WORD: タブやインデントを使わない同僚

質問

3～5名のチームで仕事をしています。
Word文書を共有フォルダで作成・管理しているのですが、私以外の人たちがWordのタブやインデントを使っていません。

他の人の作成した文書を加工する場合、改行やスペースが沢山入っているため、改行や文字空けの位置を変えるたびにそれらを削除していかなければなりません。
私の作成した文書を他の人が加工すると、改行やスペースを沢山追加されてしまいます。インデントの位置もメチャメチャなので、おそらく使い方が分からないのだと思います。

なんとかしてタブやインデントの便利さを伝え、チーム内で統一フォーマットを利用することで業務の効率化を図りたいと思っています。
複数の作業者間でWord文書のフォーマットを決める場合、どのような進め方をすればよろしいでしょうか？

私自身、詳細なWordフォーマットを決めている職場で働いたことがないため、ヘタなルールを持ち込んで現場を混乱させてしまうのを恐れています。
シンプルで守りやすく、ブレが生じにくいルール設定方法を教えていただけないでしょうか？

回答No.3

s-uzen

Wordの行頭位置合わせをスペース送りする人、段落内改行(Shift+Enter)と段落改行(Enter)を知らずに段落改行だけを使用とか、多くの設定を良く知らずに使って手間をかけている人は案外多いですね。
私の場合、部内の希望者を対象に、しばらく前に行っていたことですが、
・Word、Excelの使い方のOA講座を2H×2回行った。
前半は基本的な機能の説明、後半は応用編で使用すると便利な機能や各種の設定、Tipsなどを説明した。
といっても、時間の関係で主要な部分しか説明できませんでしたが。
・上記でも一部使いましたが、それぞれの機能と使い方、Tipsなどのマニュアルを作成してサーバーに登録、閲覧できるようにした。
・1～2ページ程度でTips集を随時作成、配布している。
などです。
興味を持った人は、それなりに少しは作成方法が変化してきました。

結局の所、個人のスキルによる影響が大きいと思いますが、良く使う他の機能等も幾つか合わせて、時間を調整して話し合ってみたほうが良いと思いますね。

お礼

ご回答ありがとうございます。

>興味を持った人は、それなりに少しは作成方法が変化してきました。

おっしゃるとおりだと思います。
改善というのは、働きかければすぐ実現できるものはむしろ少ないですよね。今回のことも、時間をかけて浸透していくことを目指していくべきだと思うようになりました。

回答No.2

nori_007

貴方の他の方の、関係はどんな関係でしょうか？
上司とか、部下とか、同僚とか？

一度ざっくばらんに話をしてみるのが良いと思います。
ルール、フォーマットでは無く、自分はこのようにして文章を作成している、スペースや改行の多様は避けた方が、文章の使い回しが便利だと言う事をデモすれば使うようになるのではないでしょうか。

良く有るパターンが、タブやインデントを知らないため、エクセルの方が便利と言う意見がありますが間違っていると思います。

tamakazu 様に、タブ、インデントの使い方をデモして頂ければ、チームのメンバーは幸せになるのではないでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。

チームの構成は上司が1名、あとは私も含めて横並びの同僚です。

私が音頭を取って「教えてあげる」というスタンスだと反感を買うような気がします。

とくに上司は、自分が必要と思うtipsについては「やり方教えて」と言ってくるのですが、自分の考えが及ばない機能については説明しても「うるさい」という感じの人です。
気が重いです・・・・・。

回答No.1

hirumin

Word習得レベルの差が問題なのですよね。
だとすると、Word文書フォーマットを定めてもそこに入力する人は個人になりますよね。
結局入力する人は自分のWordスキルで行うので、解決までには至らないのではないかと思います。

Word機能で必要と思われる物をご自身でピックアップして、マニュアルを作成し、約束事として周知してはいかがでしょうか。

> 他の人の作成した文書を加工する場合、改行やスペースが沢山入っているため、改行や文字空けの位置を変えるたびにそれらを削除していかなければなりません

あなたの感じている手間、Wordに詳しくない人はこれが当たり前で手間とは思っていないんですよね。

便利さを知らない人達に、それは手間なんだよ、と納得させるのに私もよく苦労させられます

お礼

ご回答ありがとうございます。

>あなたの感じている手間、Wordに詳しくない人はこれが当たり前で手間とは思っていないんですよね。

そうですね。
Wordの習得の場合、Excelと違って「これは便利だ！」と直感的に思える便利技がどうしても少ないように思います。
インデントの問題でも、「改行とスペースで出来るじゃん」と思っている人を説得するのは非常に難しいと感じています。