パソコンで協議簿を管理したい

質問

今度職場で相手先との協議記録を、紙だけでなく、パソコンで保存・管理するようになりました。
小さな職場のため、パソコンにそれ程詳しいと言うわけではない私が作成を任され、少々困っております。
単にWord,Excel等で様式を作って空欄を埋めてもらい、保存するというのもいいのでしょうが、もっと便利な方法はないのでしょうか？
悩んでいるポイントとしては、

1.どこかのサイトに便利な協議簿のテンプレート（Word,Excel等で使える）がないか？
2.基本的に分類は大雑把にして、ファイルの検索はキーワード検索としたいが、ファイルの中の単語の検索って簡単にできるのか？
3.保存先を常に自動的にサーバの中のフォルダに指定し、かつファイル名も連番等管理しやすくしたい。

初歩的なことかもしれませんが、どなたか教えてください。

回答No.4

poor_Quark · ベストアンサー

今日また、町にでかけたついでに時間があったので見て回りました。実は、私の住んでいるところは小さな九州南部の地方都市でして、パソコンショップにしても本屋にしてもそれほど充実した品揃えの店がありませんで、それも３，４軒回れば終わりという状況なんです。

　まず、目標にしたのは、レポートとフォームの詳細が解説してあるものです。ですが、それだけの目的で作ってある本はありませんでした。で、とりあえず買ってきた本が秀和システムの「はじめてのアクセス２０００」という本でした。

　いままでこのようなソフトを使われたことがないのなら、まず、このような初心者本から始めて、目標が定まったところで次のステップを判断されるというのはどうでしょう。

　逆に言うと、フォームやレポートに関しては、そんなにむずかしい（面倒ではあります）操作ではありませんので気にしなくてもよいのでは、とも感じます。

　ただ、一つ気になるのは時間の制約です。もし１週間くらいで、ある程度達成しなければならないと言うことでしたら、ほんとに大変だと思います。また、こういったものは、本を読んだだけでは身につかず、実地に動作を当たりながらの学習（この言葉はおおげさかもしれませんが）が必要になりますので、ご自宅にＰＣがあるのかも気になります。通勤に往復３時間もとられるなら、さらにたいへんでしょう。

　本題に戻りますが、データベースの初心者用の解説本でさらりと眺めた後、リレーション処理、クエリーやマクロといった面倒なところを後回しにして、データベース構造とフォームとレポートを実地にさわりながら、とりあえず必要な作業を始めてみられてはどうでしょう。

　その中で、もし、疑問があればこのサイトでお尋ねになれば良いと思います。私も、気がつく限り回答と応援を差し上げたいと思います。今比較的暇なので、ほんとは、ご近所であれば直接手伝いして差し上げたいところなんですが。（私自身のトレーニングにもなることですので）

　まだまだ、的確な回答が寄せられる可能性もありますので、しばらくはこの質問は閉じずにおかれてはどうでしょうか。私も来週くらいは福岡に上がりますので、そのときもう一度目を皿にして見て参ります。

お礼

何度もご回答ありがとうございます。
今日本屋にて初心者向けの解説本を買いました。うちも田舎なので選択の余地があま
りありませんでしたが、とにかく簡単そうなのを目標に探しました。
１２００円くらいの安めの本でしたが、取りあえずさっき概要のところを読み終わり
ました。おかげで全体像が見えてきました。あしたは暇なのでうちのパソコンに立ち
向かおうと考えております。　

＞ただ、一つ気になるのは時間の制約で・・・

いえいえ期限は切られてませんので、ゆっくりじっくり研究して、みんなが使いやす
いものを目指したいと思います。こういったものはみんなが簡単に使えるものでない
とそのうち忘れ去られてしまうことになりそうですので・・・。
もしうまくいって、１０年後もみんながまだこのファイル使ってるなんてことになっ
たら嬉しいだろうななどと夢見てます。協議書類なんてのはそうでなくてはならない
と思ってますがね。

＞データベース構造とフォームとレポートを実地にさわりながら・・・

本を見る限り確かにそこらへんだけ押さえればなんとかなりそうな気がし始めました。

＞しばらくはこの質問は閉じずにおかれてはどうでしょう・・・

そうですね、そうさせていただきます。近いうちにアクセスの細かいところで質問を
することがあるかもしれません。
本当にありがとうございます。さあて勉強勉強と。

回答No.3

poor_Quark

今日、用事があって出かけたついでに市でいちばん大きな本屋さんに寄ってきました。で、なかなかお勧めできる適当なものが見つからなくて・・・。明日また出かける用事がありますので、そのとき大きなパソコンショップを当たってみます。しばらくこの質問は閉じないでいてください。
　データベースソフトの一番面倒なところは、前出マクロやプログラムの部分の他に、リレーション処理の部分です。複数のテーブルのデータを織り込んで、一時的に一つのテーブルのように使うというところです。目的となさっている、処理はこのようなリレーション処理がほとんど必要とされないとお見受けします。将来は必要になるかもしれませんが。

