議事録の書き方を教えてください

質問

初めて投稿します。

仕事で議事録を書くことが多いのですが、
何度も上司にやり直しさせられてしまいます。
議事録の書き方に上手な書き方を伝授していただけないでしょうか？
また、参考になるHPをご存知の方、自論をお持ちの方も、
どうかこの出来損ないにアドバイスをください。

回答No.5

blue_d · ベストアンサー

大変ですね。
私も数年前までは何度も書き直させられていました。
（今は書き直させていますが・・。）
やはり、最低限の内容＋それぞれの好み（考え）も関係してきますからね。
従って、ns18さんの上司の考え等にもよるのでこれで完璧というのは難しいですが、一般的な（あくまで私の考えですが）書き方を記載しておきます。
必要な項目は下記の通りです。（）内は例。
１．日時（○年○月○日AM10:00～AM11:30）
２．場所（302会議室）（客先打合せの場合は、(株)○○商事殿 本社ビル６階会議室 等）
３．議題（新営業システム概要打合わせ）
４．出席者（○○システム課長（司会）／○○営業部長／・・・／システム部○○（あなたのお名前））
５．資料（新営業システム概略案（システム部）新システム要望書（営業部））
６．議事（来期導入予定の新営業システムの概要についての打合せ・・・）
７．決定事項（・導入時期は来年度６月とする。・費用については保留。別途調整が必要）
さてメインとなる「議事」の中身ですが、次のポイントに気を付けて下さい。
Ａ．内容を簡潔に事実のみを記載する。詳細／注意点等は段落を変えるか、別紙とする。
→ ダラダラと書くのはやめましょう。短い文章が書きにくい場合は箇条書きで良いと思います。
Ｂ．できるだけ、時系列にそって記載する。
→ 当然ですが、３番目の議題の後に１番目の議題の記述があるとややこしいですよね。
Ｃ．個人的な感想等は記載しない。
→ 所謂ビジネス文書の基本です。
必要があって感想等を記載する場合（お客様との打合せ等でその時の感触等を記載する場合）は、「所感」等別項目にまとめて記載しましょう。
Ｄ．決定事項／保留事項は明確化する。
→ 会議とは何かを決める為に行う訳ですから、これが一番重要です。
また、保留事項は、保留となった理由や決定時期／対応等も記載すべきです。
（「議事」とは別に「決定事項」等としてまとめるのが望ましい）
Ｅ．重要な内容については、誰の発言かも記載する。
→ 特にお客様との打合せの場合、後で「言った」「言わない」ともめる事を防ぐ為には有効でしょう。
ただ、あまり頻繁に記載すると、その人からすると不愉快に感じるかも知れませんので気を付けましょう。

とこんな感じでしょうか？
後は、議事録のフォーマットを決めてしまい。
毎回、ころころと変わらないように気を付けましょう。
では、頑張ってください。

お礼

回答ありがとうございます。
とても参考になりました。
早速Wardでフォーマットを作成したいと思います。