領収書の取り扱い

質問

今月起業する個人事業者です。

経理はまったくの素人で、今はエクセルを使いながら
会計データを処理しています。

伺いたいのは、領収書の取り扱いです。今までの質問
でも領収書の取り扱いについてはあったようですが、
正直いまいちわかりません。

１．領収書はどのように保管すべきか。ノートに日付ごとに管理するのが効率的か。
２．感熱紙の領収書はどうするべきか。「大事なもの
はコピーすべき」という意見が書いてあったが、「大事
なもの」の定義は何か
３．駆け出しの個人事業なら、複式簿記ではなく、
簡易簿記でも問題ないか。（青色申告のことは分かった
上で）

以上、すいませんが、お願いします。

回答No.3

sachiyo1031 · ベストアンサー

１、保管はやはり貼り付けが良いかと思います。
　　管理の面では２・３ヶ月様子を見てみられたらいかがでしょうか？
　　領収書が溜まってきたら、日付ごとがいいのか、
　　取引先ごとがいいのか、科目ごとがいいのか見えてくると思います。

２、感熱紙の領収書…
　　私的な見解ですが、感熱紙の領収書ってレジで出るのが多いですよね？
　　なので金額の大小などで区別してもいいんじゃないかなと思います。
　　例えば　
　　ヨドバシカメラで２５万円でパソコンを購入→金額的にも科目的にも認めて貰えないと控除額が大きく変わってくる。
　　東急ハンズで６００円でボールペンを購入→この領収書が認めて貰えなくてもたいしたことはない。

３、簡易簿記でも問題は無いと思います。
　　最初から利益が多く出るようなら、NO.1さんの仰る通り、会計ソフトを使って青色申告した方がいいとは思いますが、そうでもなさそうなら、徐々に簿記や経理・確定申告に慣れていくってことで白色申告から始められてもいいかもと思います。

回答No.4

poor_Quark

1)
そもそもなぜ領収書を保管しなければならないのか、それを考えれば答えは簡単です。

まず法的な要請の問題があります。
http://www.taxanswer.nta.go.jp/2080.htm
http://www2.sanmedia.or.jp/k-asahi/tyoubohozon.htm
商法では10年という数字も見えます。CD-RやDVD-Rですら７年はとても難しいのでそういうメディアに補助的に保存する場合は決算が終わるたびに焼き直し必ず複数枚で保存するなどの工夫が必要かと思います。（紙への保存がメインです）
http://okweb.jp/kotaeru.php3?q=631143

次に中小の事業者は税務会計というものを念頭に置かざるを得ないのですが、その最大の目的はあくまでも税金の計算にあります。いくら事業そのものはプライベートなものであっても税務は税法を通じて社会とつながっていると言えます。極端な話税務調査を受けた場合、全く整理されていないバラバラな証憑（領収書などの原始書類）を差し出されても非協力あるいは検査忌避といった印象を与えてしまうことも納税者としては警戒しなければなりません。

領収書の数が少なくてすぐに帳簿との照合ができるなら、ビニール袋などに月別に入れて表にマジックで「～年～月」などと書いて保存してもいいでしょうし、領収書が多くて帳簿との照合が簡単にはできないというのであればノートや何かの裏紙に貼り付けておいてもよいでしょう。

私がやっていたのは、「証憑番号　No.　　」という枠印スタンプを印鑑屋さんにオーダーし（６００円くらい）、貼り付けたページごとに証憑番号を一定のルールに従って書き込んでいく方法でした。そして証憑の方には伝票番号を、伝票の方には証憑番号を控えておきます。証憑番号はページごとに与え電卓でページごとに合計しておきます。伝票を会計ソフトに打ち込んだら、正式にそのソフトで保存したあと仕訳データをいったんCSVファイルで書き出し摘要に書き込んだ証憑番号ごとに簡単なプログラムを使って合計し、電卓で計算してメモした証憑番号ごとの合計と一致するか確認するという方法でした。

この方法が気に入っていたのは、他人の仕事のミスを見つけ出すことが簡単にできることです。領収書と伝票と入力された仕訳データを一枚ずつ照合する必要がなく、接待交際費や高額な金額にさえ気をつけていれば多少の科目の選択ミスは税額に影響を与えませんので。また過去に購入した物品の購入先・値段を調べるときや、会計ソフトで摘要文字数が制限されていて（たいてい２０文字です）詳しい内容が書けない場合もソフトで検索をかければ証憑に直接当たることが即座にできて非常に便利でした。

（摘要欄には暗号めいたことは書かないほうがよいのですが、弥生会計はそれ以外に２バイト系で９０文字のメモフィールドを持っていてそこに書き込んだデータを元に自分でプログラムを組んでさまざな目的の管理帳票を自動的に生成するなどいろんなことに利用でき便利です。）

