ACCESSでの別のテーブルのデータの参照方法

質問

• ACCESS初心者のため、別のテーブルのデータを参照する方法について教えてください。
• 「支払」テーブルと「担当表」テーブルがあり、これらを「サービス名」で連結しています。
• 「支払」テーブルの入力フォームでサービス名を選択する際に、選択したサービス名に対応する担当者名を自動的に表示したいのですが、うまくいきません。助けてください。

回答No.3

you-m

月次の集計自体は、クエリを使えば、都度支払台帳から出せるので、テーブルを作るよりも、いいと思います。

案件別のものであれば、抽出条件として日付とサービスIDに条件を付加すれば、その部分だけ取り出す事は可能です。
SQLで、WHEREを使う部分ですね。

集計が欲しい場合は、クロス集計のクエリを作成します。
SQL的には、GROUP BY句やPIVOTを使うような内容になります。
ある値の月次の集計等が、簡単に出せますし、やはり抽出条件を指定する事で、サービスと月の指定もできます。

いずれも、ウィザードで比較的簡単にたたき台が作れますし、作った後で細かくSQLを修正する事もできます。
ウィザードは、あんまり融通が利きませんので（笑）

ただ、担当者については月中で交代とか、サービス毎に1人という状態が、必ず成り立つのでなければ、入れない方がいいでしょう。

ここでテーブルを分けてしまうと、リレーショナルデータベースの一番便利なところを使わずにいる事になりますよ。

お礼

何度もご丁寧にご回答ありがとうございます！

まだ「SQL」がどのようなものであるかはちょっとわかりませんが（EXCELは使えるのでPIVOT等は何となく想像がつきますが）、とりあえずテーブルを分けてしまうことが大きな間違いであることは、よくわかりました。

とすると、確認ですが、テーブルを分けずに月毎の集計を出すには、「何月の」サービスなのかという項目が追加で必要になりますよね？

例えば、今まで支払台帳を
ID、サービスID、担当者ID、請求額、支払日
としていましたが、
ID、サービスID、サービス提供月、担当者ID、請求額、支払日
として、基本テーブルを組み直せばいい、ということです？
そこでSQL（これから勉強します）を使って、サービス提供月を抽出条件に、サービス名を縦軸、担当者名、請求額、支払日を横軸に置きなおして表示をすると、サービス提供月毎の支払状況を一覧で確認できるクエリが完成！ってことですよね。

何度も初心者質問ですみません。。。