総務課の仕事で・・・

質問

おはようございます。
仕事のことで悩んでいます。
私はこの春からＩＴ関係の総務を任されることになったんですが、総務一人で今回始めて総務を雇ったということで、これから仕事を見つけて任せていくからと言われています。
しかし、なかなか仕事らしい仕事がなく、上司に相談したら「自分で見つけて、こんなことやらせてください、みたいに提案してみな」といわれてしまい、私は総務の仕事が初めてなのでどんなことを提案したらいいか、正直困っています。
ちょっとした書類などは作って提案していますが、具体的にどんなものを提案すればいいでしょうか？
同じような仕事をしている方、総務でこんな事をしていますという方、ご意見聞かせてください。
今、仕事に充実感がなくて、とても気持ちが悪いんです。とにかく達成感みたいなものが欲しいです。
総務は何でも屋みたいなところがありますが、それで充分です。私がいてよかったと思ってもらいたいのです。
皆さんのお力をお貸しくださいｍ（_ _）ｍ

回答No.4

pierre_1999 · ベストアンサー

#3です。

これは私の考えなので、一般論で合っているかどうかわかりませんが、私が納得して仕事できる基になってるので共感頂けるならと思い紹介します。

私が総務で働く際、基本として考えているのは次のことです。
1)社員をお客様と考える。
　　総務部はすべての部署をとりしまると考えると、い
　　つの間にかどうしても上の方から見下ろす感じに
　　なってしまいます。
　　具体的には、○○の徹底をするように、とか命令形
　　になってしまうということです。
　　総務の仕事は社員が仕事しやすい環境を提供すると
　　いうことだと思います。
　　社員に感謝してもらえればうれしいものです。ぜひ
　　そういう考えでお願いしたいと思います。
　　ただ、私のダメな点は、書類などをすぐに提出しな
　　いルーズな人にその書類記入の代行までしてあげて
　　おり、そこは本来いけないことだと思います。
　　また、常にその考えが徹底されているわけではない　　ので、いつでも省みる心が必要だと感じています。

2)人に仕事を丸投げしない。
　　私は防火管理・化学物質管理・安全衛生管理なども
　　行っていますが、こういうものは委員会を組織して
　　役割分担を他部署の人にも負ってもらっています。
　　そうなると何時の間にかその分野に元々詳しい人に
　　何でもかんでもお願いするようになってしまってい
　　ました。
　　私は専門的なことはわからないので。
　　9年ほど前、社員から「何や。全部丸投げかいや。」
　　と言われました。　
　　それで、はっとしました。
　　それからは、自分は誰にも負けないくらい専門的に
　　なろうと考え、法律知識を覚え、訓練・大会などに
　　も運営のほかに実際選手として参加するようにもな
　　りました。
　　今では、誰にも負けないくらいかなり専門的になれ
　　たと思っています。
　　ただ、ここで私のいけない点は、何でも自分でやっ
　　てしまうようになったことです。
　　丸投げ発言が響いて、ほとんど全て自分でやるよう
　　になってしまったのは、また悪いことだと思いま
　　す。いつでも引き継ぎできるよう後輩に仕事を回そ
　　うとも考えているのですが、後輩にめぐまれないの
　　か、自分の仕事以外は、すべて後回しにするタイプ
　　で逆ギレもするので、ついつい自分でやってしまい
　　ます。
　　また、私のような管理部門の人には丸投げする人が
　　多く、私がある程度専門的な知識を持ったものにつ
　　いては、すべて私に仕事を押し付けてくるので、そ
　　のずるさにも辟易しています。

私の悪い点に注意頂き、共感頂けるなら、ぜひ参考にしていただければと思います。
社員に「ありがとう」と言われれば、お客様と同じで
うれしいものですよ。

お礼

ありがとうございます。
皆さんから回答をいただき、今日はいちにちいろんなことをしてみました。
空けてみればやっておきたいことが少しづつ出てきて、とても忙しい一日でした。
皆さんの回答に大変感謝いたします！！！

回答No.5

pierre_1999

#3です。もう一つだけ。

＞経費削減
　電気を消したりなんかはまめにやっている
　もっとなにか削減できるものがあれば

山ほどありますよ。
電気代などは契約電力を何KWにしているか調べ、
実際にその容量を使っている時間帯を調べましょう。
契約電力は請求書、時間帯は電気設備業者に依頼し、
電気室に機械を設置しトラフィック調査をしてもらえば
分かります。
契約電力は電力会社が勝手に決めます。
決め方は、その月で最も電力をつかった量です。
最大値が平均してあれば仕方ないですが、1ヶ月のわずか
1秒でも1クラス上の契約電力に達している場合は、1ヶ月
ずっと高い契約電力になってしまいます。
調査してそういう場合と判明した際は、1クラス下の契約電力に抑えればかなりの経費削減になります。
会社規模にもよりますが、年間1000千円以上の経費削減も夢ではありません。
便利な機械としてはデマンド管理装置（契約電力を超えそうになったら、自動的に空調機等を止めて超えないようにする）というものがありますが、手作業でも各機械の消費電力を調べ、ムダに運転している機械を止めれば
可能です。

