差し込み印刷とファイルの保存先について教えてください

質問

差し込み印刷をする時はいつも同じフォルダ内にエクセルの元データとワードの差し込み印刷用ファイルを保存してます。（office2003を使用）

　差し込みはすごく便利なので、職場でよく使用するのですが、保存場所を変更したり、コピーしたりする時のエラー対処が分かりません。

　自分のＰＣでいつもデータを作成しているのですが、上司から時々「データを欲しい」と言われるので、上司のＰＣにフォルダ毎コピーして保存すると、ワードを立ち上げたら「エラー! データ ファイルのヘッダー レコードで MERGEFIELD フィールドが見つかりません。」というメッセージに変わってしまい、データを見ることが出来ません。その都度差し込み印刷の設定をし直すことになってしまい、非常に手間がかかってしまいます。

　このようにファイルの保存場所を移動したり、コピーを別の場所に保存してもエラーが発生しないようにしたいのですが、よい方法はないでしょうか？

回答No.1

tokpy

Office 2000ユーザーです。

どうやらWordファイルには差し込み印刷用のデータファイルを絶対パスで記録している（相対パスで記録していない）ようで、同じPC内でもフォルダを移動させるとエラーになってしまいます。それで、差し込み印刷データ用のファイルの場所を指定しなおさないとうまく差し込まれないようです。

一つの解決方法としては、差し込み先を「新規文書」にして差し込み、できた「新規文書」を保存して相手に渡すといいかもしれません。差し込んでできた「新規文書」は、普通のWordファイルです。ですから、データを変えて差し込みなおすことはできませんが、レイアウトのチェックもできますし、差し込んだ後の印刷ができたらいいのであればこれで良いと思います。