより現実は常に変化しますから
　都度、問題が発生すれば改訂します。

Ｑ2　業務に必要な金は惜しみなくだします。
　行きは出すけど、帰りは出さないなんてのは
　性質の悪い冗談にしか聞こえません。
　５分１０分ならともかく、１時間の移動は大きいです。

逆に、現地で１時間の業務であれば、
行き帰りともに特急料金は出さない。
というのも合理的な判断です。

１時間の時もあれば８時間の時もあるなら、
使用の判断を本人に任せる。
合理的な理由を出張報告書に書かせる。
ということも考えられます。

お礼

ご回答ありがとうございます。

当組織は非営利なので、通常の企業にありがちな営業・商談・工事といった出張はありません。
出張の大半は上部団体の本部の会議・研修なので、だいたい時間が決まっています。
10時か11時に始まり、昼食を挟んで平均6～7時間の会議が通例です。
そのため、ある程度の行動（どの列車を利用するか、等）の予測も立てられます。

現在のところ、ポイント、マイルの類は完全に無視することになっています。
利用するかどうかは個人の自由、組織への還元は求めていません。

実費支給にして仮払金を活用するというのも検討はしました。
しかし、そうなると旅費規定以外の規定・細則をいくつも改正せねばならず、議決機関におけるハードルが高くなります。
理事への根回しもこれからなので、どこまでの改定ができるか、悩みどころです。

回答No.1

chie65535

ぶっちゃけ、どのパターンも「やってみないと判らない」ので、「１年後に更に改定する」って表明した上で、１年なら１年と期限を定めて「試してみる」しか無いのでは。

来年度にA案、再来年にB案、三年後にC案とかって感じで順にやってみて、やってみた上での職員の反応や節約効果などを「ちゃんと調査して正式な資料にする」などして、四年後に「これにします」って感じで、一番良かったのに変えれば良いと思う。

てか「現状での、出張に関するきちんとした資料」があるなら、資料を元に「各案を採用した場合の試算」が卓上で可能な筈なんだけど、そうゆうのはやってないんですか？職員からの意見の聴取も「やってみる前に意見を聞く」のは可能だと思うし。

やっぱり（お役所気質の親方日の丸な）「団体」ってヤツは「一般企業が普通にやっているような試算や意見聴取さえ出来ないような、終わってる組織ばっか」なんですかね？

お礼

ご回答ありがとうございます。

本文中には記載しませんでしたが、当組織は県内の中小零細企業経営者や個人事業主が会員として構成する任意団体です。
お役所とは無関係どころか、却ってある種の役所とは天敵同士のようなものです。
また、たとえ官公庁であっても、「終わっている組織」などという質問と無関係の言葉は、中傷と受け取られかねませんので、遠慮なさった方がよろしいかと存じます。

むろん、職員の意見聴取も、過去の記録からの試算も、十分にやってきました。
しかし、規定を改正するのは私でも、職員会議でもありません。
規定の改定は「理事会で議決し、総代会で承認を得る」必要があります。
理事会を動かす補強資料が必要なので、様々な場で意見を求め、実態把握に努めているところです。