他にも経費削減効果の大きいものには電話料金などがあります。また身近なものには、郵便・宅配便代金、備品
代金（特にファイル関係）などがあると思います。

とにかく、何かに着眼を置き、システムを理解し、一覧表を作って、疑問に思ったものにメスを入れる。
実行すれば、変化は必ずあります。

＞書類なんかの提案
　就業規則を改定・変更なんぞを考えていこう

規程改正の際は、現行と改定（案）とを1枚で比較しやすいようにして下さい。
A3用紙に左側　現行A4、右側　改訂（案）A4として配置し、変更するところに下線を引いてわかりやすくして下さい。
特に就業規則は、労使協定なので会社側代表、社員側代表と協議して検討する必要があり、分かりやすくする必要があります。

お礼

経費削減はやってみてとても感謝されることですよね。
近いうちに本格的に取り掛かってみたいと思います。
なんだかんだで今日は忙しく一日を終えることができました。みなさんの回答を思い出しながら少しづつ充実した仕事ができるように頑張りたいと思います！！

回答No.3

pierre_1999

私は総務部に配属されて13年目ですが、下の仕事しかしてないので、参考になるかわかりませんが。

総務の仕事は、基本的に次のように区別べきるかと思います。
1)社内管理
2)社外対応
3)株式業務
4)規程管理
5)リスクマネジメント

このうち、社内管理、規程管理関係が私の主な仕事ですね。
社内管理は幅広いです。
設備管理（IT関係でも空調設備の保守、電気・水道関係の保守管理等はいくらもあると思います）、備品管理（固定資産・リース資産の管理・購入・除却（返却）、消耗品の購入）、社用車管理（社用車の購入、点検保守、保険、レンタカー手配）、廃棄物管理などなどあります。
規程管理は、法規制に即した会社の業務のあり方を文書として管理しておくことです。
それに伴う官公庁申請関係も含まれます。

ともあれ、まずは一覧表を作ることをお勧めします。
PCを全部管理したいと思ったら、PCの機種名、台数、s/n、購入手段、購入先、購入金額、リースならリース会社、リース料、リース満了日まで調べて一覧表を作りましょう。
そうすると、どれから手をつければよいか見えてきます。
例えば、一社独占で購入してたり、リースしてたりすれば、相見積りを入手して経費削減をはかる。
リース満了日が近づいてるPCを集めて、入替えのスケジュールを組んだりなど、です。

一覧表を作り、どんなものがあるのか、まず調べてみてください。

お礼

有難うございます。
経費削減・・・すっかり忘れかかっていた言葉でした。うちはでも電気を消したりなんかはまめにやっている会社なのでもっとなにか削減できるものがあれば探して行きたいと思います。
ちょっとした総務の仕事はサイトなんかで見ていたりしていましたが、書類なんかの提案、というあたりが手こずっています。
とりあえず、今日就業規則を改定・変更なんぞを考えていこうかと思い広げていました。中途半端になっているようなので・・・
少しづつ仕事が増えて充実した仕事ができればいいなと思っています！

回答No.2

安房 与太郎（@bilda）

知ったかぶりの、口うるさい上司でなくて、ラッキーでしたね。
　回答 No.1 の参考URL も、業務の全容が分りやすくて適切です。
　あなたは、とても恵まれています。

　さっそく、いますぐ取りかかれる作業を、おすすめしましょう。
　企業の三大要素は「ヒト・モノ・カネ」、総務の基本は人事管理です。
　社長以下、すべての社員の名簿を Microsoft Excel で作りましょう。

　すでにあるものを、あなたの手でグレードアップしましょう。
　あなたが将来、この会社を去ってからも役立つようなフォーマットで、
あなたが他の会社に移っても活かせるようなシステムを工夫しましょう。

　むかしの社員名簿とちがって、これからのデータベースは、個人情報
の管理がきびしくなるので、さまざまの難問が待ちうけています。
　その手法が、顧客管理・商品管理・金銭管理とリンクするのです。

　社員の数が多いか少ないかは、まったく関係がありません。
　ナショナルもソニーもダイエーも、もとは数人から始まったのです。
　年に数回、あなたがいてよかったと評価されるよう、祈っています。

お礼

有難うございます。
そうですね。評価されたいです。頑張ります。
ちなみにとってもとっても恐い社長です。口がとても悪いです。何度泣きそうになったことか。みんなに励まされ励まされ耐えていますが。
社員名簿はとりあえずもう作りました。ＥＸＣＥＬで。
これから一生懸命頑張って充実した仕事ができるようにしていきたいです。

回答No.1

jyamamoto

総務の仕事を説明したサイトのひとつを紹介しておきます。

取り敢えず貴方の会社で「できていること」と「できていないこと」をチェックしてみたらいかがでしょうか？

その上で、貴方のできそうなことをリストアップして、上司と優先順位を相談しましょう。

そのついでに、貴方ではできないことで、会社に欠けていることについてもリストアップして、上司に提言しておくのも良いかもしれませんね・・・。

参考URL：

http://www.e-somu.com/

お礼

有難うございます。
できていることとできていないことのリストアップ、よく考えてみます。
少しづつでも、ミスのないように仕事できていけばいいなと思います！