アクセスがエクセルより優れている点

質問

エクセルはある程度操作ができるようになりました。現在、アクセスを勉強していますがアクセスがエクセルより優れている点が今一つ実感できません。そこで、アクセス派の方に質問です。
「この点は、アクセスの方が絶対優れているよ。」という使用例がありましたら教えてください。使わないと忘れてしまいますし、どんどん利用していきたいものですからよろしくお願いします。

回答No.5

aton · ベストアンサー

Excel（に代表される表計算ソフト）とAccess（に代表されるデータベースソフト）の違いを一言で言うと，

「同一のものを同一のものとして識別できるかどうか」

ということになるかと思います。

　これだけじゃわかりにくいと思いますので，例を挙げてみます。

　例えば「職場連絡先一覧」という表と，「プロジェクト進行度管理」という表と，「プロジェクト予算管理」という表があったときに，「職場連絡先一覧」表に載っている山田太郎さんは，「プロジェクト進行管理」表のプロジェクトAとBの担当として記されている山田(太)さんと同じ人物である，あるいは「プロジェクト進行管理」表のプロジェクトAというのは「プロジェクト予算管理」表のproject-Aと同じものである，ということを，データベースソフトは意識することができるのです。

　ですから，例えば「プロジェクト予算管理」表からproject-Aを検索し，それを使って「プロジェクト進行管理」表から現在の担当者である山田(太)さんを検索し，さらにそれを使って「職場連絡先一覧」表から山田太郎さんの連絡先を（複数）取り出し，同時に「スケジュール管理」表から山田太郎さんが今日は出張であるという検索結果を得て，その結果プロジェクトAの現在の進行状況に対する問い合わせを山田太郎さんの携帯電話に対して行う，という様な処理を自動化できるようになるわけです。

　これが表計算ソフトだと，例えば「プロジェクト進行管理」表の山田(太)さんと「職場連絡先一覧」表の山田太郎さんが，同一人物なのか似た名前の別人なのかを，確実に弁別することは非常に困難です。

　もちろん，すごく手間をかければ表計算ソフトでも同様のことはできますが，上記のように複数の表を連携させる処理を行う場合，例えば同姓同名の人がいることを想定してプログラムを書かなければいけないなど，データベースソフトに比べるとどうしても処理が煩雑になります。

　また，なにをどれくらい同一のものとして扱うのかということも，データベースソフトでは細かく制御できます。例えば，「鉛筆」を単に「ボールペン」と区別できればいいのか，それとも「三菱の鉛筆」と「トンボの鉛筆」を区別したいのか，それとも「1月20日に納品された三菱の鉛筆」と「2月8日に納品された三菱の鉛筆」を区別したいのかに応じて，その識別の粒度を変えることも，データベースソフトなら可能になります。

　もちろん，こうしたデータベースの能力を活用するためには，十分注意を払ってデータベースを設計する必要があり，したがって事前の準備にかかるコストは表計算ソフトより大きくなります。

　ですから「同一のものを同一のものとして識別する」必要があるような，柔軟で複雑な処理を頻繁に行う場合はデータベースソフトを，単にあるデータを表として整理するだけのシンプルな用途には表計算ソフトを，というように使い分けるものではないかと思います。

回答No.4

you-m

元々、出自の違うカテゴリのソフトだけに優れているかどうかという比較自体があまり意味が無いとは思いますが・・・。
あえて、比較するなら使用する場面の問題でしょうね。
表計算とデータベース。
これが、全てを表していると思います。
マトリクス化されたデータを何がしかの式を使って計算するというのが、Excel（というか表計算）の本来の仕事です。
式をセルに埋め込んでおく事によって、データが変わっても、勝手に再計算してくれる。
これは、データ構造があまり複雑でない場合には、非常に有効に機能します。

データベースの場合で同じ事をやろうとすると、かえって手順が複雑になるばかりか、入力用インターフェース・出力用インターフェース等を作るのが非常に面倒になったりします。
データベースの良い点はいくつかあります。
複数の密接に関連するが、管理は別々にしたいようなデータを別々に作成し、簡単に連携したデータを作れる事です。非常に項目数の多いテーブルから、行う処理に必要な項目だけを取り出して、リストにしたり、関連する複数のテーブルから、やはり必要な項目のみを取り出す事も簡単にできます。
極論すれば、まさにこのデータの取り出し（検索と言ってもいい）こそが、リレーショナルデータベースの最大の利点です。
Accessでいうクエリー、データベース一般の用語ではビューといいますが、これを一つ作るとテーブルを新たに作らなくても、テーブルのようにデータを扱えるわけです。

Excelで複数のシートをデータベースの変わりに作り、それらを連携する形で新たなデータの見せ方をするというのは、できない事も無いでしょうが、非常に面倒な作業になるでしょう。

もう一つは、扱えるデータ量（件数）の限界です。
Excelは、縦に約65000、横に600弱程度のデータしか扱えません。
データベースの限界はもっともっと先です。