　解説本ですが、私の場合、安価で手に入るもので一つ前のバージョンのオフィスを使っています。ですから、図書館にも古本屋でも見ることができます。もしバージョンのあたらしいソフト（アクセス２００２など）をお使いですと、やはり、そのバージョンの解説本をお薦めします。デフレの影響なのか、本の値段はそれほど高くはないようですし。

＞入力するところで文章の体裁（改行やインデント等）
を整えると、印刷したときにもそれは反映されるのでしょうか？

　表示、入力用のフォーム、印刷用のレポート、両方で詳細を設定することができます。可能です。

補足

どうもありがとうございます。今日本屋に行っていくつか初心者向けの本を見てはみたのですが、自分の必要としているレベルがどの程度かいまいちつかみかねてしまいました。poor_Quarkさんのご助言を待ちたいと思いますので、あつかましいですがよろしくお願いします。ちなみに私の使用するソフトはアクセス２０００です。

余談ですが、私は通勤に往復３時間かかっていて、最近まで「竜馬がいく」を読んでいたのですが、あしたにも読み終わりそうですので、次はアクセスの勉強の時間にあてたいと思っております。

回答No.2

poor_Quark

データベースソフトを使う利点は、データを系統だって管理できることです。もちろん表計算でもできないことはありませんが、項目（フィールド）や行（データ数）が多くなれば極端に処理時間が増えることになります。また、もともとデータベースソフトは、そのために作られており一度慣れておくと、一生いろいろなことで便利に使えます。
　ワープロや表計算ソフトで書式を作り、データが発生するたびに違う名前でファイルを残すやり方は、あとでデータを探したり、統計を取ったりする必要が生じたときに、もっとも生産性が低いやり方と言えます。大量のファイルの扱いも面倒ですし。
　データベースソフトは難しいマクロやプログラムを扱う印象がありますが、データさえ入れておけば最初は会話処理である程度のことはできますし、慣れてきたときに高度な処理に挑戦すればよいと思います。また、テーブル構造（どのような項目をどのような種類のデータで構成するか）も柔軟に変更でき、始め、初心者のうちに決めたルールを慣れてきたときに変更することも自由です。（ただしファイルのバックアップには慣れておく必要があります。）dBASEなどの昔のデータベースソフトは、その辺がかなり面倒でしたっけ。

　印刷様式や入力画面の設定ですが、これも自由にできます。ワープロで書式をつくることができれば誰でもできます。私は「桐」というソフトをｖｅｒ２の頃から愛用していますが、項目数や行（データ）数にソフトによっては上限がある場合がありますので、必要な環境に応じてそのあたりはお考えになると良いと思います。
　ネットにいろいろと情報がありますので、フィールド、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどの言葉で検索をかけるといろいろとごらんになることができます。紹介したかったのですが、件数が多すぎて。
　それから、今お使いのパソコンにアクセスがインストールされている場合もあります。このソフトは、非常にたくさんの解説書が市販されていますので、本屋さんでごらんになると良いでしょう。私は、アクセスの解説本は、大きな図書館で探して２週間じっくり読んでから、気に入ったものを古本屋で買って愛読してます。

　なにかご不明の点があればお尋ね下さい。

お礼

丁寧なご回答ありがとうございます。
もしまだこの質問をチェックされていたら、もう少しだけ質問させてください。

職場を調べてみましたら、アクセスが使用できる環境でした。
まだ解説書は探してませんが、私もまず図書館に行ってみようかと思います。
もし初心者でも分かる解説本をご存じでしたら教えてください。

それから、「印刷様式や入力画面の設定ですが、これも自由にできます。」
とのことですが、例えば、入力するところで文章の体裁（改行やインデント等）
を整えると、印刷したときにもそれは反映されるのでしょうか？
協議文書ということで、職場では紙での回覧・決済という形をとるため、多少の
見栄えも必要かと考えております。

方針としてはpoor_Quarkさんのアドバイス通り、データベースを勉強
してやってみようと思っております。

回答No.1

poor_Quark

なかなか回答がつかないようなので・・・

１．参考ＵＲＬにあるＥＸＣＥＬ用の様式はつかえませんか。
２．ＥＸＣＥＬの検索機能は使えませんか。
３．データが発生するたびにファイルが増えていきますので、あとの扱いがややこしくなります。本当ならデ　　ータベースソフトの機能を使って作るのがよいとは思いますが。

参考URL：

http://www.cgr.mlit.go.jp/tosyo/kijun/yousiki-h10/SN8.XLS

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
最も気になったのは、

３．・・・データベースソフトの機能を使って作るのがよい
とは思いますが。

のところですが、データベースソフトってこういった場合にどういう
利点があるのでしょうか？また、データベースの代表的なソフト
にはどのようなものがあるのでしょうか？
おそらくひな形は自分が作ることになると思いますが、簡単に
作成でき、印刷様式も思うようにできるのでしょうか？