エクセルで人数の集計

質問

高校の進路部の分掌にいて、マークシートで１～３学年800人を対象に大学、短大、専門学校の校種それぞれ約100分野の進路希望調査をしました。
　大学は101～、短大は201～、専門学校は301～で、第一志望のみ記入してもらい、excelで処理し、ソート、集計で、各学年の各小項目の希望者人数の合計は出せたのですが、そこから、100番台、200番台、300番台の合計、文系と理系（例えば中項目で工業系、理学系・・・）の合計、学年別の合計をすっきりまとめるのに、効率的な方法がありましたら、ご教授下さい。
　現時点では、各学年で、Bookは変えてあります（ファイルは学年別に３つ作ってあります）が、最終的には、学校として、１枚の表にまとめます。

回答No.4

mimi-_-

#1です
こんにちは　ごめんなさいね　質問されてたのにね。

さて、ここって、Excelの質問するのに向いていない気がしますが＾＾；

グループ化できなかったわけですね
んで、まず整理させてください。どんなフィールド（項目。列見出し）があるのかわからないとなんともいえないので

こんな風な表になってます?

学年　組　番号　　名前　　第一志望
1　　　3　49　　耳山耳雄　101
2　　　5　10 山田太朗　201

そして、対応して進学先一覧がある、と

志望コード　学校名　　　　　区分　　種別
101 　おしえて大学　　　大学　　文系
(この後199まで大学が続く)
201　　　　Goo短大　　　　 　短大　　文系
(この後299まで短大が続く）
300　　　　質問専門学校　　専門学校　理系

はー、
ここくらいまで書いてくれてると、最初からすごい答えやすいですよ
あと、ピボットテーブル使ったことあるかどうか聞いたのですが、それによってどこまで書かないとわかってもらえないか、書き方が変わるので、なるべく丁寧に書いてくださいな。関数は詳しいとか、自分は初級レベルだとか。

まあそれはいいとして、

この、どの大学が何の分類か、というのは大学ごとに決まっているわけで、それは進学先一覧表に入れておきますが、それだと1つの表じゃないのでピボットテーブルに出来ません。

そこで、元の表をこうしてください

学年　組　番号　　名前　　第一志望　大学名　分類
1　　　3　49　　耳山耳雄　101　　　下みて　下みて
2　　　5　10 山田太朗　201

大学名と分類の項目にはVlookup関数を使って進学先一覧から大学名・分類を引っ張ってきておいてください。Vlookupの使い方がわからなければ別途質問して下さい(上に書いたのはこういうことです）

また、全学年をうまくコピペして1シートにまとめて下さい。

なお、番号ごとの集計と、分類ごとの集計を同時に行うのは論理的に不可能（150までが理系とか決まっていれば別ですけど)なので、別に行うこととして以下を読んでください。番号ごとの集計のみ解説するのであとは応用してください。

上記でまとめてもらった表のなかの1つのセルをクリック（複数セルは選択しない）してからピボットテーブルを作ります

１.行のフィールドに学年
２．列のフィールドに第一志望
３．データアイテムに第一志望

４．出来上がったら、グレーになっていて下向き三角がついている「第一志望」(多分B3セルあたり）というセルを右クリック
(そうじゃないところをクリックしてからグループ化しようとしましたね?）
５．グループとアウトラインの設定～グループ化　クリック
６．先頭の値は100　単位は100にします
７．出来上がったピボットテーブルの左上（多分A3セルあたり）をみて、「合計：第一志望」となっていたら、そのセルを右クリック
８．フィールドの設定　をクリック
９．集計の方法　を「データの個数」にする　OKクリック

A3に「データの個数：第一志望」と出たらOKです。最初からこう出ていれば7番以降をやる必要はありません。

以上！

お礼

ご親切にありがとうございます。

回答No.3

saburo0

＃２です。
ピボットテーブルに関して、残念ながら私は詳しくありません。
ピボットテーブルは他の方にご回答願います。

例えば、A2～A7にそれぞれ以下の値が入っているとします。
157
111
372
161
208
333

で、B2～B7にMID関数を入力します。（一つのセルをドラッグなどでコピーすれば連続のものが作成出来ます）
=MID(A2,1,1)→【1】※A2セルの１桁目から１桁を抽出
=MID(A3,1,1)→【1】
=MID(A4,1,1)→【3】
=MID(A5,1,1)→【1】
=MID(A6,1,1)→【2】
=MID(A7,1,1)→【3】

D2～D4には以下の値が入力しておきます。
1
2
3

E2～E4にCOUNTIF関数を入力します。
=COUNTIF($B$2:$B$7,D2)→【3】※B2～B7の範囲のD2の値「1」をカウント
=COUNTIF($B$2:$B$7,D3)→【1】
=COUNTIF($B$2:$B$7,D4)→【2】

こうする事によって、E2～E4にそれぞれ先頭１桁目のカウント結果が表されます。
これらの応用で必要な集計表を作成して見てください。
※関数の使い方はヘルプで検索すれば分かると思います。

お礼

細かく書いてくださってありがとうございます。

回答No.2

saburo0

ピボットテーブルにて、右クリックし、
「グループとアウトラインの設定」から、「グループ化」で出来るようです。

ちなみに、関数は分かりますか？ピボットテーブルで用が済んだ場合は、以下は無視して下さい。
「COUNTIF」は検索条件に一致したセルの個数をカウントする関数、
「SUMIF」は検索条件に一致したセルの値を合計する関数、
「MID」は１桁目から２桁など、文字列の一部を抜き出す関数です。
これらを組み合わせても出来るかと思います。

参考URL：

http://sweety.jp/honobono/faq/pibo/pibogloop.htm

お礼

グループ化できませんでした。
ありがとうございます。

補足

グループ化をクリックすると、「選択対象をグループ化することはできません。」と出てしまいます。
　関数はどのセルに入れたらいいのでしょうか。

回答No.1

mimi-_-

こんばんは
ピボットテーブルを使いましょう
つかったことありますか？

フィールドのグループ化を使えば一定の範囲（100ずつ）ごとの集計が行えます。

お礼

ありがとうございます。

補足

ピボットテーブルで小項目の集計はできたのですが、「フィールドのグループ化」はどのようにすればいいのですか。