秘書の仕事

質問

このたび異動になり、現在の業務以外に社長秘書を兼務することになりました。
今まで秘書という立場の人間がいないため
何をどうすればいいのか分かりません。

一言にスケジュール管理と言いますが何をどこまで管理するのでしょう。
頂き物のお礼状などは今までも書いていましたので、これは引き続き行います。
書類の整理もして欲しいとのことですが
様々な資料が入り乱れており、社長自身もファイリングなどしていませんでした。
（重要と思われる資料もグチャグチャの状態です）
種類の違う書類の上手なファイリング方法がありましたら教えてください。

秘書業務に役立つサイトや本がありましたら是非紹介してください。

よろしくお願いします。

回答No.2

JJMAX

現在秘書をして4年目になります。
参考になるかわかりませんが、お役に立ちましたら幸いです。
一例ですが
●郵便物（案内状などは会社別にファイリング→その際、懇親会などで手土産など持っていった場合は別のノートなどに書いて分かるようにしておく）
●会議の通知や資料、議事録は各会議事にファイリング
●各部署に提出するもの（経費精算などの書類）もコピーをとりファイリング
●新聞の関係記事のファイリング（掲載年月日・新聞名・重要部分にマーカー線を引くなど）

ファイリングに関しては年度ごとにして前年度の物はすぐ見れる所に保管し、過去3.4年分は倉庫などに保管してその後は破棄する（会社の方針にもよります。もちろん重要な書類は破棄しません）ようにしています。
スケジュールですが基本的にはアポイントは秘書が先方と調整して決めたり（その後社長に報告確認）、社内の打合せ等も秘書に問合わせがあります。
会食などある場合などのセッティング（案内状・手土産）やお車の準備などもこちらで行います。
しかし、会社や社長によってもその辺は様々ですので、現在何も決まっていない状態でしたら、ご自身でこれから提案して決めていってもよろしいのではないかと思います。
秘書業務のほんの一部で簡単に書いただけですのでお役に立ちますか分かりませんが、これからがんばって下さいね！
また他の方も書かれていましたが、秘書検定はベースになると思いますので目を通しておくと色々役立つと思いますよ。

参考URL：

http://www.officerem.net/admini/sankou.htm

お礼

ありがとうございます。
具体的でとても参考になります。

今まで秘書がいなかったので
上手にこなすのも、かえって足手まといになるのも私次第ですね。
これからがんばりたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.1

990TOEIC

これから秘書のお仕事をされるんですね。
秘書のお仕事は、上役への心遣い、会社の経営、事務と多岐にわたります。
とても会社の中で勉強できるお仕事だと思います。
頑張ってください。応援します。

今まで一般事務をされた経験がおありなら、まずそれを生かされることをお勧めします。
プラスアルファとして、スケジュール管理なども入ってきますが、他部署や他社からの問い合わせがあるので、
できるだけ正確に把握されたほうがいいでしょう。

お勧めする本としては、秘書検定関連の本をお勧めします。
いろいろな出版社から出ていますので、ご覧になって、わかりやすそうなのを購入されるとよいでしょう。

あとお勧めなのは、初歩的な本ですが、中経出版から出ている「配属されたらはじめに読む本」シリーズの
「秘書室」という本がわかりやすいかもしれません。

サイトもいろいろありますが、オフィスのマナーなどで検索されるといいでしょう。
ちなみに↓のようなサイトもありますのでご参考まで。

参考URL：

http://secretary.gnavi.co.jp/

お礼

ありがとうございます。
秘書検定も実務で役に立つのですね。
さっそく購入してみたいと思います。
ありがとうございました。