ISO14001の電子文書管理の方法を教えてください

質問

ISO14001の文書管理を紙の文書で行っています。
配布となれば、たくさんコピーして紙を消費し、
ISO14001のために、紙の消費量が増えてしまうという、本末転倒
なことになっています。
文書の承認までは、紙で処理し、コピー配布によって行っていた、
周知以降を電子化し、notesの掲示板に掲示することで、
末端の人までみられるように、できたらと考えています。
これで文書管理の要求はクリアできるんでしょうか？
それとも承認システムまで取り込んだソフトを使う必要がありますか？

回答No.1

oyan · ベストアンサー

それで問題ありません。
当社では、規定を電子媒体化し、サーバーに放り込んでＩＥなどのブラウザーで参照できるようにしています。
表紙にあたる改訂履歴表のみ従来からの朱印を使用していますが、これはスキャンして電子媒体化、原本としています。（電子認証なんて費用がかかりすぎますから）

ソフトはドキュ・ワークスやアクロバットを使っています。

コピー用紙の使用量が激減しますから絶対お勧めです。

お礼

回答ありがとうございました！お礼が遅くなって申し訳ありませんでした。
安心しました。
ほんとに、電子認証のためにわざわざシステムを組んでもらうのは、費用がかかりすぎで無理だったのです。
審査機関も文書管理の電子化というと、そういったものを推奨している雰囲気があったのですが、本当に必要なのか？と疑問に思っていました。

原本も電子媒体化されているのですね。

重ねてもしよかったらお伺いしてもよいでしょうか。
ｗｏｒｄで作成したファイルの場合、書き換え自由になるので、
画像で保存したものを参照できるようにしたほうが
よいのでしょうか？

回答No.2

oyan

そのとおりです。
ワードで作成した文書をアドビ・アクロバットやゼロックス・ドキュワークスで書き換え不能な状態にしています。
閲覧者は、IEなどのブラウザーでそのファイルにアクセスするわけです。

アクロバット・・・クライアント・マシンにはアクロバット・リーダーをインストールしておかないと閲覧できません。（でも、あちこちで無料配布されています）

ドキュワークス・・・EXE形式、自己解凍するのでクライアント側に特別な準備は不要です。但し、ダウンロードして解凍するという手間があります。

お勧めはアクロバットですね。

お礼

具体的アドバイスありがとうございました。
職場で提案してみます。

ISO14001、グリーン調達先に指定してもらうためだけでなく、
有効に活用したいものです。