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Proforma Invoiceのチェック方法

私は仕入を担当している部署に所属しているものです。 今まで国内にて仕入れていた商品を、海外仕入先へ移管する事となり、 発注後のProforma Invoice（以下、P/I）のチェック方法について 困っています。 《現状の業務の流れ》 ■発注後、仕入先よりP/I到着 ■発注した内容とP/Iの内容との整合性を確認 この時に毎週２００アイテム近く発注する為、多くの時間を 確認に割き、効率が悪くなっています。 ★そこで質問なのですが、P/Iは仕入先からの書類である為 　内容の変更が出来ないように、PDFで送られて来ますが 　読取専用のロックをかけたエクセルデータ等で提供してもらい 　データ同士で照合を行なおうと考えておりますが 　一般通例上、このようなやり方で問題は無いのでしょうか？ 輸入通関関連の書類の事をよくご存知の方で、少量多品種の 輸入経験のある方がいらっしゃったら教えてください。 よろしくお願いいたします。

みんなの回答

回答No.1

こんにちは。 まさにわが社は少量多品種！！！ （おかげで書類のチェックも大変です。。。） わが社の場合は、仕入先が関係グループということもあって インボイスは事前にエクセル、或いはWORD(実際はrtf） で送ってきて貰ってます。 （関係グループでない会社でも、エクセルデータで 送ってきてくれるところもあります。） お互いの信頼関係にもよりますが、 事情を話して、（ロックをかけた）エクセルを送って貰っても いいのではないでしょうか？ もしくは、pdfとエクセルと2種類送ってもらうというのは 如何でしょうか？ pdfには予め、発行者のサインを入れてもらい、 エクセルで内容を確認した後、pdfできたP/Iにカウンターサインをして 返送し、それを正とするとか。。。。 とにかく、ダメ元で、一度相手先に提案をするのはありだと 思います。 そのさい、提案文に、このような処置は 双方の処理を円滑にまた、確実に進めるためですので 今後のビジネス関係の向上の為にも是非ご協力下さい、、、 などと相手の顔をたてるようにお願いしてみたら どうでしょう？？？ ご参考になれば幸いです。

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