慣れてしまえばそうたいへんなことではないのですが、そこまでするかどうかは仕訳数に応じて考えてよいと思います。たいていの小規模事業所の税務調査はよっぽどのことがなければ領収書を全部調べることはありません。ランダムに３か月分くらいを調べ証憑と帳簿が完璧にあっていれば少額の経費（損金）に関しては突出した数字がない限りそれほど踏み込まないことが多いという印象です。

2)
みなさんのおっしゃる通りかと思います。下記のような質問も参考になるかもしれません。
http://okweb.jp/kotaeru.php3?q=455408
http://okweb.jp/kotaeru.php3?q=723498
http://okweb.jp/kotaeru.php3?q=1368938
上記にあるように消費税の課税仕入や課税売上に関してはその内容に関して法的に決められた扱いが必要ですのでご注意下さい。
少額のレシートに至るまでいちいち網羅するのはたいへんですが、一枚きちんとわかっていればあとは鉛筆で金額をその紙にメモする程度でよいと思います（鉛筆はボールペンやフェルトペンよりも長く残りますし長くたてばたいてい消しゴムでは消せません）。なによりも大事な観点は真実性の保存です。

3)
弥生会計といった会計ソフトは単式の現金出納帳や預金出納帳、売掛帳や買掛帳（補助科目の設定が必要）といった単式の帳面（特殊仕訳帳）への入力で複式の帳簿ができあがる仕組みを持っています。あとは給料の支払いとか特別の仕訳を辞書に登録しておけば（弥生はデフォルトで持っていますが）、簡単な定型処理で複式の帳面ができあがります。せっかくの65万円の青色申告特別控除がとれるのですから利用しない手はないと思います。もちろん簿記３級程度の知識はあったほうがよいですが。

　保存するための伝票としては仕訳日記帳（ジャーナル）を印刷して保存しておけばよいとの税務当局の見解も得ております。しかしよほど仕訳が単純化できない限り伝票レス会計はダブルブッキングや付け落としの可能性があるのでお勧めはしません。また事業が赤字なら特別控除もとれませんのであまり意味はありませんが、さまざまな方法や工夫を知っておくに超したことはないと思います。
（決して弥生の回し者ではありませんが、赤坂に前身のミルキーウェイがあったときからお世話になっていまして）

回答No.2

sionn123

wwwa-araさん　こんばんは

　領収書の保管方法ですが、これはwwwa-araさんの好き勝手です。後で見直す時にwwwa-araさんがわかり易い方法ならどんな方法でも結構です。私の場合は1ヶ月毎に袋に纏めて保管しています。

　経理系の帳簿・領収書・仕入れ伝票・銀行の通帳等経理をするために最低限必要な帳簿や伝票類は５年間（だったと思います）の保存義務が有ります。この保存義務とは、ホ損期間を過ぎるまで記載内容が読めると言う事が前提になります。最近の感熱紙の領収書は保存能力が上がっていますが，それでも５年間は難しい所があるかと思います。したがってコピーと言う意見が出たんだと思います。大事な物とは、法律上の保存義務のある帳簿・伝票類を指しますから、領収書もその中に入ります。

　wwwa-araさんは本当に青色申告の事をお解りなのでしょうか？？青色申告を少しは勉強した事がある方なら、青色申告特別控除と言う事はだけでもご存知だと思います。
　青色申告を適用している方は、白色申告の方の所得税対象金額－青色申告特別控除が所得税の対象金額になります。ここで問題になるのが、青色申告特別控除の金額です。何はともあれ青色申告での確定申告をしたと言う方の１０万円の控除と、きちんと複式簿記の法則に則って貸借対照表・損益計算書までを作って確定申告したという方対象の６５万円の控除との２種類が有ります。この５５万円の控除額の差をどう考えるかはwwwa-araさん次第です。
　日商簿記３級程度の知識があれば、ご自身で個人事業主の確定申告用貸借対照表・損益計算書を作れますから、その程度の知識は有って損は無いと思います。まずは複式簿記の入門書（または日商簿記３級の入門書）を読まれて、複式簿記の基礎程度は勉強されると良いでしょう。実際の処理については多くの事業所では会計ソフトを使っていますから、複式簿記の基礎程度知っていれば後はソフト任せの入力だけでも何とかなります。その程度の微々たる知識だけでも６５万円の控除が受けられますから、最低限の勉強をされると良いでしょう。

回答No.1

mukaiyama

1. 日付ごとでもよいし、取引先ごとに分類してもよいでしょう。要は、後日になってあなたが見つけやすい方法であればよいのです。

2. その定義は、「仕入れあるいは経費ほか各種の控除として、記帳の対象になるもの」ということです。

3. 簡易簿記でかまいませんが、控除額が違います。簡易簿記は 10万円、複式簿記は 65万円です。たしかに、複式簿記は商業系の学校を出た人でないとむつかしい面もありますが、会計ソフトを一つ買うと、初心者でも優しく取り組めます。1年でじゅうぶんペイしますので、会計ソフトの利用をお奨めします。