例えば、営業でも物流でも顧客のデータは必要でしょう。
しかし、営業部と物流部が別々にデータを管理していた場合、顧客に関するデータを同じ社内で二重管理される事になり、無駄が多くなり、データの管理コストも増えます。
しかし、顧客マスタと言う形で共通して管理していれば、そのデータのみをきちんと管理していれば、問題ありません。また、例えば広報部が現在の顧客あてに何か案内を出したいと思ったら、同じデータベースから顧客データを引っ張って来れるわけですよね。
また、特定の顧客に対する今期の売上が知りたい等の要件にも、恐らく別にあるであろう営業の成績管理データベースと、顧客マスタのデータをもとにサクッと引っ張って来れるわけです。

ちょっと、話が大きすぎたかもしれませんが、Accessといわず、データベースとはそんな風に使ってこそ利点が見えます。
単なる台帳で終わる用件なら、Excelの方がはるかに効率的です。
私は、この両者の使い分けは次のような判断を元にしています。
つまり、データの再利用性です。
汎用性を持ったデータ構造を考えておけば、後でいろいろ便利そうだと思うと、Accessに入れます。
その場だけのデータ（例えばある顧客向けの見積もりとかですね）そういった物は、迷わずExcelです。
部下が増えて、勤務表の管理が辛くなった時に、それまでExcelに入力させてた物を、タイムカードアプリをAccessとASPで作成し、その中に部下のメンバマスタ（人事マスタもどきですね）も作ったら、月次の勤怠のレポートは楽になったし、他の要件でもそのマスタが役にたちました。

とまあ、なんだか脈絡なかったでしょうか。
参考になれば幸いです。

回答No.3

iwaz

Ｖｉｓｕａｌ Ｂａｓｉｃ（ＶＢ）やＡＣＣＥＳＳでプログラムを組んでいるものです。一応ＡＣＣＥＳＳ派としておきましょう。
初期のころのＡＣＣＥＳＳでは、画面入力系のプログラムは使いものになりませんでした。また、ちょっと凝ったものを作ろうとするとＡＣＣＥＳＳのメリットであるノンプログラミングでシステム構築ができずＶＢＡでゴリゴリ書かなくてはなりませんでした。そんな訳でＡＣＣＥＳＳ嫌いだったのですがどうしても一つだけ捨て難い面があり今でも使用している次第です。それはレポート機能です。以前は、ＶＢでレポートのプログラムを作成するのは非常にやっかいで、それをビジュアルインターフェースで簡単に作成できるＡＣＣＥＳＳで作成していました。そういう事があり今でもレポートはＡＣＣＥＳＳを使っています。（今は、ＶＢでもよいツールが出てきてますが．．．）
それともう一つデータベースを使うならＡＣＣＥＳＳは便利です。今、ＯＲＡＣＬＥというデータベースを使って仕事をしていますが、データのチェック用にＡＣＣＥＳＳのクエリーを使っています。テーブルの項目を選択して条件を設定するだけで必要なデータが、ＥＸＣＥＬのリストのように表示、参照できこれは重宝しています。ＳＱＬ文も自動生成してくれます。（使い方を誤るととんでもない複雑怪奇なものができる場合もありますが．．．）

私の場合、ＥＸＣＥＬはあまり使用したことが無いのでＥＸＣＥＬよりも優れている点についてよくわかりませんが、複数の関係するソースデータを扱う場合は、ＡＣＣＥＳＳは優れているかと思います。これを足がかりにデータベース、ＳＱＬについて学ぶのもいいかなと思います。ＡＣＣＥＳＳはちょっととっつきにくいですが、テーブル、クエリー、フォーム、レポート、マクロ、モジュール等の関係がわかってくるとおもしろくなると思います。あまり参考にならないと思いますがちょっと書いてみました。

回答No.2

keeth_moon

公務員じゃないすけど

大概の仕事ではエクセルとアクセスってのは
やることが違うんで（2つをからめてってのもありますが…）

でも公務員でも人のデータを記憶して行くなら
アクセスなんかだと入力フォームをつくって、記入して
みたいなことできますよ☆

あとは、普通の使い方では
エクセルで入力→アクセスにて読み込み
なんてのできますし、まぁ別物と考えていただければ♪

回答No.1

k_eba

エクセルとアクセス
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=221839
アクセスについて
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=210885
アクセスの使い道
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=198653
等ここの質問検索で『エクセル　アクセス』で検索すると沢山出てきます。

ここからは、私の意見
　在庫管理などのデータベースを使用する物をアクセスに軍配が上がります

参考になれば幸いです

お礼

早速、回答いただきましてありがとうございました。
十分な、質問検索してなくて「教えてｇｏｏ」ユーザーの方々申し訳ありません。（反省）
仕事がら在庫管理はありません。できれば、公務員関係の仕事で使っている方に利用例を教えていただくと有難いのですが。