会社への来客、どの程度の応対をすべきか悩んでいます

質問

観光開発の営業系の仕事に就いたばかりの者です。初歩的な内容でお恥ずかしいのですが、以下のような成り行きで、明日、会社に来客があり、私が応対をしなければならなくなっています。全く予想外の展開だったこともあり、どの程度の応対をすべきか悩んでいます。

会社が、万一の時のための簡単な傷害保険（観光のお客様向け。合計金額年間で２万円弱）を掛けており、機械的に更新料を払って継続してきたのですが、この度、その具体的な保障内容を確認する必要が生じました。保険会社に電話して確認しようとしたところ、先方が何を思ったのか、明日の午前中、担当者が正式にアポイントを取って来社する事態になってしまいました。

要は保険の概要が分かればいいので、電話でもパンフ１枚でも十分に済む内容ですし、私はまだ入社したてで、プロジェクトを一人で任せられる権限も、ましてや一人でお客様をお迎えする権限もないと思っています。先方が単純に外回りのついでにパンフを私に渡すだけのつもりならば問題ないのですが、どの程度の応対が必要でしょうか？　あるいは、明日の朝一番に先方に電話して、その必要はない旨伝えて、もう一度調整したほうがいいのでしょうか？

うまく説明できていないかもしれませんが、小さな会社で応接室にも空きがないし、お客様をお迎えできるような立場でもないので、かなり悩んでいます。奥の部屋にお通しせず、パンフレットだけいただきたいと言って、立ち話だけでお帰りいただいてもいいものでしょうか？

回答No.1

miku9000 · ベストアンサー

新しい担当の方とお名刺交換したい、顔見せしておきたいということかもしれませんね。
どこか、社内でもビル内でも、座ってお話し出来るところはないですか？
お茶出しまでは出来なくとも、やはり座ってお話し出来た方がいいかと思います。
自分の裁量以上のことを相手がおっしゃったら、上に確認してご連絡します、とお伝えすれば大丈夫ですよ。
ちゃんとスーツ着て行って、まだまだ勉強中ですのでこれからご迷惑おかけすることもあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いします、と伝えておけば、これからの仕事もやりやすくなります。
頑張って！

お礼

ありがとうございます。金曜日の午後に私が出先にいる時に私の携帯に先方から直接連絡があって、アポイントの日時が決まってしまったので、実はまだ上司に報告できていないのです。明日の朝一番で上司に報告するにしても、先方の目的がよく分からないのでどうしたものかと思っています。

＞上に確認してご連絡します、とお伝えすれば大丈夫ですよ。

こうすればよかったですね。出先であたふたしている時に、知らない番号から着信があってそのまま出てしまったら、こういう事態になってしまいました。馬鹿でした。

明日の１１時に来ると言われているので、上司の許可が取れなければドタキャンになります・・・　座って話をできるところがないのです。従業員の数のわりにオフィスの広さが足りておらず、会議室・応接室まで社員が作業中です。基本的に普段は来客などない会社（せいぜい立ち話程度）なので、なおさら困っています。

回答No.2

津田 正顕（@nextbaron）

失礼します。No.1の回答の「新しい担当の方とお名刺交換したい、顔見せしておきたいということ」も考えられますが、その担当者はパンプを渡すよりも直接説明したいという考えを持つ担当者なのかもしれません。そういう考えの人は多いです。

明日すぐにすべきことは、上司に相談することと（大げさなことではないので）気楽にしておくことです。相手の都合もあるので、余程のことがない限り、ギリギリになってアポを変更するのは避けるべきです。

acrobotさんも営業担当者ということで、相手の胸を借りる感じで、対応するのが良いでしょう。立ち話でも立派な「商談」です。要は話が前に進めば（新たな契約等につながれば）良いのです。明日は、相手がどのような流れで話をして、最終的にどういうことを求めているのか（単に商品説明がしたいのか、新たな契約を発掘したいのか等）が分かれば、営業の参考になるでしょう。是非実りある時間になることを願っております。

お礼

ありがとうございました。お礼が遅くなってすみません。大げさなことではないとアドバイスをいただき、落ち着いて上司に相談することができました。事務所のど真ん中の椅子で話をすることにはなりましたが、たまたま他の人達が会議で出払っていたので、静かに話せました。おっしゃる通り、きちんと直接説明をしたいというタイプの方でした。