社内会議について

質問

エステで事務をしています。入社して3カ月になります。

お店から上がってくる日報（手書き）を毎日エクセルで打ち込んでいますが、
記入漏れ・ミス・提出漏れなど毎日必ずどこか間違っています。

毎月1日と15日にエステティシャンのみんなとインストラクター2名・社長・副社長で会館などを借りて会議をしているのですが、
私が入社当初顔合わせで一回出席しただけで、副社長より帰っていいと言われ
事務所に誰もいなくなるので留守番の意味もあるのかな？と思い、一日会議に出席すると事務仕事も溜まってしまうので　以降は出席せずにいました（出席しなくても特に何も言われませんせした）。

私としては、お店でみんながどんな働き方をしていようと
数字や記入ミスさえしてくれなければそれでいいのですが、今日副社長から
「お店のひとたちとあなたとの間でひずみが生まれているようだ。あなたもお店の流れをわかっていないといけないし、エステティシャンのみんなもあなたの仕事の流れをある程度つかむ必要があると思う。あなたから会議に出ますと言われるのを待っていたのだったが、まず日報の間違いを減らすには、会議に出てお店の流れをつかむべきではないか？仕事がきついのならもう一人雇わないといけないが、それもあなたから言ってくれないとわからない。私は最近別の支店に行っていて事務所に来られないことも多いけど、わからないことを電話で相談してくれる機会も少ないみたいだし。。」と言われました。

会議は10：00から21：00までみっちりやっており
事務と商品管理を私一人で3店舗分切り盛りしているので全日出ていると事務が全くできず、はっきり言ってきついです。
みんなが事務の流れを知ったところで、記入ミスや計算間違い・提出遅れが減るとは思えないし
（何度も私からも言っているのに直らない）
私の中でも、もう一人雇ってほしいという気持ちはあったのですが、私はまだ入社して3カ月なので　人をもう一人雇ってくださいと進言できる立場でもないと思っていたので、今は黙って与えられた仕事をこなす時期かと思っていました。

私だって本当は副社長にわからないことを相談したいのですが、電話をするとエステティシャンのみんなの指導に入っていたり、留守電になっていたりお休みだったり（気を遣ってかけられない）でつながらないこともしばしばあり、副社長の事務所出勤日にまとめて聞くしかないかと思い溜めておくのですが、シフトも直前に変更しているらしく、いつ出勤か休みか全く読めません。
何より、副社長はちょっとヒステリックな部分があるので、すごく聞きづらいです。

余談をたくさんしてしまいすみません。。

最近、もしかしたらこの仕事に向いてないのかな。。と思うようになったのですが
事務仕事がたまってでも会議に出るべきですか？半日しか出られないと言ったら、また巻き返しをくらいそうで怖いです。

回答No.1

麻野 なぎ（@AsanoNagi） · ベストアンサー

会議の質にもよりますが、今の状況であればおそらく出席した方がいいでしょう。
冷静に考えてみましょう。

お店から上がってくる帳票に必ずミスがある。
そうすると、あなたの（仕事をすべき）時間が奪われるわけです。
そのしわ寄せは、どこに行っていますか？

一人で切り盛りしているという、「商品管理」と「事務処理」がおろそかになりませんか？
そして、それが、（帳票にミスを作ってしまう）ほかの人たちの迷惑になっていませんか？

> 私としては、お店でみんながどんな働き方をしていようと
> 数字や記入ミスさえしてくれなければそれでいい

そういう考え方は危険です。少なくとも、状況をよくする方向には働きません。
裏を返せば、他の人に、あなた自身、「帳票入力なんかどうでもいいから、必要な備品を切らせないで欲しい」と思われているかもしれないということです。
あなたは思うことでしょう。「帳票入力なんかどうでもいいんじゃなくて、帳票入力で時間をとられるから、備品の準備まで手川回らないのだ」と。
あなたが、「きちんと帳票を書いてください、そうしたら、備品の準備にしっかり時間がかけられますから」と主張するのと同じように、もしかしたら、ほかの人たちは、「いつもきっちり備品をそろえてください。そうすれば、帳票を落ち着いて書けますから」とそう主張するかもしれません。

また、業務を効率化するということは、おおざっぱに言えば、「必要な効果を出しながら、なるべくサボる」ということです。
入力された帳票のデータは、何のためにどう使われているのでしょう？　それは、ほかの人たちの仕事がわからなければ理解することはできません。
そして、もしかしたら、全体の仕事を理解することで不要な項目も削除できるかもしれません。

それとは直接関係ないですが、「わざとミスをする人はいない（いじめでなければ）」というのは覚えておいて損はありません。
お店から上がってくる帳票に必ずミスがあるといいますが、本当に「必ず」ですか？　人によるばらつきはありませんか？　または、皆が同じようにミスをするところはありませんか？

そういう場合、ミスを少なくするように帳票を作り替えてしまうのもひとつの方法です。
インストラクターさんで、帳票に「どこの教室」とか書く欄があれば、直接名前を書くのではなく、選択式にするとか。また、Excel で入力し直すということであれば、そもそも、Excelで計算したり判断したりできる項目（たとえば、１日の業務時間だとか）まで入力するようなことになっていませんか？

そういうことを考えてみるのもいいと思います。

全体の流れを知ったり、ほかの人たちと話し合う機会を持ったりというのは、（最後には会議の質になってしまうのですが）今の仕事量を減らすことにつながるのです。

さて、会議の質と書きましたが、10:00 - 21:00 の会議はおそらく長すぎます。
実質的には、複数の会議があると思うので、「半日だけ」ではなくて、「この会議（この議事の時）」というのは、主張できそうな気がします。

最後に情緒的なお話を。
私だったら、「あなたたちがどう働こうと、ちゃんとミスのない帳票をあげてくればいいのよ」と思っている人に対して、「ここの欄、ちょっとめんどうだよな」と思ったら、「ま、いいや、人ごとだし」と思ってしまうのは、よくある話だと思います。

お礼

丁寧に回答していただきありがとうございます。
さきほど社長や副社長と話し合って、来月から会議に出席することになりました。
ただ、現状だとやはり全日でるのは難しく、もう一人雇ってもらえるのだったら少し余裕もできると思うので
そのあたりも含めて副社長と後日協議をすることになりました。

会議に出席することで、相手の立場も分かってあげられたらと思います。
ありがとうございました。